关于医院基建档案的重要性及有效管理研究

韩效婷

摘要：医院基建档案的重要作用是：作为审计审查的第一手资料、作为医院今后建设发展的参考依据、作为建设平安医院的重要凭证、作为其他同类建设项目的参考依据，但是在基建档案管理的过程中，由于医院基建档案管理人才不足、基建资料编制不达标、基建档案归档不及时、医院硬件措施配置不到位等方面的原因，导致基建档案管理工作质量不是很理想。所以，相关工作人员需要采取有效管理措施，提高医院基建档案管理工作质量。

关键词：医院；基建档案；重要性；有效管理

前言

为了落实卫生规划政策，各地政府对医疗单位的基本建设都加大了扶持力度，有效促进当地医疗单位的发展，解决人民群众看病难看病贵的问题，很大程度上提高了当地医疗服务的水平。基建档案作为医院档案管理的重要内容，对医院基建项目的开展具有非常重要的意义和作用。由于新基建项目的增多和老建筑的修缮与扩建，使得基建档案工作变得很重要，逐渐已经成为了医院档案管理的重要内容。

1医院基建档案的重要性

1.1可以作为审计审查的第一手资料

医院基建档案记录了整个医院建设过程中的资金使用和流动状况。如医院建设项目的投资预算、医院建设项目的总决算、医院投标时投标价格、医院建设过程中的经济签证等内容都被记录在医院基建档案中。在审计部门进行费用审查的过程中，所有被记录的数据都会被当做审查依据。通过审计部门的严格审计工作，可以及时发现医院在建设过程中的不良现象，并有根据地追查问题出现的原因，进而有效控制医院在建设过程中建设质量。

1.2可以作为医院今后建设发展的参考依据

医院基建的档案真实记录了医院投资决策阶段产生的轮廓设想、医院建设项目的选址、对医院建设地区的地质勘探和水文勘探、对医院建设项目的可行性和合理性分析研究报告等。当医院在后期的发展过程中，需要进行改建、扩建或者修缮等工程时，可以以基建档案中的资料作为依据进行相应的工作，进一步提高改建、扩建或者修缮等工程的整体质量。

1.3可以作为建设平安医院的重要凭证

在医院的基建档案资料中，可以查到医院的发展史和医院建设过程中的所有细节。在进行平安医院建设的过程中，相关工作人员可以通过查阅基建档案，了解医院科室和病房的布局，进而更好地优化医院的消防报警系统和供氧设备系统，最大程度上提高医院的安全性和可靠性。所以，基建档案可以作为建设平安医院的重要凭证，进而推动平安医院的建设。

1.4可以作为其他同类建设项目的参考依据

在医院的基建档案建立后，可以通过资料共享让各个医院了解到彼此的基建档案的建立过程、资金和数据记录的方法，并以优秀的基建档案作为其他同类建设项目的范本进行建设。这样不仅可以降低医院基建档案的建设难度，提高基建档案的整体质量，还可以相应减少医院建立档案时的总费用，为医院创造更大的经济效益。

2医院基建档案的管理中存在的问题

2.1医院基建档案管理人才不足

第一，由于医院对基建档案管理工作的认识不够深刻，在安排或者招聘基建档案管理人员时，不重视工作人员的专业水平和文化素养；第二，部分医院为了减少基建档案管理工作的投入费用，会简单安排基建人员或者是临时调用其他档案管理人员进行相应的管理；第三，部分医院并不注重基建档案管理人员的业务素质的提高，导致基建档案管理工作人员的管理经验不足、总体业务素质不高、档案查阅难度和管理不够专业化等情况，严重影响了医院的基建档案管理工作的质量。

2.2基建资料编制不达标

第一，由于部分工作人员在测算方面存在很大的失误或者是对测算工作重视程度不够，在编制竣工图时出现编制内容不完善、数据测算不准确、签字手续不健全、图纸提交不及时等情况，使得竣工图图纸的质量不够高，甚至出现不达标的现象；第二，由于基建档案编制人员的业务素质不够，不具有丰富的编制档案经验，在进行档案编制时出现了用词不当、表达失误、文件格式不统等情况，严重影响了基建档案的编制质量和准确性。

2.3基建档案归档不及时

进行建设的过程中部分医院只重视建设的速度和质量，并未对基建档案的编制和管理工作给予足够的重视，导致基建档案的编制和管理相关工作的递交和归档不及时，影响着整个基建档案的质量。另外，由于个别工作人员的失误，导致部分文件未及时归档，导致档案的遺漏和不完整，严重影响着基建档案的使用和管理。

2.4医院硬件措施配置不到位

由于部分医院对基建档案管理工作的重视度不够，投入的资金也相对较少，致使医院的基建档案保存在施工现场的临用房中，很容易会受到雨雪或者大风等恶劣天气的影响。另外，医院对基建档案的监控、管理工作不到位，很可能会诱发被盗事故或者是损坏问题，严重影响着基建档案管理的质量。

3提高医院基建档案管理工作的有效措施

3.1提高相关人员的基建档案管理意识

第一，为了有效提高医院基建档案管理工作，医院需要做好管理人员的思想教育工作，以提高其基建档案管理意识，不断提升医院基建档案管理水平；第二，医院需要加强管理人员的基础管理技能，利用医院内部的传播媒介进行档案工作宣传，并借助qq、微信等现代化交流平台开展管理探讨会，将基建档案管理意识深入人心；第三，医院高层管理者要认识到医院基建档案的重要性，并将其工作内容纳入到医院发展战略中，从根本上提高医院档案管理的工作效率。

3.2优化档案管理制制度

第一，为了提高基建档案的真实性，保证档案管理高效有序进行，相关工作人员需要采取分管档案模式，并根据基建项目的实际情况，细化管理职责，进一步完善档案收集、汇总、整理工作。同时，还需要注意对基建项目原始材料进行核查，发现书写不规范或者是内容不清晰的情况，要退回；第二，管理人员要根据实际情况，编制竣工文件，并交给上级部门审阅批准。同时，每张竣工图上要加盖竣工图章，保证基建档案的所有手续需要完备；第三，医院需要建立岗位责任制，并定期对档案管理工作进行抽查考核，提高档案部门工作员工积极性和上进心，保证档案管理工作能高质量完成。

3.3引用先进管理技术

第一，在进行医院基建档案管理的过程中，相关的管理人员需要积极引入网络技术和数字化技术等先进的管理技术，进而保证档案整理的质量和档案管理的工作效率，为各级部门随时查询档案提供便利条件；第二，医院需要与相关技术企业合作，创新档案管理模式，将现代化管理技术应用到医院基建档案管理工作中；第三，在实际管理工作中要注重细节，一旦医院基建档案管理制度形成以后，必须严格按照规章制度执行；第四，按照档案管理制度中相关规定，将基建档案整理成册，以便各个部门和科室阅读参考；第五，医院需要不断激发管理人员的自觉性和积极性，以便提高医院基建档案管理工作的质量和效率，推进医院基建档案管理工作的快速发展。

结束语

总而言之，为了更好地保证医院基建档案的管理工作，相关工作人员需要充分重视基建档案的重要性，并采取有效的管理手段，切实提高医院基建档案管理工作的质量和效率。同时，医院的基建档案管理人员需要不断提升自己的业务水平，创新医院的基建档案管理工作。

参考文献：

[1]梁承志.医院基建档案的重要性及有效管理分析[J].办公室业务，2017，（01）：73.

[2]白鹤.医院基建档案的重要性及有效管理[J].绿色环保建材，2017，（01）：252.endprint