新时期如何实现档案的科学化规范化管理

裴艺泽

摘要：档案是人们在各项社会活动中逐渐积累形成的各种具有保存价值的原始记录和文献资料等，它是社会发展的真实记录，是厚重的历史积淀下留给我们的宝贵财富。随着信息技术的不断发展，档案工作也发生了深刻的变化，档案资料的来源更为广泛，内容更为丰富，形式也更为多样，这些都对我们当前的档案管理工作提出了更新、更高的要求。信息化时代背景下，如何提高档案管理的科学化水平，促进档案规范化管理，则成为新时期档案管理工作的重要任务。本文主要分析了当前档案管理工作中存在的问题，对新时期如何实现档案的科学化、规范化管理提出了相关对策和建议。

关键词：档案管理；规范化；科学化

档案是信息资源的重要组成部分，当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为与资产一样占据重要战略位置的资源。档案作为与企业同步发展的无形资产，记录着企业的发展历史，为企业经营者在瞬息万变的市场经济中进行决策提供可靠依据。规范化、科学化的档案管理，是企业的基础性工作，我们应建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作与企业同步发展，为企业各项业务和研究工作的开展创造必要条件，规避和抵御市场经济中企业所可能面临的各种风险。

1.档案在企业管理中的作用

1.1档案的载体作用

一个没有档案的企业就像一个没有历史的国家，没有历史的国家注定会如流星一般转瞬即逝。没有档案的企业是根本无法积累企业历史、总结企业成功经验的。如何让新员工以最快速度了解一个企业的历史呢？ 档案特别是信息化了的档案，是一个快捷而有效的途径。一个企业的档案记载着这个企业成长的点点滴滴，我们可以从档案中了解这个企业的详细情况。

1.2档案的凭证作用

中国人常说：“空口无凭，立字为据”。档案是自然形成的，这种形成的自然性决定了档案记录历史情况的客观性。档案是是令人信服的历史证据，具有一定的法律效用。当企业发生经济纠纷时或其他风险时，档案能起到至关重要的作用，是保护企业合法权益的有力武器。

1.3檔案的参考作用

档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，也具有参考作用。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。如某地要修地铁，在规划之初就需要查阅大量的各种档案，包括地质水文、地下管网、沿线建筑基础、区域人口密度及流量等，以便确定材料及工艺的选择、地铁的线路走向、站点的选择等方案。否则，地铁的安全就难以得到保证，施工中就有可能出现破坏地下管网的情况，造成无法估量的损失。

2.目前企业中档案管理的通病

目前，随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革应对市场的风云变幻，在这个过程中，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，往往会出现很多企业对档案管理工作的认识上的疏忽，忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随人员的流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象。

3.新时期国企总部及对子公司档案科学化、规范化管理监管

3.1将档案的规范化管理作为提高档案管理水平的重要手段所谓 “无规矩不成方圆”，要建立符合企业业务特点的一系列档案的管理制度、标准和流程，并将这些制度、标准和流程固化于档案管理的具体工作中，把档案规范工作列入企业的长远规划、年度计划和季度、月度计划，作为一项重要的内容纳入年度目标，真正做到人员认识到位，工作措施到位。运用健全的组织机构和管理网络，对企业科技、文书、会计、声像、实物档案集中统一管理。同时，绘制档案管理流程图，明晰档案人员工作职责、任务及归档范围、整理等要求，将档案的形成、积累及归档工作纳入科技、经营管理环节，使档案的收集、整理有据可依。结合企业实际，加强档案室的更新改造，实现库房、办公室、查阅室的“三分开”，档案保管条件符合国家要求，档案保管安全可靠。

3.2实现企业档案目标管理企业档案工作只有紧跟形势，不断创新 ，达到与企业管理相适应的管理水平，才能实现档案信息资源的不断积累和有效的流动。通过档案工作目标管理达标升级活动，不仅可以实行档案的综合管理，加强档案基础业务建设，改善档案工作条件，提高档案开发利用的水平，还可以使企业的档案工作更加标准化、规范化，更好地为企业各项工作服务。

3.3综合利用各种资源，实现档案现代化管理随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。档案汇集丰富的信息，其整理工作繁琐，劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。如手工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此。要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

3.4加强档案信息化资源的开发利用档案信息资源的开发利用是档案收集整理工作的最终目的。只有把档案信息作为依据、凭证或参考资料主动、及时、准确地服务于生产、经营、管理、维权等实际工作之中，指导、促进各项工作任务的完成。不断提升企业生产、管理部门工作效率，赢得最佳效益，才能充分实现档案信息的使用价值，并使企业全新的发展环境下正确认识面临的形势，合理评估企业的自身实力和市场竞争中所处的位置，正确决定企业的发展方向和经营思路，有效维护企业在市场经营活动的正当权利和利益。

3.5加强教育培训，提高管理人员综合素质企业的专（兼）职档案人员是规范档案管理的核心，要积极组织档案人员参加各类培训学习，持证上岗，提高档案人员的思想认识和业务技能水平。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。在一日千里的经济发展节奏中，我们要摆脱传统档案观念的束缚，以科学发展观规范档案管理工作，使企业的档案信息充分满足经营发展的需要，充分发挥其生产经营“助推器”的作用，为企业在激烈的市场竞争中赢得胜利作出新的更大的贡献。

4.结语

新的时期，面对档案工作新的要求，我们必须改变过去对档案管理的错误理念，加大管理投入，加强对档案人员的教育培训，逐步完善管理制度体系，不断提高档案管理信息化水平，才能使档案管理真正走上科学化、规范化管理的道路。

参考文献：

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