高职院校数字档案馆建设现状及对策研究

周宗相

【摘 要】高职院校数字档案馆建设的相继展开，数字档案馆建设涉及到信息系统的基础软件、软件设计、数字资源建设和信息安全等多方面的问题，结合数字档案馆建设的实际，提出了数字档案馆基本建设的硬件、软件设计要求和具体标准。本文从高职院校数字档案馆建设的现状和对策进行了研究。

【关键词】高职院校；数字档案馆建设；问题对策

中图分类号： G270.7 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）27-0212-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.27.098

0 引言

当今社会已步入一个科学技术高速发展的新时代，是一个信息化社会、网络信息化时代、朝着数字化进程迅猛发展的潮流，也是档案事业创新发展的重要方向。但随着时代发展，档案工作发生了巨大变化。数字档馆建设是各高职院校积极推进的一项重中之重的工作，各单位已提上了议事日程。高职院校数字档案馆的建设是指各单位统一加强计算机、网络技术等对馆藏档案信息资源管理、利用的需求，运用现代化信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理。并从部分高职院校已建好的数字档案馆使用情况而言，体现了数字档案馆的功能优势，提高了档案管理工作的效率。也保存保护了纸质档案的原始性，又为档案查阅利用者提供了高效的服务。供在数字档案馆建设过程中作以下参考。

1 数字档案馆建设的基础应用

数字档案馆应具备馆藏档案基础数据，满足管理与服务的基本条件。（1）中心机房：在机房选址、设计装修、供电、防雷击、电磁辐射，温湿度控制、防水漏、消防、监控设施等方面符合相关规定。（2）网络平台：布置覆盖所有业务工作区域的局域网，有条件的单位可建设千兆主干局域网，但交换设备须物理隔离。（3）服务器和存储设备：应配备所有业务需要的服务器存储设备，数据自动备份和恢复功能。（4）终端设备；配备所需的计算机、服务终端设备。（5）其他硬件设备；配相应的音视采集、转码、编辑、制录设备。（6）基础软件；配相应操作系统、数据库、中间件、备份恢复系统及杀毒软件、字处理、图像查看、音视播放软件等应用软件必需使用正版软件。

2 数字档案馆建设的硬件、软件及基本要求

（1）硬件要求，主要有：服务器、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、刻录机、磁带机等存储设备及附属设备。确保数字档案的大量储存、查询、利用。还应增添服务器等设备为数字化提供载体。（2）软件要求：选购和自身开发与更件配套的操作系统应具安全性高、稳定性好；选配数据库管理系统要和单位档案信息标准相符；另外，在选配扫描软件、图像处理软件等要配套才行。这样才能使办公自动化系统和档案资料管理系统达到无缝衔接，实现资源共享达到预期目的。（3）数字化加工技术要求和标准。依照国家档案局DA/T31-2017《纸质档案数字化技术规范》，DA/38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》，DA/44-2009《数字档案信息化输出到缩微胶片上的技术规范》，DA/T-62-2017《录音录像档案数字化规范》等相关标准进行整理加工和管理。

3 数字档案馆建设过程中的现状与问题

目前高职院校数字档案馆建设，在业务外包的形式方面比较突出。还有一些问题存在：（1）有些单位对数字档案馆建设的认识程度不高。认为这个数字档案馆建设不是很重要，是日常工作中很普通的事。在硬件方面，电脑、打印机、扫描仪等设备没有配齐的现象。在软件方面只有单机版的操作软件，只能进行目录检索。因此，有些单位领导认为数字档案馆建设不是很特别的一件重要事务，是给工作上增添很麻烦的事。只要保管好纸质档案就行了，不需要人力、物力、财力的浪费；还有些档案人员认为自己年龄较大、在档案领域工作的时间比较长，感到业务经验也比较丰富，对运用现代信息技术知识的了解不够全面等原因。对数字档案馆建设的积极性不高，甚至认为没有必要对数字档案馆建设，并且认为是多余的，只是满足于现状，按照传统的档案管理就行了、有利用者来查阅档案能找到，把日常工作推行起走就行了，按常规操作程序即可。（2）经费投入是一个比较困难的问题。在部分高职院校对数字档案馆建设的过程中面临最大的就是经费投入问题，主要是经费投入不足受到局限性。大多数单位都愿意把有限的财力资源投入到其它重要的建设方面，从而造成数字档案馆建设投入的经费不充足，致使经费难以有效保障。同时，也使档案数字化工作进程难度增大和延缓。（3）专业人才不足；有部分各高职院校档案管理部门还是按传统的方式来收集、管理、保存、利用档案；这种传统的定理和根深蒂固思维方式、导致部分单位的档案人员不愿放弃传统管理，在业务理论和操作方式的革新进程也是赶不上数字档案馆建设进度。（4）在安全质量方面还存在隐患；高职院校数字档案馆建设，大多数都是采用业务委托实行外包服务方式，这种方式简单省事，但在实际工作中，档案数字化的问题就是安全和质量得不到有效保障，还隐藏着诸多弊端。特别是安全隐患应值得档案管理机构和单位的高度重视。（5）软件配套不全。目前，数字化公司加工过程中，各高职院校档案部门比较困惑的是没有一套统一的软件，担心今后数字化成果能否与同级档案馆对接。

4 解决数字档案馆建设的问题对策措施

（1）首先从管理体制抓，数字档案馆系统应具备收集、管理、保存、利用及系统管理建立协同机制：一是学校的分管领导对档案信息化工作重视力度需加大，大力宣传数字档案馆建设的相关知识。二是管理的组织专门机构、对数字化工作统筹安排管理。三是纸质档案数字化加工技术要求：扫描图像文件格式要求、图像文件命名规则、图像文件存储层级结构、数据格式转换。四是对人才队伍建设要加大力度，人员要懂管理、懂技术、懂标准。对相关人员实行定期和不定期的业务理论与操作技能教育和培训，不断更新其知识结构，以有效的机制来激励相关业务人员自觉接受新的知识结构，只有专业能力与其他能力同步并进。五是要安排专门的场地、设备设施、合理部署及安全保障。六是档案目录数据：1、档案案卷、档案文件目录数据库，应符合相关标准和规范。开放是内容没有加密；通用是软件不受控制、影响或依赖。2、在提供查询利用时，扩展目录数据结构，提供查询利用的数据库。3、基础、应用数据库是两个独立的数据库，内容是重复的，不能合并存储或使用。4在纸质档案数字化加工时，建立案卷、文件目录数据库，两种应同时建立。七是档案全文信息数据：1、基础图像、应用图像。2、基础、应用图像数据是两个独立的数据集合，图像信息重复，但不能合并存储或使用。3、在纸质档案数字化加工图像和目录数据库应关联或者映射关系，能快速对接。4、按信息采集标准和相关规定完成网上归档工作。八是档案信息安全：就是管理软件、目录数据、数字化安全的保障。（2）、加强外包过程的监督和控制。审查数字化加工企业的保密资质，评估技术能力，档案部门应按照遵循《国家秘密载体印制资质办法》、《档案数字化外包安全管理规范》。完善档案出入库、交接，外包人员出入等管理制度。在加工的场所安装高清摄像头，排除安全隐患。（3）、经费投入：学校要大力宣传数字档案馆建设对社会档案利用的作用，需要购置设备和系统建立、需要领导的支持，才能提高数字档案馆建设工作的进度。有计划、重点地推进档案数字化建设工作，完善单位对经费投入的保障制度。（4）对档案信息、数字化加工安全质量的监控。一是档案信息安全：1、管理软件安全：软件的数据库要严谨、简介、清晰不能有障碍，不得嵌入恶意代码。要有报告及使用手册。部署服务器时，网络环境应简化、单一、避免同一台服务器同时运行多套核心软件。2、目录数据安全：应备份和异地备份。应进行可读性、完整性、安全检测。3、数字化加工安全：应对人员、档案实体、电子数据、存储介质管理等环节建立安全制度。采用外包服务不得与有外资背景的（国内）公司和有外籍人士参与合作。应设立安全负责人，登记备案，并签保密协议。数字化加工网络不得与互连网相连，并检查、备份、可读性检测。移动存储介质不能作为电子数据的核心保存载体。有效保证安全。二是做好案卷检查、题名要规范，档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确。三是档案信息著录的质量关：要保证标准化作业、档案的一致性和准确性。（5）、软件的配套方面加强。各高职院校在数字档案馆建设过程中选够档案信息管理配套安全性要高、稳定性好的操作系统；数据库管理系统；扫描软件、图像处理软件等要达到相关标准。

总之，各高职院校在数字档案馆建设工作中，须要按照国家档案法律法规与数字化规范和技术标准严各执行，每个单位的档案管理机构和档案专业人员都应转变传统档案管理模式，用创新思维和新的档案专业知识来把数字档案馆建设好，实现高职院校数字档案馆建设工作上一個新台阶。

【参考文献】

[1]国家教育委员会普通高等学校档案管理办法（Z）1989.

[2]浅谈高校档案管理工作中存在的问题及对策。作者：刘虹千.2011年12月.

[3]高校数字化档案体系建设的分级管理思路。马丽，《兰台世界》2015年12月.