信息化时代下图书馆档案管理工作思考

郭萍

摘要：图书馆档案管理工作是医院实现长远发展的重要环节之一，对于医院稳定高效运行能够提供一定的保障能力。现阶段，随着社会经济的不断发展，图书馆档案管理必须做出变革创新以满足新时代的需求。

关键词：信息化；图书馆；档案管理

1图书馆档案管理的主要内容

1.1政文档案

政文档案通常包括上下级所发布的党政文件，图书馆工作会议的记录材料，图书馆内部研讨资料，年度工作总结和年度工作计划、图书内部的各项规章制度、内查外调的资料和图书馆日常工作日志等内容，由于图书馆内部各部门发展状况存在差异，所以政文档案常常很难收集齐全。

1.2人事档案

人事档案应该包括两个部分。其中第一个是关于本图书馆工作人员的人事记录，包括人事的变动或调入、机构的科员配置以及工作人员的相关培训记录等，还包括各种报表与文字记录、个人的业务成绩与考核情况等等。第二个是关于用户的档案，其主要是包括读者的个人信息以及借阅卡。在信息化时代下，这些档案资料通常都保留在网络上，如果不对其进行严格管理，那么很容易导致用户隐私外泄，造成严重后果。

1.3业务档案

业务档案主要来自图书馆各个部门，它是各部门在工作过程中对各种工作资料进行有效保存而形成的文件材料。通常包括了工作执行情况的材料、工作汇报材料、工作的后期总结、工作研究的论文等。还包括各种反映图书馆工作状况的信息数据，如图书馆经费也包含其中。

1.4设备档案

设备档案一般指的是图书馆中各种设施设备的资料，各种设备在引进、使用、维护等工作中的记录。

2分析信息化时代下圖书馆档案管理工作面临的困境

2.1缺乏足够认识和重视，档案信息化管理观念薄弱

当前，图书馆中负责档案管理的部分领导对于档案信息化管理的观念较为薄弱，仍然对档案信息化管理工作缺乏足够的重视和支持，没有紧跟时代发展变化趋势和现实情况需要而做出一定的改变，难以使现代信息技术与图书馆档案管理工作结合起来，在档案信息化管理方面资金保障不到位，没有足够的经济能力来购进先进的档案管理设备，使基本的档案管理设备配置不健全，没有建立起信息化的档案管理系统，而且相关工作人员在档案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，对于错误和已经过时的档案信息并没有进行及时的修改和完善，使档案管理信息数据不够真实和完整并且在档案管理安全建设方面，也没有树立网络安全的意识，从而在档案管理中出现电脑病毒或是黑客入侵等问题，使图书馆档案信息化管理面临着严重的安全隐患，使图书馆档案信息化管理工作环境较差，

2.2图书馆档案信息化管理的相关制度建设不够完善

目前，图书馆档案信息化管理制度中诸多规定已不适应现阶段的档案管理工作需要，使得档案管理制度不够规范和完善。首先，一些图书馆档案信息化管理中，现行的档案管理制度中对档案部门及工作人员的权责不够明确，缺乏统一的工作标准。另外，图书馆对档案员的职业考核制度和监督管理制度不够严格，导致档案员可能会出现消极怠工，违法违纪行为，而又缺乏对其有力地惩戒措施，使档案信息化管理工作效率较低，工作效果较差，使图书馆档案信息化管理工作难以健康发展。

2.3档案管理人员专业能力和职业素养有待提高

在图书馆档案信息化管理中还存在着相关工作人员的专业技术和职业素质等方面能力较差的问题。由于图书馆缺乏专业优秀，熟悉计算机网络技术的档案管理员，而且图书馆档案人员不稳定，也不会定期进行档案信息化管理专家座谈会等规范化和职业化的培训工作，使得图书馆档案管理员的工作观念和方法较为落后，应用计算机能力水平较差，工作责任心较差，极易出现档案信息化信息收集不完备，不及时等各种工作失误情况，从而给图书馆档案信息化管理工作造成较大的危害。

3信息时代下提升图书馆档案管理工作水平的途径分析

3.1创新工作模式

网络技术和数字化技术的应用及发展，极大地改变了图书馆档案管理工作的环境，在此环境背景下，档案管理人员应该迎合时代发展的需要，以实际情况为依据，创新工作模式。图书馆传统的档案管理模式是以人工为主，不仅效率不高，而且为用户所提供的信息服务具有局限性。网络环境下，图书馆应该充分利用网络优势，构建档案信息化管理模式和网络工作平台，为各部门提供线上服务。通过线上服务，提高各部门间信息交流的效率，使各部门间的配合更加紧密，充分发挥档案管理的整体优势。网络环境下，图书馆档案管理过程中应该加强各类数字化信息技术的应用，从而将档案信息资料完整、安全、长期地保存下来。

3.2提高管理人员的专业素质

目前，大多数图书馆档案管理人员的综合素质有待进一步提升，尤其是在网络技术飞速发展的背景下，加强管理人员的培训，提高管理人员的专业知识和技术水平是非常必要的。管理人员的培训工作主要包括两个方面：一是专业技术的培训。帮助管理人员掌握更多的档案知识和计算机技术，尤其是要掌握现代化档案管理系统的操作方法和技巧，从而提高档案管理工作的效率。二是安全意识的培训。网络技术在档案管理工作中为人们提供便捷的同时，也带来了许多安全问题，这就要求不断提高管理人员的安全防范意识，运用防火墙、电子身份认证等技术保证档案的安全性。

3.3设立专项资金

图书馆管理人员应该积极与政府相关部门协商，申请设立专项资金用于档案的管理。图书馆管理人员还可以通过上级补贴、社会捐款等途径来争取资金。此外，要加强财政监管，档案管理工作需要用到的设备，比如温湿度计、档案柜、摄像机、扫描仪、照相机和复印机等要及时申请采购，以保证档案管理工作的质量和效率，但是，设备的采购工作一定要严格按照相关程序进行，防止出现贪污腐败的现象。

3.4完善档案管理制度

完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利开展的重要前提和有效依据，档案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保护制度、整理收集制度以及责任划分制度等。如果没有一套完善的档案管理制度，不仅很容易导致档案资料的混乱，甚至有可能造成一些保密档案资料的外泄，后果不堪设想。网络环境下，更应该注重档案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使档案管理工作有章可循，规避风险和漏洞的产生，提高工作的效率和质量。

3.5构建档案信息的资源体系

随着网络技术和计算机信息技术的发展与应用，全国图书馆档案信息的资源体系正逐步形成。在此背景下，图书馆相关工作人员在实际档案管理工作中要积极探索网络信息技术的应用，加强档案信息库和数据库的构建，实现档案管理的合理化、科学化、智能化，从而进一步促进档案信息基础数据的利用和开发。

4结语

随着信息化的不断推进，我国的图书馆建设在慢慢变得更好，而图书馆的档案整理工作当中，更要合理利用好信息化带给我们的便捷性，同时要提高自身的素质，使自己的高度也可以驾驭这份工作，喜欢书的人就想让图书馆越来越好，而对于我们工作人员来说，推动图书馆信息化进程，是我们每一个人的心愿。

参考文献：

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