现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索

段星羽

摘 要 企业档案对于企业来说是一个特殊的存在，它记录了企业的兴衰存亡。信息化时代的到来，促使信息技术不断发展，档案管理模式也随之发生了一定的变化，传统的档案管理模式逐渐难以满足现代社会的发展需求，档案管理逐渐向着数字化方向发展。探究现代信息技术对企业档案管理的影响，具有深刻的现实意义。

关键词 现代信息技术 企业 档案管理 影响 对策

中图分类号：TP393 文献标识码：A

0引言

现代社会，信息技术发展迅速，其在各行各业都获得了广泛应用，同时给各行各业带来便利。信息技术在企业档案管理中的应用，能够进一步推动档案管理的发展。基于此，文章从企业档案管理的现状入手，分析了信息技术给企业档案管理带来的优点和缺点，并论述了提升企业档案管理的方式，以期提升企业档案管理水平。

1企业档案管理的现状

1.1落后的设备

研究表明，现阶段，由于受到传统因素的影响，我国大多数企业仍采取传统的档案管理方式，档案管理水平较为落后。另外，企业档案管理应用的设备较为陈旧，进而导致工作效率较低。而且，由于管理方式较为落后，企业管理成本整体较高，这为企业经济效益增加了很大的负担。

1.2档案管理意识淡薄

企业管理人员较为注重能够直接提升企业经济效益的技术管理，对于档案管理的重视程度较低，加之其对先进档案管理手段的关注程度不高，导致我国档案管理手段落后，这给档案管理工作增加了较大的难度。

2现代信息技术对企业档案管理的影响

2.1积极影响

（1）现代信息技术在企业档案管理中的应用，能够促使企业档案管理突破空间限制和时间限制，还能够有效整合和利用价值较高的资源。另外，还能够拓宽档案资源的利用范围，提升资源利用效率，例如企业员工能够在任何地点、任何时间都能进入电子档案室查阅资源，进而合理利用时间。同时，信息化在企业档案管理中的应用，还能够促使企业各部门之间信息的实时共享，进而提升信息传递效率。

（2）现代信息技术己经普遍应用在各个企业的日常管理工作之中，信息技术的普及彻底改变了传统纸质档案文本的管理形态，不仅改变了档案资料编辑、存储的方式，同时还进一步扩大了档案的利用范围。

（3）档案管理本职工作即对相关文本的归纳、整理，这项工作并不像想象中那么容易，人工操作极其复杂。信息技术在档案管理中的应用，将简化档案管理、优化信息整理和检索方式。另外，信息技术在企业档案管理中的应用，能够帮助企业构建企业专属的档案资料库，将企业所有档案放入该资料群中，并制造相应的目录，为人们查找相关信息提供便利条件。

2.2消极影响

（1）信息化建设需要引进先进的电子信息技术与设备，以此作为基础才能够逐渐实现。档案管理工作也不例外，企业需要花费大量的资金引进先进的机械设备，同时在日常生活中还要加强对机械设备的维护，这给企业资金带来很大压力。另外，由于信息技术自身的特性，应用信息技术建立的企業档案系统容易受到攻击，如果这个问题不能及时解决，将会导致企业机密档案泄露，势必会给企业带来难以估计的损失。

（2）信息化建设并不是一蹴而就的，需要较长的时间来实现对传统模式的转变。在这一转变过程中，尤其是转变初期，很多档案管理员难以适应新的工作模式，导致管理效率降低，给企业档案管理工作带来了一定的阻碍。

3应对信息化技术的对策

3.1加大资金的投入

企业的档案管理信息化自然离不开软件和硬件设备的支持，因此加大资金投入，引进先进的设备是非常重要的。信息化技术在档案管理中的应用，需要大量的资金作为支持。因此，企业应加大对档案管理的资金投入力度，不断引进先进的机械设备，同时从长远出发，积极引进掌握先进信息技术的人才，为其提供便利，进而留住人力资源、储备人力资源。

3.2完善档案管理设备

先进的机械设备是信息技术在档案管理中获得应用的前提。因此，企业应引进前沿机械设备，在设备引入过程中要充分考虑企业的长远发展目标。同时，要在日常工作中加强对设备的维护，进而降低机械事故率，提升机械效率，同时减少机械维修费用，进而降低企业成本，为企业长足发展提供保障。

3.3转变旧的思想观念

基于信息化高新技术的不断发展和智能化，企业出于让本企业的档案管理工作得到更加高效率地进行，企业的档案管理应转变传统的思想观念，建立信息化新观念。企业档案管理人员要充分认识到信息化的重要性，积极将信息技术应用在档案管理中，同时要创新工作方法和机制，为档案管理工作提供新的指导思想，用科学的方法管理档案，进而改变传统的档案管理模式。提升档案管理效率。

3.4健全档案管理机制

档案管理机制的健全对档案管理的信息化建设具有极为关键的作用。企业应构建出科学、标准的管理机制来实现对电子档案整个使用过程的高效控制，从而有效优化档案信息化管理。这里需要注意的是，很多之前存在于传统管理模式下的档案资料都存在信息准确率低、卷宗质量低等问题，因此，企业档案管理人员应积极解决历史遗留问题，确保建立的档案管理机制适合现代企业管理的需求。同时，还要优化档案管理的流程，确保每一个环节都能够顺利进行，提升档案管理机制的科学性和规范性。

4结语

总而言之，信息技术的发展和应用，对于企业档案管理来说既是机遇，也是挑战。企业档案管理人员应全面分析信息技术给企业档案管理带来的影响，扩大积极影响，避免消极影响。同时要转变传统思维，顺应时代潮流，加大对档案管理的资金投入，不断引进先进的技术人才和机械设备，进而促使信息技术更好地为企业档案管理服务，提升企业档案管理水平，促进企业可持续发展。

参考文献

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