人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革的探析

马胜军

摘要：在信息化逐渐发展的进程中，人事档案管理中的传统档案实体管理存在的问题逐渐暴露出来，这些问题的存在，严重影响到人事档案管理工作的开展，因此，需要采取有效的方法，来对传统的档案实体管理进行改革，将传统的档案实体管理转变为信息化的管理，从而进一步的推动人事档案管理的发展。

关键词：人事档案管理；传统档案实体管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事档案管理是其重要的构成部分，人事档案管理的内容突出记载了人的活动以及思想观念，是人们人生轨迹的重要载体，其主要针对人才的信息进行了详尽的记录，是提供人才的主要参考依据。针对人事档案管理进行加强处理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能够使得人力资源得到合理的开发和利用，这样有助于推动社会经济的发展和建设。针对传统人事档案管理中的问题，合理的解决方法就是将传统的档案实体管理转变为信息化管理，从而实现人事档案管理的可持续发展。

1.信息化管理改革的必然性

由于传统的人事档案管理中存在较为严重的问题，传统的档案实体管理已经无法适应现今社会发展的具体要求，因此，需要将传统档案实体管理转变为信息化管理，可以说，人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向却值得进行深入的思考。所谓的信息化管理，就是将传统档案的管理模式进行有效的转变，将信息化技术应用到档案管理模式中，对档案起到信息化的管理，使得档案管理更加的规范化和系统化。档案实施信息化管理，能够有效的提升档案管理的效率，使得档案的管理成本有效的得到降低，这样方便进行档案的查阅，同时也能够降低人员以及财物的消耗。对档案实施信息化管理，就是合理的利用先进的信息化技术，针对档案管理的流程实施有效的控制，保障档案信息化管理的有效开展，从而使得用人单位能够有效的实现数字化以及信息化。

2传统人事档案管理的缺陷

2.1 档案管理需要专门的场所

在以往对传统的实体档案的保管工作当中，必须有一个专门的档案室来进行档案的保管与储存，但是由于实体档案数量的增多，经过长期的储存之后，相应的需要增加档案管理的场所，这就必然会占据不少的办公空间领域。

22 档案的查询比较困难

档案在整理之后会按照一定的次序进行整理，但是在查询具体的某个人档案时，需要花费较多的时间，而且这种寻找不具有便捷性和规律性，在一定程度上增加了档案管理的难度。

2.3 档案管理过程中问题较多

在整理与汇总传统的纸质档案的过程当中，由于会涉及到档案当中不同人的政治面貌、个人经历、工作情况等综合性的资料，并且档案资料较多，以此在整理与汇总时，倘若产生了错误但是未能及时的发现与纠正，或许就会造成重大的的工作失误，因此在开展此项工作当中，必须认真细致并进行有效的复查，以有效的避免出现工作失误。

3 人事档案管理信息化管理改革的重要意义

人事档案管理信息化，是黨政机关以及事业单位人事管理工作重要工作之一，同时也是当前国家信息化发展的一种必然趋势，因此实施人事档案管理信息化改革，具有時代发展的必要性。实施人事档案管理信息化改革是一种与时俱进的社会发展趋势。伴随着当前社会经济的高速发展趋势，以往传统的人事档案管理已难以适应社会发展的实际需求，因此必须有效的推进人事档案管理制度的改革，进一步推进信息化的建设与发展。目前，生活节奏的加快，人才流动的日益频繁，这些都对人事档案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事档案管理信息化改革有利于提高工作人员的档案管理效率，降低人事档案管理人员的工作强度，提升业务水平。人事档案中的信息反映着个人经历等方面的重要内容，各单位可以通过人事档案进行人力资源的开发和人才的选拔。因此，进行人事档案信息化改革能够提高单位的管理能力，使档案管理工作更加规范，提高人事档案管理人员的工作效率。所以说，进行人事档案管理信息化改革，是适应快节奏的社会发展趋势的必然要求，对人事档案管理工作效率的提高具有十分重要的意义。

4 信息化管理中存在的问题

4.1 信息化意识不够强

当组织或者管档部门的管理者的信息化意识不强，对档案的信息化管理工作不够重视，就不会认识到档案信息化管理的重要性，及时实行了向信息化管理的改革，也不会顺利的进行，更不会对人事档案管理有任何作用。

4.2 法律法规不健全

如果想要安全的运行人事档案信息化系统，就当前而言，还缺乏相关的法律法规来进行有效的保障，由于传统的档案管理与档案信息化管理具有差异性，现行的法律法规大都是为传统人事档案管理而建立起来的、并不适用于当前的档案信息化管理，因此必须有针对性的建立与健全与人事档案信息化管理相适应的法律法规。

4.3 信息安全系统不够健全

每个人的人事档案都具有保密性，信息的安全问题就显得尤为重要。如果，信息安全出现问题，就使人事档案的安全性失去了保障。

4.4 出现资源建设与人才建设不协调

如果在组织单位没有系统的关于资源建设与人才建设的规划，更谈不上对二者的投入。没有人力资源作保证，就没有长远发展的生命力。

5.改革的具体措施

5.1加强对人事档案管理的认识。要对管理人员以及工作人员的意识进行有效的培养，使得人们能够充分的认识到人事档案管理的重要性，在思想观念上实行转变，使得人们重视人事档案管理工作，这样不仅有利于推动人事档案管理工作的改革，也可以使得人事档案管理工作更加符合现今社会发展的要求，使得其能够正常的开展。另外，加强对档案管理的认识，还能够使得相关档案管理工作人员的综合素质得到有效的提升，使得管理人员的管理能力得到合理的提高，相关的管理人员会逐渐加强其对人事档案管理服务的重视程度，从而开展优质的人事档案管理服务，做到勤恳工作，爱岗敬业，从而可以实现人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的有效改革。

5.2建立完善的人事档案管理信息网络系统。在当前人员流动频繁，人事调动常见的情况下，采取信息化的人事档案管理模式具有很大的应用优势，可以极大的提高人事档案管理效率，方便人事部门调取和使用人事档案。但是要想真正达到良好的应用效果，建立起完善的信息网络系统必不可少。因为要想实现信息化管理，就必须用到计算机和和互联网，这是改革和转变的一个必然条件。对此，单位必须要配备必要的基础硬件设施，同时采取适合人事档案管理的软件，引进信息型人才，构建符合人事档案管理的信息化网络系统。

5.3改进档案管理制度。如果人事档案管理实现信息化转变，则相应的档案管理制度也必须要进行改进，以适应新形势下的人事档案管理需求。这是因为传统的档案实体管理在管理过程中是以纸质档案为主，纸质档案保存和管理工作量较大，但其不像数字化档案一样利于复制，具有一定的安全性。在实施信息化档案管理后，对人事档案安全性的保障措施更要做到位，相应的管理制度需要加以改进完善，从而确保档案管理工作的合理性。

6、结语

总而言之，人事档案就是对人活动历程的详细记录，其是一种数据信息的载体，针对人事档案实施有效的管理，可以使得人事档案相关工作得以顺利的开展，即使我国目前的人事档案管理相关制度和规章条例还不够完善，还需要进一步的完善，但是只要合理的实现人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革，加强档案的信息化管理，就能够使得人事档案管理工作可以顺利的开展，从而实现人事档案管理的可持续发展。

参考文献：

[1]王晓梅.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].才智，2012（13）.

[2]韩淑华，王建猛，刘丽梅，岳丽君.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].河北科技师范学院学报（社会科学版），2011（03）.endprint