新时期档案信息利用服务的若干问题探讨

谢薇薇

摘 要：在全新的社会发展时期，档案材料的功能被增加，现代档案不仅仅具有常规档案的信息功能，档案材料还可以发挥出服务功能，档案工作者与拥有者对档案材料合理使用可以将档案材料多种价值均有效地发挥出来。但是在应用档案材料时，工作人员常常会遇到一些档案应用问题，这些应用问题严重地影响了档案材料的应用体验，使其具有的服务效果减弱，本文根据对档案信息应用工作的了解，对其利用方式与服务方式相关的内容进行分析。

关键词：新时期；档案信息；利用服务；问题

档案工作属于社会性的基础工作，在对档案进行应用时，管理人员将原有的管理理念积极革新，在管理档案的同时，也逐渐将与档案相关的其他工作进行了改善，逐步完善了与档案相关的法律系统，新型的档案服务系统也逐渐获得了社会大众的认同。为了将档案具有的所有功能都可以有效地发挥出来，管理人员对利用档案材料的方法进行了重点考察，革新了应用档案的方法，本文根据对现代化的各类档案材料的了解，对合理应用档案的方法进行分析，确保可以通过新型利用方法，解决档案服务工作中的问题。

1 改变原有的服务方法

当前，档案馆内部的局域网建设水平在不断的发展，档案部门在实际的工作中需要充分的利用企事业单位自己的网站去完成网页制作，同时组织好网页上的各项信息，这样才能使得档案管理服务系统能够和企事业单位的网站形成良好的互动关系。实现了档案信息的在线检索，提高了服务的质量和水平。当前，国内很多单位的档案馆都充分的利用互联网来提供线上服务。同时它也成为了当前档案利用服务过程中非常关键的一个形式。档案工程建设者一定要以网站为依托，提高档案信息资源数据库建设的力度，特别是电子文件全文数据库的建设和发展。在网站上就可以浏览和利用档案信息，从而使得档案管理工作能够更加的规范。

电子档案逐渐成为档案管理机构的主要档案材料，而电子档案的利用价值也更高，为了确保电子档案利用工作的畅通性，可以在档案馆之中建设相关数据库来实现对档案材料的集中管理，在管理的同时，将多种类型的档案整合起来，减低利用难度。

2 完善档案服务平台的建设工作

在档案管理当中，基础建设和服务平台的创建可以十分显著的提高档案服务工作的质量。首先在实际的工作中，我们一定要采取有效的措施不断的增强档案收集和整理的质量和水平，对信息化创建加以改进，这也成为了保证档案利用和服务质量的一个十分关键的前提条件。在新时期的建设和发展当中，不断的提升档案管理和利用的效率，完善档案服务的质量及功能是人们非常关注的一项内容，同时其也成为了当前档案馆当中所存在的一个非常常见的问题。在工作中，我们要重视档案的收集工作，将扩大档案资源当成一项关键内容，这也成为了保证工作质量的一个前提条件，当前的档案馆发展当中，文书档案的数量要比技术和经济档案多很多，此外历史文件要比现行文件多很多，所以我们要对这些资源进行全面的整合，将档案内容充分的融入到新技术领域当中。

其次是在工作的过程中，我们一定要更加积极的去建立档案数字化和网络化的平台，从而能够为工作人员开展在线收集和整理档案创造更好的条件，借助对图书馆目录的数字化建设，在这一过程中，我们还要积极的建立科学的查询系统和全方位的数据库，数据库和网络是现代电子档案信息服务模式的一个非常重要的基础。

再次是要不断的提升管理人员自身的职业素质和技能，同时还要在这一过程中不断的拓宽其自身的知识面，我国的电子计算机技术和网络技术以及微缩复制技术等都在档案管理工作中得到了非常好的应用，档案工作也朝着复杂化的方向发展，从以往的依靠自身的经验管理转向了科学化的管理，同时，其现代化的水平也在这一过程中得到了十分显著的提升，传统的工作方式已经无法满足其发展，所以在这样的情况下，我们必须要采用更加先进的技术做好现代化的服务工作。

3 将原有的服务范围进行扩展

3.1 扩展基本服务功能

除了通过前两种革新档案系统的方法可以解决利用档案工作中的问题之外，管理人员还可以将原有的档案服务领域进行有效扩展，通过增加档案服务的基础功能来提升基本服务水平，档案服务工作要需要朝着信息化、社会化的方向发展，从档案的根本性质来看，档案材料是一种重要信息，常见的档案包括人事档案、施工档案以及学生档案等。无论是哪一种档案材料，都记载着价值极高的信息，而从当前的社会工作开展情况来看，无论是行政工作还是生产活动，其体系都更为复杂，而体系之中需要的档案材料也出现了变化，其对于信息的需求也就更为迫切，为了避免被其他的信息取代，管理人员必须要改变原有的档案服务形式，增加服务主体。

3.2 创设新型档案产业

除了改变服务形式之外，相关工作者还可以开展创建档案产业的相关工作，在新型档案产业之中，管理人员需要将原有的角色进行转变，逐渐摆脱单一的保管者的身份，转变为档案材料的提供人员与利用人员，对于档案馆这个工作环境也需要进行改变，将原有的单一收藏档案材料的功能扩展为收集当那信息，注重档案馆的聚集信息这一实际功能。还可以在档案馆之中建设信息交流中心，充分地对档案的信息价值进行挖掘。在改变档案管理工作单位的基本形态的同时，还可以建设起以档案馆为中心的系列产业，借助产业的力量来优化现有的档案管理事业。

3.3 优化资源共享方式

在实现纵向发展需要的同时，管理者还需要与相关部门以及企业进行联合，将情报部门、图书馆等多种与档案管理机构存在联系的主体有机联合，借助这几个极具信息价值的机构来组建具有一定的现代化特点的信息系统，对新型信息系统开展一体化管理，以最快的效率进行档案信息共享。

结束语

档案材料属于极为重要的社会材料，相关人员在应用档案时，需要对其主要内容进行明确，根据具体的档案信息来确定其应用方法，身为档案的管理者，管理人员必须要在日常工作之中找準自己的定位，在确定全新的档案利用方案时，始终坚持创新的态度，同时还需要充分考虑较为复杂的管理情况。档案服务属于一种全新的社会服务形式，其成熟度比较低，档案工作者必须要要服务活动的不断实践中提升自己的服务水平，同时对几种与档案相关的新型信息技术进行应用，将档案产业也创建起来，通过产业化的档案服务来推升其利用收益。

参考文献

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