数字档案在图书管理中的应用研究

张华

摘 要 本文以独特的视角阐述了高校数字档案备份管理的重要性，分析了高校数字档案管理的现状及出现的问题，并针对这些问题提出了自己的建议与设想。

关键词 高校 数字档案 备份 管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

数字档案取代传统纸质档案是未来档案工作的发展方向，数字档案已经被越来越多的高校纳入档案工作范围。但数字档案的逐步使用和纸质档案的逐步淘汰需要经历一个相当长的发展过程。毫无疑问，高校档案工作正处在这一过渡时期。这一时期的数字档案管理并不成熟，数字档案和大量的纸质档案同时存在，在档案管理中体现了新的特征，同时也向高校档案工作者提出了新的问题和挑战。其中数字技术的安全问题尤其值得注意，数字档案的备份以及备份的管理也就成了高校档案工作的重要组成部分。

1高校数字档案管理的现状和问题

1.1高校数字档案管理的现状

计算机应用的普及，电子办公软件操作技術的推广，以及数字存储技术自身具有的环保、存储量大、便于传输的优点，使得数字档案在社会诸领域得到了广泛的应用。数字档案管理在高校的档案管理工作中发挥着日益重要的作用。

目前，我国高校普遍实施了数字档案管理，主要体现在课程的开设和选择，考试成绩的录入和查询，学分的统计和管理几个方面。而学生的学籍管理、党团关系管理等仍然依靠传统的纸质档案完成，这就体现出了高校数字档案管理在高校档案管理中的局限性。但高校数字档案管理的这种局限性很大程度上是由于学籍、党团关系这类个人档案自身特殊性质所决定的，在可预见的一段时间内不会被数字档案取代。在已经实现了数字档案管理的方面，数字技术所带来的问题也是显而易见的。如网络和数字安全的问题，数字档案的数据丢失问题等。

面对这些伴随数字技术优势而来的潜在风险，与传统的以纸质档案的为主的档案管理相比，应对风险就成了重中之重。

1.2高校数字档案备份的安全问题

数字档案的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行的。在数字档案的归档、管理和利用服务过程中，档案数据的安全问题往往表现在多个层面。其中数字层面的安全主要是指涉及系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存储、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。

2高校对数字档案管理的备份工作的需求

从安全第一的角度出发，数字档案的备份也就成了高校数字档案管理中迫在眉睫的工作。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性较差，已损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档。但在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在数字档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法；这样，不但能够提高档案管理效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。

3数字档案备份存储技术发展带来的问题

高校数字档案备份工作不能回避的问题就是数字存储技术寿命的问题。电子文件的寿命不仅与其内部诸多因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现主要有两方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限。也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更加重要。因此，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体磨损是更为严重的危害。针对这一问题，不少学者提出解决的办法，但都不甚理想，在高校数字档案备份工作的实践过程中，面对这一不可避免的问题更需要积极地探索解决之道。数字存储技术的发展造成的存储介质寿命的问题可以说是高校数字档案备份工作能否长久有效的关键问题。

高校数字档案备份工作在数字档案管理逐步取代纸质档案管理的今天，在高校数字档案与纸质档案一定时期内长期共存的高校校园，有着显著的必要性。但高校数字档案备份工作的开展还面临着诸多正待解决的问题，高校数字档案备份工作必将在需求中发展，在发展中逐步完善。

参考文献

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