浅析档案管理工作经验总结

朱爱琴

摘 要 文章根据笔者多年的工作经验，提出档案管理的几点经验，以期完善档案的管理制度及发展方向，为政策决策者制定档案管理的制度提供依据。

关键词 档案 管理 经验总结

中图分类号：G717 文献标识码：A

通过十多年的档案管理工作，笔者基本系统地了解了档案与档案工作的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到以后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是笔者以后努力的方向，它促使笔者不断地思索，不断地进步。概括对档案管理工作的认识、收获和体会，主要有以下几个方面。

（1）认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的規范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。档案信息是一种无形资产，也是高校院系的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。笔者认为高校院系的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入高校院系管理制度，明确管理档案的部门或人员。 二是建立健全高校院系档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳入高校院系管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把高校院系档案管理纳入制度化轨道。比如，确定分管领导和专（兼）职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受高校院系办公室的监督、指导。办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。要将档案管理工作纳入高校院系业务管理程序，纳入高校院系各高校院系、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

（2）档案管理工作的发展方向是管理模式上集中统一，实体分部门保管利用。档案工作中许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合高校院系具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前高校院系发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。针对这种特性， 高校院系档案管理也要符合这一高校院系特点的模式，要在加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理的同时，确定高校院系档案文件材料的归档范围，并在立卷制度上更新。在结合研究院档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求高校院系各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录高校院系发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种高校院系档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。其他部门，都要针对各自部门的不同性质和特点，制定不同的管理方法，进行并规范、科学化保管。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷，而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

（3）进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的现状，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。目前，高校院系办公室的档案管理是将平时上面下发的收文、内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件分成上述三大类立卷装订保存，内容是简单地将行政、人事、教学管理、科研归类、综合业务管理制度多方面的内容集中起来，基本处在档案管理的初级保管的阶段。随着高校院系的壮大和发展，业务量的增加和形成的文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上高校院系发展的要求。由此笔者深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探究的如何针对高校院系特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。所以，重新构建适宜高校院系业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

参考文献

[1] 王燕萍.档案利用趋势新探[J].档案学研究，2006（06）.

[2] 朱江.档案：让非物质文化遗产物质化[J].中国档案，2006（09）.endprint