浅析信息化时期优化档案收集工作

范凌志

摘 要：档案管理工作比较容易受到外部环境的影响，在当前的信息化时代之中，档案管理工作也会随之出现改变，最为明显的变动原有的纸质档案逐渐转变为电子档案，除了档案信息载体的变化之外，档案管理方法的变动也比较大，无论是保存档案的方法还是获取档案的发生了诸多变动，管理人员也必须要对现如今的信息化档案管理方法有明晰的了解，才能更好地将其有效运用，档案收集工作是档案管理活动的首要环节，一旦收集环节存在问题，后续的档案运用工作的都难以实现，本文对在这一时期中，优化收集档案工作的方法进行阐述。

关键词：信息化时期；档案收集工作；优化方法；信息化手段

虽然纸质档案仍然存在于档案管理系统之中，但是电子档案已经逐渐取代了纸质档案，这主要是受到了信息化技术带来的影响，在当前這个档案信息化程度比较高的社会之中，档案管理人员应当将电子档案看作重点管理内容，综合使用网络技术、智能技术等极富信息化特色的管理技术来处理电子类型的档案文件，在无纸化档案管理的环境之中，管理人员必须要先清楚地了解到档案收集的主要方法，通过收集来获取更为全面的档案信息，本文根据对信息化的档案收集信息的了解，对可用的档案收集方法进行分析。

1 档案收集工作的基本内容

信息化时代中，电子档案的管理工作已经成为各种组织活动开展的基础性的日常工作之一，尤其是在档案的收集与整理上。怎样在“信息大爆炸”中筛选出有价值的信息以及如何对信息进行快速的分类整理与分析等都是当下我国档案管理工作中亟待解决的问题。[1]近几年来随着互联网技术的普及与应用，计算机网络技术已经成为电子档案工作中的重要技术支撑。自我国提出“互联网+”战略以来，各领域融合云计算、大数据等新兴信息技术进行创新的热潮正在影响着电子档案领域的改革进程。

1.1 档案收集工作的主要内容

在对提升档案收集工作的信息化程度的方法进行研究之前，首先需要先了解档案收集工作的主要内容，在进行档案收集工作的时候，收集人员首先需要借助信息化的途径来对档案信息进行收集，可选用的收集途径有很多，收集人员可以根据档案馆的客观条件来进行选择，在完成第一环节的信息收集工作之后，收集人员还需要依据一定的标准对档案信息进行分类，一般档案收集人员还需要担任起整理档案的工作，对一些不符合收集标准档案信息进行排除，以免加重档案利用环节工作负担，完成档案数据的筛选的工作的之后，收集人员将已经整理完毕的档案材料进行归档，由于大部分的档案都是电子档案，因此归档工作的工作量相对比较少。

1.2 档案工作的主要特点

可应用的档案收集技术主要有以下特点，在对电子档案这种特定的档案材料进行管理的时候，档案管理人员不仅仅可以借助电脑整理档案，同时还可以借助手机等极为便捷的移动信息通讯设备随时收集档案信息。无论是档案的内容还是收集工作开展过程中应用的方法都变得更为多样。与原有的纸质档案收集工作相比，收集人员还可以对声音、影像等多种类型的档案进行收集。这种类型的档案材料可以扩充档案原有的内容，及时需要收集的内容增加，收集的效率却不会变低。

除了档案资源类型上的多样化，电子档案信息资源的海量也已经成为当下电子档案的一大特点，这就给电子档案的收集与整理加大了难度。其次就是电子档案收集与整理工作的方式变得更加迅捷。迅捷的收集与整理方式得益于档案管理技术不断融合信息技术进行自我创新，尤其是当下互联网技术的普及使得网民数量剧增，加快了网络档案资源的获取速度，让档案的收集与整理变得更加迅捷。

2 创新档案收集工作的方法

2.1 充分发挥出档案收集工作的基础功能

档案管理中，收集与整理工作是档案工作的第一步也是关键性的环节，因为只有在收集到了关键性信息，科学化地整合了信息资源之后，档案信息的价值才会被挖掘出来。在当今信息繁杂的环境中，电子信息资源的鉴别与收集需要档案工作者进行慎重处理，重视这种基础性的工作才会为各种日常活动的开展提供有力的信息情报，让日常活动做到有据可依，科学规划。组织与机构内的领导者要重视电子档案工作，尤其是在信息化的时代背景下，要充分发挥信息技术的优势，加大对电子档案管理的技术投入，不断完善电子档案管理系统，加快档案管理的信息化进程。

2.2 提升档案收集人员的整体素质

档案管理人员的综合素质，尤其是信息化素质是推进电子档案收集与整理信息化进程的重要因素，因此要不断提高档案管理人员的信息化素质。

首先，通过各种信息管理技术培训来增强档案管理人员的现代化管理理念，使其在日常的档案管理中融入互联网思维，积极地利用网络信息技术的优势进行工作上的创新，提高工作的效率。档案管理人员要从根本上树立一种现代化的管理思维，例如，办公自动化、网络档案追踪与查询，都需要档案管理人员对现代化的办公方式进行适应，逐步摆脱陈旧的档案管理思维。

其次，要不断融合其他领域进行行业创新，有其是当下的“互联网+”战略，积极引进互联网技术人才提高档案管理人员的整体信息化素质。档案工作本身作为一种信息处理活动，应该积极地拥抱“互联网+”，这不仅有助于提高档案管理人员的信息化素质还有助于产业的创新。例如，可以云计算、大数据对电子信息资源进行海量的有效分析与整理，让档案管理工作更加快捷和高效。

2.3 优化档案收集机制

严格规范的电子档案管理机制是电子档案收集与整理进行的依据和基础，因此要不断完善电子档案的管理机制。信息技术的发达使得档案管理的环境变得复杂化，而且还处于一个不断变化中，所以要不断地根据时代发展现实，对电子档案管理的机制进行完善，保证档案管理的信息化顺利现实。

制定严格档案管理机制，其中的关键就是对档案的收集和整理标准进行规范化处理。从电子档案的鉴别与筛选，再到电子档案的整理与分析，都需要有信息安全保密制度、存档制度等，这些都需要进行严格的规定，尤其是在机密信息的收集与整理过程中，这些制度的完善意义重大。

3 结束语

档案管理工作的系统建设工作的难度比较高，主要是其涉及到的事务较为繁杂，在管理的初期阶段需要开展收集工作，如果档案收集工作存在偏差，会难以满足档案管理与利用的需要，因此档案管理人员必须要对收集档案基本信息的工作进行重视，对于档案相关的信息进行全面收集，避免出现信息遗漏的情况，在收集电子档案信息的时候，要充分发挥信息化收集技术的优势，在收集条件允许的前提下，可以在收集的过程中可以同时开展档案整理工作，提升档案处理工作的效率，信息化带给档案管理工作的变动是多方面的，档案收集人员要正视管理活动存在的各种变化。

参考文献：

[1]郭未艾. （2015）. 浅析信息化时代学校评估与档案管理工作. 菏泽学院学报（3）， 140-142.

[3]褚庆玲. （2017）. 浅析信息化时代图书馆档案管理工作. 中国管理信息化（2）， 176-176.

[3]左曙东. （2017）. 信息化时代档案工作的机遇与挑战. 城建档案（2）， 98-99.

[4]李芳. （2016）. 浅析信息化时代档案管理的创新发展与设备的更新. 新课程·中旬（32）， 211-211.endprint