数字化档案管理的信息安全技术研究

田淑萍

摘 要：随着管理部门信息化进程的深入和推进，人们对档案管理工作数字化的要求越来越高，电子文件的应用范围随着科学技术的发展而愈发广泛，为档案管理部门的工作带来了机遇和挑战。档案管理部门如果能抓住机遇，完善档案管理工作的电子化管理，可以大幅提高工作效率，提升档案管理工作的便利性。由于电子文件是在网络的大环境中通过电子设备所产生的，具有特殊性，因此，不同于纸质文件，其信息安全问题涉及电子文件的产生、流转以及存储。文章针对档案电子化中，电子文件在存储和流转中存在的信息安全问题，提出了安全存储模型和传输安全模型，以此为数字化档案管理工作的信息安全问题从技术上提供保障。

关键词：档案管理；数字化；信息安全

信息技术环境涵盖了数字化档案工作从电子文件的产生到终止的所有环节，其中，电子文件的信息安全是重中之重，信息安全技术是信息安全的保障和基础。其中，技术保障和管理保障是信息安全的构成要素。由于电子文件信息安全技术是一切电子文件信息安全保障措施有效实施的基础，电子文件信息安全的保障主要由技术保障和管理保障构成。由于电子文件是在网络的大环境中，通过电子设备产生的，具有特殊性，因此，不同于纸质文件，其信息安全问题涉及电子文件产生、流转以及存储[1]。

与传统的纸质档案存储的方法不同，电子化档案文件的存在形式和存储模式是数据，要做好纸质档案的信息安全，只需要对档案的原件进行妥善保管，而对于电子化的档案文件，其信息安全的保障工作涉及方方面面[2]。存储的介质决定了电子化档案文件的存储方式，在存储时，还需要考虑电子文件的可读性以及其机密性，从而保证信息安全。如果要进行可读性和机密性的保障，则需要对电子文件的载体进行安全保护，防止发生信息内容的窃取以及篡改。只有做好了与读取相关软件以及硬件设备的相关参数的保存工作，才能顺利读取所存储的电子文件，这就对电子文件的存储方法以及存储介质提出了一定要求。同时，必须要从技术上对电子文件存储时的信息进行设置和规范，才能保障文件的机密性[3]。本文针对档案电子化中，电子文件在存储和流转中存在的信息安全问题，提出了安全存储模型和传输安全模型，以此为数字化档案管理工作的信息安全问题从技术上提供保障。下文将从电子文件信息载体安全和内容安全两个方面进行分析。

1 信息安全存储模型

电子文件存储安全包含电子文件存储介质安全和电子文件信息内容的安全，对电子文件存储介质的保护就是对电子文件载体保护的，电子文件信息安全存储问题既包括电子文件存储介质的保护问题又包括现有存储载体中面临的问题[4]。

本文提出了3个层面的电子文件存储方式以保障电子文件信息安全。（1）硬件层面，也就是存储介质本身的安全。（2）软件层面，为了保证电子文件信息不被删除、篡改或者丢失。（3）电子文件的包装层，在数据量巨大的电子文件存储环境中，一项重要的要求即是对数据的快速定位及读取。从以上3点中可以看出，硬件和软件层面的问题是档案电子文件信息安全存储的主要问题。基于此，本文提出了电子文件存储和利用模型（见图1）。

该模型首先是运用数据的采集和录入，将档案的电子文件保存到档案馆中，在存储过程中，主要是借助硬件的存储介质，对数据进行管理和存储；其次，对数据内容进行管理，这个过程中，为了保障和监督电子文件的信息安全，需要应用相应的软件进行管理，例如，元数据管理、背景信息管理等；最后，在需要的时候，将所需的信息提供给档案工作者。

2 信息传输安全性模型

信息安全是电子文件在传输中最重要的任务。人们对于信息获取的时效性要求随着社会的发展及信息技术的发展而逐渐提高。在档案管理工作中，由于数字化的运用，电子文件成了工作的主要部分，由于电子文件是在网络的大环境中，通过电子设备所产生的，具有特殊性，因此，不同于纸质文件，其信息安全问题涉及电子文件产生、流转以及存储。因此，数字化的档案管理体系的建立迫在眉睫，该体系需要信息安全的支撑，才能够保证信息的真实、安全及完整性。因此，在信息的传输过程中，信息安全问题尤为重要。

从原理上说，量子通信为信息安全提供了一种无条件的保障，由于作为信息载体的单光子不可分割、量子状态不可克隆，可实现抵御任何窃听的密钥分发，进而能够保证用其加密的内容不可破译[5]。为此，本文提出了信息传输安全性模型，该模型将量子通信技术引入到电子文件传输中，以此保障电子文件的信息安全，模型如圖2所示。

该模型通过数字档案管对电子文件进行了加密，并通过光纤网络获得自己所需的电子文件信息，即利用了量子安全通信技术，由档案工作者运用测量基进行解密。在这个传输过程中，该模型可以将一切对信息的篡改以及窃听都阻拦在光纤网络之外。

3 结语

不同于纸质文件，电子文件的信息安全问题涉及电子文件的产生、流转以及存储。本文针对档案电子化中，电子文件在存储和流转中存在的信息安全问题，提出了安全存储模型和传输安全模型，以此为数字化档案管理工作的信息安全问题，从技术上提供保障。

[参考文献]

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]傅荣校，陈译夏，肖丹井.关于电子文件管理的几个核心概念探讨[J].档案管理，2013（3）：14-17.

[3]杨安莲.试论电子文件管理理论体系[J].档案学通巧，2013（3）：20-24.

[4]何嘉巧，史习人.办公自动化系统与城建文件档案集成管理（节选）[J].城建档案，2003（5）：9-10，13.

[5]王东.量子通信相关问题研究[D].西安：西安邮电学院，2012.

Abstract：With the deepening and advancement of informatization of management departments， the digitization requirements of archives management are getting higher and higher. The scope of application of electronic documents is more and more extensive with the development of science and technology， bringing opportunities and challenges of the work of archives management departments. If the archives management department can seize the opportunity and improve the electronic management of archives management， it can greatly improve the work efficiency and enhance the convenience of archives management. Because electronic documents are generated through the electronic devices in a large network environment， they are different from paper documents in that their information security issues involve the generation， circulation and storage of electronic documents. This paper presents a secure storage model and a transmission security model for the information security problems existing in the storage and distribution of electronic files in electronic archives. This paper provides a technical guarantee for the information security of digital archives management.

Key words：archives management； digitization； information securityendprint