新时期电力档案管理的创新策略分析

2018-01-18 21:26胡小丽
经营者 2018年1期
关键词:创新策略新时期档案管理

胡小丽

摘 要 电力企业的档案管理在长期的发展中已经形成了一定的模式和方法,只是这些管理模式在实际的运行中还存在一些不足,尤其是随着社会的不断进步,人们对电力资源的需求不断增加的情况下,电力档案的良好管理成了电力企业不断进步和发展的重要推动因素。因此,新时期电力企业必须重视对电力档案的创新管理,对档案管理中存在的不足加以改进,使电力企业的发展有更好的前景。本文探讨了新时期电力企业档案管理的创新策略,为促进我国电力企业的发展提供参考。

关键词 档案管理 新时期 创新策略 电力发展

电力档案是对电力工程建设数据及电力资源使用状况的记录,主要是电力工程建设项目从立项开始,到审批、采购(含招投标)、勘察、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行整个过程中形成的,具有反映电力工程建设状况与运行状况的,应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。[1]电力档案在电力企业的发展和运营中具有十分重要的作用,有助于企业增强市场竞争力和赢得主动权。随着科技的发展,档案管理也发生了变化,如电子档案取代了原本的纸质档案,数据资料更加完善,档案管理更加科学等等。

一、做好电力企业档案管理的重要性

电力企业在发展过程中会有很多的历史信息,这些信息涉及的方面是非常广的,包含在其中的门类也非常多,信息量非常大。这些信息以文字、图表、视频等信息作为电力企业发展和成就的最直接凭证,这些历史记录就是电力企业的档案信息。[2]完善的档案信息管理是电力企业在现如今竞争激烈的环境中得以生存的重要保证。因此,从事电力企业档案管理的领导和工作人员,一定要清楚地认识到电力企业档案管理的重要性。虽然电力企业的档案管理如此重要,但是在实际的管理过程当中仍然存在很多问题,所以相关的工作部门仍旧要为电力企业的档案管理工作付出努力。

二、电力档案管理中存在的问题分析

(一)可用于电力档案管理的设备不充分

电力档案资料本来就比较多,还比较杂乱,而且随着我国电力企业的不断发展,电力档案资料逐渐累积,导致电力档案资料越来越庞杂。纸质材料的电力档案很容易受气温的影响而变质,有的文字信息会变得模糊甚至消失;而现代的电子信息档案又由于电力档案信息不断增多,且在发展过程中还会逐渐增加,使得电子信息的调取困难,很难对电力档案资料加以应用。[3]

(二)档案信息的采取措施没有创新

电力档案信息具有一些独特的性质,在采集电力档案信息的过程中,采集工作人员难以及时应用先进的采集技术,多数采取传统的采集方法,导致电力档案信息不能够及时归档,再加上信息采集的范围较小,采集过程繁杂,导致电力信息存在较大的滞后性,也有一些档案信息出现短缺的现象。

(三)电力档案管理制度的不足

电力档案的管理不被领导者重视,导致管理制度不完善,这是一直以来电力企业档案管理中存在的一个共同问题,虽然有的电力企业对档案管理作了具体的规定,但是没有对管理者进行相应的职责约束,或者技术手段不达标,最终还是出现档案管理缺陷。部分电力企业或者单位的档案管理部门只考虑到了本单位的使用方便,没有将需要进行集中保管的电力档案加以集中管理,而是分散到各个部门,这样的方式严重影响了档案资料的查阅和利用,严重的可能导致电力档案资料丢失,降低了电力档案的保护作用与使用价值。

(四)没有合理规划管理方法

对电力档案信息的归档方式过于简单,很多信息资料没有得到深层次的分析与研究,只是就其中较为浅显的资料进行筛选和收集。而档案管理的方法存在较多的缺陷,对于电力工程的归属权及电力灾害或短缺类的信息管理服务均比较落后,而电力工程建造单位在提供电力档案资料时,只是对资料的簡单传递,没有归纳整理,从而降低了电力档案资料的价值。

三、新时期电力档案管理的创新策略分析

(一)完善管理制度

完善电力档案管理制度涉及较多的问题,其中包括管理人员的职责与权限的限制、相关规范的管理方法、档案的保管质量及应用性等。在制度的建设和完善方面,应该明确划分档案管理工作的岗位职责,以方便在档案缺损或缺少时及时找到相关负责人员,让其为此作出合理解释和承担相关的失职责任,从而保障档案管理工作的全面、有序开展。[4]此外,要求相关部门人员积极配合档案管理人员开展工作,协助档案管理工作人员收集各科室的档案。

(二)加强对档案管理工作人员职业素养的培养

高素质的档案管理工作人员是整个档案管理工作高效开展的前提,也是开展档案管理工作的关键。因此,加强人才的培养与队伍的建设是档案管理部门需要长期坚持的一项工作。档案管理部门要做好队伍结构的合理优化与设计,结合现阶段现代人力资源管理理论,通过构建科学的人力资源管理方式,进一步提高档案管理人员的素质水平。为此,电力企业应有计划地安排档案管理工作人员进行相关的技术培训,并采取相应的考核措施,选拔具有较高职业素养的人员进行电力企业的档案管理。此外,电力企业还可以设立相关的奖励机制,激发工作人员积极学习一些新的管理方法,并不断创新电力企业的档案管理路径。

(三)积极探索新的管理方法

档案管理工作人员应积极征询各部门对于档案管理的要求和相关的意见,并积极采纳其中比较有价值的意见作为创新档案管理方法的参考。还需要挖掘档案中有价值的电力信息,并建立相关的共享平台,便于部门人员参考并总结工作经验,为电力工程的建设提供最佳服务。[5]积极引进新的档案管理方法,再结合电力企业的实际情况进行改进,使其完全满足电力企业的档案管理。增强档案管理工作人员的服务意识,提高档案的利用效率。

四、结语

电力档案管理不应停留在传统的管理模式与方法中,而应该跟随社会发展的步伐,不断创新电力档案管理方法,不断优化电力档案管理策略,加强对电力档案资料的细化和归档,电力档案管理人员要提高对自身素质的要求,不断提高自身的业务能力,积极学习和探索新的档案管理方式,以促进电力企业档案管理与时俱进,满足电力企业持续发展的需要。

(作者单位为清远市电力规划设计院有限公司)

参考文献

[1] 张馨予.浅析电力企业档案管理现代化[J].现代交际,2017

(9):165.

[2] 杨永豪.新形势下电力档案管理创新研究[J].企业改革与管理,2017(09):36+45.

[3] 任丽歌.关于电力企业档案管理之创新探讨[J].河南科技,2014(13):206.

[4] 张子玉.新经济形势下的电力档案管理创新分析[J].低碳世界,2014(11):326-327.

[5] 刘玉萍.浅谈电力企业档案管理创新[J].办公室业务,2012

(23):109+113.endprint

猜你喜欢
创新策略新时期档案管理
关于企业档案管理体制改革的探讨
新形势下档案管理工作创新探析
新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨
档案管理现代化中档案管理原理的运用分析
互动与互补:《新周刊》微博传播策略浅析
关于新形势下企业经济管理创新的思考和浅谈
新形势下企业干部管理的创新策略探究
国有企业集团内部控制的创新
新时期农村气象观测及防灾服务探索分析
新时期高校思想政治教育管理的创新研究