档案信息化建设与档案管理的几点思路

刘艳英

摘 要：现阶段的单位组织结构档案管理工作日益繁重，而应对随之而言的工作量增加问题，提高档案管理的实际能力，做好档案管理的信息化建设，提升对档案管理模式的调整优化，将成为改善现有档案管理状况的有效途径。本文将以档案信息化建设及档案管理等作为研究基础，通过分析档案管理信息化建设方法及提高档案管理的方法，对相关管理的问题及其改进方案进行阐述，以此为信息化技术在档案管理方面的实际运用提供理论知识方面的相关参考。

关键词：档案；信息化建设；管理；思路

近年来，各地区相关单位机构的档案管理工作逐步受到实际重视，尤其是对档案管理的信息化革新及管理模式的优化，成为档案管理开展的重要方向，同时也是现阶段档案管理工作开展的主要内容。为此相关单位组织机构要进一步做好档案管理的信息化转化工作，合理分配工作内容，提升工作实际协调下，以此为更好的运用信息化优势开展档案管理工作创造有利环境。

一、档案信息化建设的主要特点

1.档案信息化建设的革新性

档案管理信息化建设是以改变传统档案管理模式，弥补以往管理工作中的不足为目的，优化与改进不合理的管理行为，这就是档案信息化建设中最为明显的优势之一。现代信息化档案管理模式与传统管理模式相比具有革新性，体现在以下几个方面：首先，档案管理部门利用电子信息技术能够及时收集信息资源收集，能够减少以往人工信息收集过程中的很多麻烦；其次，档案管理信息化建设实现信息自动处理，能够对收集的信息进行真假分辨，并且结合信息的使用范围进行分类，提高内容的可靠性，实现快速处理；最后，档案管理信息化建设为信息资源的存储提供无限空间，信息处理完毕后，自动归档，并存储在虚拟的库房中，省去实际空间占用的问题，提高存储安全性。在信息化的建设下，档案管理要实现全面革新，迎来更好的管理模式。

2.档案信息化建设的时效性

档案信息化建设内容十分繁杂，所以档案完善建设阶段需要较长时效。在新时期，档案管理部门在加强建设内容的同时，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步将建设内容细化、分化、消化。档案信息化建设的时效性主要指，建设时期对时间观念的有效掌控，为避免建设时期过长，建设时间要以保障信息化建设档案的质量为前提。在档案信息化建设的过程中，档案管理部门要逐步更新旗下原有系统软件及设施。此外，信息化管理系统应具备实时性准则，建设途中至建设结束都应严格遵守时效性原则。

二、档案信息化建设的实质

1.档案信息化体系化建设

档案信息化体系的建设其目的在于根据信息化档案管理需求，对信息化档案管理的开展形成完善的监督管理制度，从而更好的对相关作业项目进行约束，保障相关管理人员工作进行能够始终保持在规范的实际范围内，有效提升档案管理信息化的实际运用有效性，通过管理制度及体系的确立，实现档案信息化的一体化管理，各其实现信息的实时共享及更新获取，有效的对档案管理状况进行深入监控，以此为合理运用信息化技术开展档案管理工作奠定良好根基。

2.档案信息化管理的设施及系统建设

档案资源的信息化管理，是档案管理工作开展的重要起始方向之一，同时也是提高档案管理效益及档案管理水平的有效途径，档案管理的信息化管理要从以下两个方面入手开展。首要对档案管理设备进行更换升级，提高现代信息设备在档案管理方面的实际有效利用率，而后要根据档案管理的特点及要求，对相关档案管理内容进行优化，从非电子化档案管理向信息化档案管理进行过度。其次要做好档案管理人员的现代化培训，使相关管理人员能够有效的操作信息化设备开展档案管理工作，确保在档案管理工作，能够按照相关的规范要求进行执行，提高信息化管理在档案管理方面的实际作与优势，以此实现对现代化档案信息管理技术的有效应用。

3.档案信息化应用系统建设

加强智能产品的创新研发是现代信息化发展的一种体现，在档案信息化建设中，档案管理部门需要根据实际工作需要进行适当改进，并结合档案工作原理，建设档案信息化应用系统，以提高档案管理质量。而在现实中，档案管理部门要高度重视档案信息化应用系统建设工作，系统中某一部分一旦出现问题，便会影响整个系统，从而出现一系列系统隐患问题。因此档案管理部门只有建立兼容性良好的档案管理系统，才能解决现有系统存在的问题。此外，档案管理系统一旦出现问题，档案管理部门应及时采取针对性的措施，对其进行封闭式处理，以避免信息遗漏、遗失。

4.档案信息化标准体系管理

档案管理部门需要有一套完整的规范和标准，并在工作中严格执行，确保档案管理工作的正常进行。工作人员的日常工作便是审计信息及储存数据，在工作的过程中，应严格遵守相关规范和标准，工作重点应避免单一提效，而是要透过档案基本工作内容，观察工作实质。

5.档案信息化下的人才管理

在档案管理工作中，为保障体系的正常运作，档案管理部门每年都会招聘人才，能够提高档案管理工作的效率。在招聘人才的过程中，人事部门要遵守相应的规章制度，并且在今后市场体系发展中，选拔人才的方式也要与时俱进，由原来的单人次选拔方式，转变为团队选拔方式。

三、档案信息化建设的建议及方法

档案管理部门应在遵循科学合理原则的基础上，编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。档案管理部门应在满足用户需求的基础上，构建完整的档案数字化目录，并加大人、财、物等方面的投入力度，进而形成各部門协同努力的良好工作格局。进行档案信息化建设的过程中，技术是不可获取的重要因素之一，而各种设施的建设则需要大量的资金投入。因此，除了要健全技术支撑体系之外，还要确保相关资金充足到位。这样才能保证档案信息化系统运行稳定，档案信息安全、可靠。首先，应完善相关基础设施建设。可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。同时，可采取合作开发集服务外包的方式，来创新档案信息化投入机制，并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关。其次，强化软、硬件建设。除配备相关的设施及设备外，还要对现有的设备进行及时更新，为档案信息化工作的开展提供良好的环境。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，可在全国范围内构建起统一的技术标准，并对技术开发企业进行分级资质认证。

四、结语

档案信息化建设及其管理要通过多种途径对基础体制及管理模式进行优化，利用人员配置优势，对相关工作项目进行规范，并简化传统的档案管理流程，使信息化技术的运用，能够在提高档案管理效率及质量等各个方面发挥出良好作用，避免因制度等多方面因素对信息化技术的运用造成不必要的限制，以此为档案管理工作的开展提供完善的信息化管理支持。

参考文献：

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