论电子档案的保管与利用

杨红

摘 要：科学技术的快步发展让我们的生活水平不断提升，计算机技术的大面积普及，也让我们的生活以及工作开展得到了更多高新技术的支持，这些电子技术的的使用开始对我们的生活产生非常重要的影响，不仅是工作模式上的转变，在一些信息上的处理方式上同样发生了转变。本文针对电子档案上的保存与使用进行了相关内容的论述，希望得到的结论给力工作人员带来帮助。

关键词：电子档案；保存与利用；特性

科学技术的不断进步，让高科技技术开始逐渐渗透进我们的生活与工作中，这些高级技术转变了我们的生活与工作方式。在工作与生活上的很多方面都提供了便利，但是也给我们的生活带来了很多阻碍。这些电子技术应用过程中的问题主要表现在信息存储以及保密性维护上，一旦在操作中出现误操作或是不可逆性的突发状况，如停电、计算机死机、程序运行障碍等问题，造成的损失都可能是无法挽回的。

1 影响电子档案保存与利用效率的因素

1.1 电子档案的编辑预录入都会依赖于当时执行操作的软件，所以软件的稳定使用会对电子档案的正常使用产生巨大的影响，一旦软件在使用的过程中出现问题，电子档案上的信息就可能出现丢失或是改动的现象，这对于信息储存上的安全性维护来说是一个非常大的威胁。

计算机上的硬件与软件的正常使用对于电子档案信息的安全来说都会在产生举足轻重的影响，所以电子档案的最大的弊端就是对系统的依赖性过强，随着时间的推移，这些硬件与软件会得到系统上的维护与更新，电子档案可能就会在设施维护的过程中出现信息丢失或是无法启动的现象，加上一些軟件更新以后对电子档案的处理模式也会发生转变，电子档案原有的储存模式与格式更新上的兼容出现对接问题时，最为直接的表现也是信息丢失或是无法显示的更为全面。

1.2 改动方便对电子档案的保存与利用产生的影响

由于电子档案是数据化的信息，在软件与家算计上很容易更改，并且没有更改的痕迹，很难区分哪些是更改的部分，哪些是原件。其次，现代科技技术发展的又特别快，尤其是计算机、软件系统等更是日益更新，这样对于电子软件之间的传递是非常不利的，很有可能因为新旧软件的识别问题导致传递后的电子档案出现串码、缺字等现象，导致产地过来的信息不全或错误以至于不能利用。在这、、再者，计算机是非常容易再到病毒袭击的，很容易将原电子档案变得无法利用。所以说，电子档案便于改动是影响电子档案的保存与利用的又一大影响因素。

1.3 电子档案结构复杂对电子档案的保存与利用的影响

电子档案与纸质档案是不同的，纸质的档案是根据编辑者自己的思维去记录的，但是电子档案就不同了，它是根据系统来编辑的，又是系统无法识别或排版事，档案信息就显得毫无章法，复杂难懂了，这对于利用者来说是很不利的现象，也不利于管理者的整合与管理，更有甚者，由于电子档案复杂难懂，甚至将原文件改变了我们也无从得知，这会对利用者造成非常大的影响，所以，电子档案结构复杂也是影响电子档案的保存与利用的因素之一。

2 针对保存与使用稳固性的维护措施

2.1 提升电子档案使用人员操作水平

在对电子档案中的信息进行保存与利用时，工作人员首先要对操作上的基本流程进行全面掌握，并利用掌握的技术制作出一个较为完整的保护措施，让电子信息上的内容可以得到专性的操作，减少误操作出现的频率。其次在对这些电子档案信息进行使用时，无论是传输还是下载，一定要保证格式上的一致性，防止因为使用的格式在兼容性上不能通用而出现差错。

工作人员在对这些电子档案的信息进行收集时，也要对收集到的信息进行格式上的统一，并对档案的种类以及储存模式进行规划整理，这样的做法可以让档案在使用与管理时更加模式化，可以在源头上降低误操作发生概率。

最后，电子档案的工作人员一定要及时对电子档案的整理与储存设备进行更新，不能一直使用旧的设备，因为设备的每一次更新，系统都会有想应的升级操作跟随，较为久远的系统版本可能无法与新升级的系统适配，而新系统在页面操作上也会出现一些变动，最直接的表现将会是新系统无法对旧系统的相关信息进行显示或是在格式上出现变化。这些问题的存在对电子档案的保存来说是极为不利的。

2.2 对电子档案进行正确操作

由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。电子档案在应用的过程的给人们带来方便的同时也会包含不便，就是在储存与使用的过程中很容易出现问题，所以无论是档案管理工作人员还是使用者在对档案信息进行使用操作时，一定要十分谨慎，使用或是整理操作执行完毕以后要及时保存，不能掉以轻心，这些档案信息在改动以及下载上操作异常方便，及时电子档案的优势也是一个较为明显的弊端。

2.3 对电子档案的完整性进行保证

对于电子档案，我们要保证他的完整性，才能有利于我们的使用，所以我们可以进行两手准备，也就是，我们可以将电子版档案与纸质版的档案一同保存起来，这样，就算电子版的档案出现了问题，我们也可以及时核对纸质版的档案，找出错误的地方并进行改正，这样，我们就可以保证电子档案的完整性了。但是，对于单子档案的管理者，我们就会有很高的要求，管理者们应该熟知电子档案的管理与使用方法，并且能够及时的发现电子档案出现的错误，并且及时的才去应对措施来保证电子档案的完整性。所以，对于电子档案的保存与利用采取的措施中，重中之重就是要保证电子档案的完整性。

提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则地散失。因而，必须采取有效的措施与方法，对其进行严格管理，应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。

结束语

想要在实际工作中对电子档案的信息进行良好保护，工作人员需要将电子档案与纸质档案进行同时储存，防止电子档案在使用以及储存过程中出现信息不完整的情况，如果也及时无法修复，储存的纸质档案就扮演着信息校对的使命，一旦电子档案出现任何问题，纸质答案可以作为原件进行参考或是比对。工作人员在对电子档案进行使用时，应该熟练掌握这种处理技术的应用方法，防止在操作过程中出现失误，导致电子档案的信息出现问题或是丢失情况，对电子档案进行的熟练操作，同样是保障电子档案信息准确性的一种方法。

参考文献

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