现代企业档案管理实践与探索

刘晶

[摘要]在企业发展过程中，档案管理非常重要。档案如果处理不好，不仅会影响档案资料的正常使用，还会影响企业的管理效率。现代化技术中主要以先进的信息化技术为主，将其应用在档案库房管理工作中能大大减少档案管理的工作量，提升档案管理的质量。

[关键词]档案管理;问题;处理措施

科学技术的飞速发展，计算机技术的广泛运用已经涉及我们生活的各个方面，逐渐成为影响我们工作生活的主要因素，传统的档案管理工作已经难以适应现代发展的需求，档案管理工作也慢慢地向着现代化的方向发展。

一、现阶段档案管理工作中存在的问题

（一）信息化意识薄弱，不重视推广实践

现代化的企业发展迅速，档案信息内容庞大，但是档案管理人员信息化观念较差，不能意识到信息化操作的高效快捷性。很多管理人员，只是停留在简单的电脑录入、传输，不具备系统的信息化档案管理理念。因为缺乏重视，导致企业用于档案信息化建设的资金分配较少，进而影响档案信息化在企业管理中的应用推广，档案信息化建设不能发挥应有的价值，难以为企业发展提供完善的服务功能。

（二）档案管理体系不健全

长久以来，企业部门进行工作都离不开资料信息，檔案管理在其中起着重要的作用。目前，我国很多企业工作中缺乏健全体系，档案管理人员不知道相关制度，工作过程中经常出错，降低了工作效率。另外，缺少系统的档案管理工作制度，很多工作人员工作时按照以往工作经验进行，经常出现档案缺失甚至丢失情况，给企业的发展带来巨大的影响。

（三）专业人才缺乏，管理水平较差

现代企业档案管理人员信息化水平不足，管理团队中大量缺乏专业技术人员，不能以科学、先进的思想指导工作开展。管理团队中，不具备信息化管理素质的人员却占绝大多数。对于档案管理软件不懂、不问、不学习，只能完成简单的操作，无法将先进设备和软件的作用发挥出来，也不能上升到科学管理的高度，严重地影响着信息化档案管理在现代企业中的应用程度。

二、现代档案信息化管理策略

（一）加强组织领导并统一管理

每个企业都是由若干个部门组成的，但却没有一个完整的档案管理系统，导致企业信息化建设发展缓慢。因此，企业应该把现代档案信息化管理放在企业管理中的重要位置，并实地进行操作。企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合、监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化管理。

（二）完善信息化制度，建设机构部门

现代企业必须根据实际情况，结合科学理论建立长效运行机制。制定完善的信息化管理制度，成立专业运营维护机构，监督和落实相关工作。要做到有计划的信息化建设，通过管理实况调查，制定详细细则和规划，用以指导信息化工作的开展;同时，铺设性能较高的网络系统，提高档案信息化管理的质量，实现资源的互助共享，避免闲置浪费。

（三）增强档案管理人员素质

档案管理中人员素质起着关键性的作用，因此要注重管理人员素质的提高。档案管理工作是一项科学性、系统性的专业工作，工作人员素质的高低直接影响档案管理工作的质量。随着计算机技术等现代化设备的广泛应用，档案管理方式和技术不断完善和进步，档案管理现代化的新形势对档案管理工作人员的素质提出了新的要求。为了更好地适应现代化档案管理工作的需求，要及时对档案管理人员进行培训，要求档案管理工作人员向综合性档案人才发展。加强对档案管理工作人员的思想教育，使得档案管理工作人员树立起爱岗敬业，乐于奉献的精神;加强不同知识结构和不同年龄技术人员的交流，发挥各自的优势，扬长避短;建立健全考核机制，鼓励员工积极学习，不断提升自身的素质。在现代化档案管理的形势下，档案管理工作者应当联系档案管理的实际，积极总结档案管理经验，更新发展理念，积极创新工作思路，确保档案管理水平有新的突破。档案工作管理人员还要树立起良好的职业道德精神和创新意识，通过学习拓展自己的知识面，开阔自己的视野，使员工自身的发展能够跟上现代化档案管理工作的脚步。

（四）增加资金投入，提高重视度

新经济形势下，企业要对自身档案部门提高重视，根据各部门档案资料的实际管理情况，建立专门档案资料管理室，配置复印机、扫描仪、传真机和档案柜等设施。政府部门要增加资金投入，改善档案保存环境，保证档案的阅读和借阅环节的顺利进行。利用计算机进行档案的整合，改变传统工作模式，提高工作效率和档案信息存储量，提高借阅人员档案检索速度。建立专门的人员进行资料监督检查，保证档案没有丢失和遗漏，严格按照相关法规执行工作，在资金充足情况下，建立企业内部局域网，对档案数据进行内部共享，方便各部门工作人员通过计算机查阅资料。另外，确定档案管理期限，对失效或者超过管理期限的档案，按照要求进行销毁。

结语

档案信息化建设是各个政府和企业加快信息化建设的重要环节，需要进行合理的规划，并建立完善的档案管理机制，提高档案信息化的管理质量。档案信息化管理是档案管理中不可缺少的环节，我国在档案信息的管理中，虽然取得了一些成就，但仍然面临一些问题需要解决。综上所述，要把档案信息化管理作为政府和企业长期需要重视和发展的内容，努力培养人才，以适应复杂多变的信息化发展趋势。

参考文献：

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（05）：105-106.

[2]郭禹青.浅谈企业档案管理信息化建设[J].黑龙江档案，2014 （01）：95