探析声像档案的收集与管理

田永巧

摘 要：社会经济的快步发展，让人们的办公条件得到很大改善，人们工作上的相关设施也得到了更新换代，为了让人们的事物运行得到更为专业性的记录，很多的单位开始对档案记录的种类进行丰富，档案信息从传统的文字与符号形式升级为声像模式，声像档案信息在直观性与生动性上具备更大的优势，但是这些声像档案在保存过程中需要得到专业性的护理，才能保障这些影像记录内容不出现丢失上的问题，本文针对声像档案的收集与保存方法进行了论述，仅供参与借鉴。

关键词：声像档案信息；收集方法；管理措施

声像档案的收集与管理工作的难度很大，对管理工作人员的专业素质要求也较高。这些电子播放技术支持的声像信息很容易受到外界因素的影响，一旦在保管过程中出现问题，档案信息就会出现丢失的状况，有些信息可以通过一些技术的实施得到恢复，但是在一些硬性条件影响下，这些声像档案信息出现的丢失问题是不可逆的，出现这种情况，专业技术人员也基本无计可施。

一、声像档案的概念

声像档案资料是各企业在从事各种活动中形成的，对企业有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现本单位有关方面的工作及成果，客观反映和记录本单位管理工作的真实面貌，具有现实查证和追溯历史的作用。它和文字、图纸档案一样，经过收集整理形成了各行业声像档案，也是档案的重要组成部分。

二、为何要做好声像档案资料的收集工作

（一）声像档案资料收集、保存的必要性

声像档案资料是开展各项工作最真实的写照。它形成于各项工作之中，真实地记载了开展各项工作的过程与结果、成功与失败、经验与教训等。要做好某项工作，离不开齐全的计划、严密的组织、适当的调控、认真的总结。在这些环节中必然形成大量的有保存价值的珍贵资料。比如，设备改造、生产车间的规划改造、搬迁、大型技术改造项目、产品结构的更新换代等等，都会形成专门的系列声像资料。将这些声做资料收集、整理的过程就是对每一项工作最好的回顾和总结。

（二）声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求

比如照片、底片需要同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，加之照片、底片分离则难以保存齐全。时间长了，摄影人员自己也很难追忆的准确和全面。同时由于各企业管理分散，且仅考虑个人或本部门工作的便利，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保管，特别是随着人员变动和机构调整，则会造成声像档案的流失。本来是很珍贵的影像资料，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值，这是档案管理工作的重大缺陷。

三、声像档案信息的功能介绍

声像档案是当前各行各业进行档案信息记录的主要方式，也是各种档案使用模式中的重要组成部分。声像档案这种记录方式不仅生动形象，还可以将历史发展的原貌进行完整全面的还原，这个优势在一些历史发展以及重大事件上的作用尤为突出，声像档案的使用可以将各个行业的发展过程进行展示，在记录与播放的过程中也可以将各行各业成功与失败经验进行总结，让工作人员可以直接找到历史发展过程中的错误决策，并制定针对性的措施进行整改，不仅节省了大量的人力与物力资源，还让错误寻找的过程变得更为简单，减轻了档案信息管理工作人员的负担。声像档案信息在收集与整理上有其他档案收集方法不具備的优势，工作人员运用起来也更加顺手。

声像档案信息在记录的过程中对操作人员的专业技术要求不是很高，这直接彰显了声像档案工作的的方便快捷性。在内容记录上的直接通过生动形象的声像档案方式对资料进行整理。可以对事件的原貌进行还原，有着较高的真实性，这是文字与符号记录方式无法比拟的。但是声像档案有一个缺点需要得到档案信息记录收集人员注意，就是声像档案信息在保存时对技术上的要求较高，同时受保存设备的影响较大，一旦保存的电子设施出现什么突发状况，这些声像记录就会受到损坏。

档案信息以声像的方式进行记录的模式一经开发，就受到了很多企业与单位的欢迎，信息时代已经将声像档案这种信息记录方式作为主要使用模式，这让档案信息上的利用价值得到大跨度增加，为后人对已经发生的历史事件信息掌握提供了真实可靠的依据，这对于事件的发展走向也具备异常重要的影响作用。所以，加强声像档案信息的收集与利用管理工作对信息维护来说具有重要的作用。其中最为实用的方法是建立健全完善的管理制度，让这项工作可以进行的更为顺利与严谨。

四、如何做好声像资料收集管理工作

（一）加强学习宣传贯彻《档案法》，提高全员档案意识，增强法制观念

取得单位领导的重视和支持。如果领导对档案工作重视的程度不够，企业档案管理制度不健全，与经济责任制未能挂钩，奖惩不明确、不兑现，在执行管理制度的，就不能行之有效地行使监督职能，势必造成档案执法监督不力。搞好声像档案工作不仅是档案主管部门的事情，各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。比如要利用生动实例，发挥档案自身的宣传教育作用，争取单位领导的大力支持，特别是要提高各级领导及有关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围。

（二）加强管理，制定措施，狠抓制度落实

通过声像资料收集工作同时能反映单位的管理水平。声像资料归档是否及时、齐全完整，从一个侧面也反映了一个单位或部门管理水平的高低。如果管理水平高，从宏观上看，应该是决策、计划、实施、反馈、调整、评价等各步骤运转正常；从微观上看，也必然是规章制度严谨、人员调配合理、工作井然有序、奖励处罚严明。在各项工作中均会形成完整、系统的文件资料。相反，如果管理水平差、工作零乱、要求不严、赏罚不明，形成的文件资料必然是残缺不全、杂乱无章，甚至是一片空白。

档案工作的好坏，也可以说是单位或部门管理水平的一面镜子。要改变声像档案管理的现状，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。避免摄像设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；或存放在科室或个人手中，没有合理利用；或使用人员频繁变动，不能熟练使用设备，最终造成一些重要活动没能及时摄录，使声像资料缺项或不完整，给以后声像档案的产生及归档留下遗憾。

五、结语

声像档案信息的有效收集与利用不是一项简单的工作，需要得到专业技术人员的重视才行，严格按照工作管理制度开展各项事务，是保障声像档案信息完整准确的重要基础。专业的技术工作人员应将声像档案信息收集与管理过程中每一个环节都进行重视，防止出现的差错让档案信息的完整性无法保证。

参考文献：

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