高校综合档案馆公共服务评价体系设计研究

吴彬 河北工业大学

高校档案馆负责高校档案材料的收集、整理、保管、提供利用和开发利用，对高校师生在从事教学管理、教育活动具有十分重要的意义，例如，哈佛大学档案馆就围绕用户服务进行功能定位，构建丰富的人文档案信息，和检索工具，尽最大可能满足使用者需求[1]。我国也先后下发了《普通高等学校档案工作管理条例》等多部高校档案管理的法规进一步规范高校档案管理工作，同时相关学者也在高校档案馆公共服务综合评价领域开展了积极探索[2][3]。本文基于“物理―事理―人理”WSR系统方法论构建起高校综合档案公共服务的理论框架和评价体系，并运用AHP层次分析法对指标体系的权重进行计算，进而对高校综合档案馆公共服务管理进行综合研究。

一、高校综合档案馆公共服务评价体系构建

本文将影响高校综合档案馆公共服务的主要因素概括为：开展档案服务工作的载体情况、档案服务工作的管理情况、从事档案管理服务工作的人员情况等三个方面。这三个方面恰巧与WSR系统方法论中的“物理”、“事理”、“人理”三个方面相对应，其中：

A服务基础（物理）：A1纸质档案的量和质（A11档案资料丰富程度、A12档案资料完善程度）；A2数字化档案的量和质（A21档案的数字化数量、A22数字化信息的质量）。B服务条件、手段、途径（事理）：B1软硬件服务条件（B11硬件设施数量、B12硬件设施可利用程度、B13软件检索工具数量、B14软件检索工具效率）；B2 档案管理水平（B21工作流程规范化程度、B22服务项目满足需要程度、B23查阅环境舒适度、B24查询智能化水平）；B3 网站、信息化建设水平（B31网站信息的丰富程度、B32网站建设的美观程度、B33信息化建设、B34“远程查询、异地出证”服务程度）。C服务能力、水平（人理）：C1业务能力（C11档案管理能力、C12档案使用过程中的控制能力、C13档案专用设备的技术运用能力，包括；运用计算机能力，包括：档案管理系统、档案数字化技术，计算机软硬件能力、C14档案库房及库存档案的保护和管理能力）；C2 个人素质（C21应对突发事件的能力和水平、C22道德水准与遵纪守法情况、C23理解沟通能力、C24服务意识）。

二、基于AHP层次分析法评价体系权重测算

（一）AHP层次分析法相关理论内容

层次分析法（Analytic Hierarchy Process，简称AHP法）是一种定性与定量分析相结合的多目标决策分析方法，主要步骤如下：首先、构建判断矩阵：依据Thomas L.Saaty提出的1～9 的比例标度，构建判断矩阵。其次、设判断矩阵为，计算判断逆矩阵每一行元素的乘积。第三，进行一致性检验：对判断矩阵进行一致性和随机性检验，经过检验，C.R.值均小于0.1，说明指标矩阵具有相对一致性。第四，计算指标权重总排序，通过对所有结果进行集结，得到各级指标的总排序权重。

（二）指标权重测算

为了更加全面的多角度深入研究，邀请到16所高校的33位相关专家进行测评。

1.一级指标权重分析。影响高校综合档案公共服务评价的主要因素依次为：物理层面：档案服务提供的基础材料（权重为：0.3643）；人理层面：档案人员能够提供的管理服务的能力和水平（权重为：0.3633）；事理层面：档案馆能够提供的服务条件、手段和途径（权重为：0.2725）。

2.二级指标权重分析。影响程度依次为：“个人要素”（权重：0.1975）、“纸质档案的量和质”（权重：0.1952）、“数字化档案的量和质”（权重：0.169）、“业务能力”（权重：0.1657）、“档案管理水平”（权重：0.1106）、“软硬件服务条件”（权重：0.0825）、“网站、信息化建设水平”（权重：0.0794）。

3.三级指标权重分析。从全体指标的水平来看，依然是档案资料的丰富程度、完善程度等档案资料的水平对于综合档案馆公共服务的影响最大，权重分别为：“档案资料完善程度”（权重：0.113）、“数字化信息的质量”（权重：0.1119）、“档案资料丰富程度”（权重：0.0815）。

三、对策建议

（一）丰富馆藏资源，筑牢档案服务基础。从高校综合档案公共服务评价的“物理”层面来看，最为重要的就是要不断丰富优化馆藏资源，基础性工作就是要有丰富的馆藏资源，加大对各类资源的完整程度、丰富程度的建设。

（二）加强档案管理，提供优质档案服务。档案管理工作是加强高校综合档案公共服务“事理”层面的工作内容，虽然管理工作在整个系统中排在第三位的位置，但却是管理服务系统有效运行的重要保障。

（三）提升人员素质，提高服务能力。档案管理人员的素质和能力是使高校综合档案馆公共服务发挥作用最大化的关键，只有高校档案工作者的职业素养和能力有了切实的提高，才能真正提高高校档案公共服务的整体水平。