交通运输部门人事档案管理的信息化建设研究

图雅

摘 要：人事档案是交通运输部门选人、用人、开发人力资源的基础，在人力资源管理工作中发挥着重要的作用。认清人事档案对交通运输部门的重要性，了解和分析交通运输管理部门人事档案管理工作中存在的问题，采用有效的措施推动人事档案管理信息化建设，对新时期交通运输部门的管理具有重要的价值。

关键词：交通运输部门；人事档案管理；信息化建设

1 引言

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记录人生轨迹的重要依据。随着社会经济的发展，交通运输部门越来越重视人事管理工作，而作为人事管理工作基础的人事档案管理，亦成为交通运输部门工作创新和改革的重要组成部分。信息化建设是当前完善人事档案管理的创新路径，不仅可以提高人事档案管理工作的质量和效率，保证人事档案信息的真实性和可靠性，而且对推动交通运输部门的可持续健康发展具有十分重要的意义。

但是，从当前交通运输部门的整体管理发展趋势来看，其人事档案管理信息化建设依然受到多种因素的制约，进程缓慢，并且存在一些问题，因此，为了提高人事档案管理信息化水平，就必须不断探究加强信息化建设的创新路径。

2 交通运輸业人事档案的重要性分析

2.1 人事档案是员工身份的重要凭证

人事档案收存员工的履历、自传、考评、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，能概括地反映员工个人全貌。

2.2 人事档案是员工变动的信息依据

对于交通运输部门来说，人事档案是其办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考，同时也是组织人事工作的有机组成部分，在交通运输部门组织人事管理体系中占据着相当重要的地位。交通运输部门人事档案是对认识各方面信息资源的收录管理，将内部员工的详细信息提供给部门管理者，能够让他们对全体员工的基本情况有一个更直观的了解，同时对员工的专长和能力有一个全面的了解，能够根据员工的能力安排其适合的岗位，充分发挥员工的专业能力，进而提高人事管理工作的效率。

2.3 人事档案是重要决策制定的依据

通常情况下，交通运输部门中存在绩效考核、员工考核等多方面的考核内容，这些都是与员工切身利益有关的工作。员工的业绩和工作成果都会被记录在认识档案中，交通运输部门通过查阅人事档案就能够对员工的工作作出客观、合理的评价，从而增强决策制定的科学性。同时，人事档案对员工在不同工作时期的情况进行全面的记录，交通运输部门在制定或者调整相关政策时，以人事档案为凭证，获取更真实、准确的参考，进而提高决策的合理性。

3 交通运输部门人事档案管理工作存在的问题

3.1 人事档案管理工作效率不高

传统的人事档案管理工作都是以管理档案为主，对于档案资料的收集、整理、分类、保管等都是通过档案管理工作人员人工完成的，流程复杂而且效率较低，工作人员无法形成全面的综合材料。每一次员工流转都要逐一查阅人事档案才能掌握员工的基本情况和工作业绩等方面的信息，加重了档案管理人员的工作负担。人工查阅人事档案资料仅能在信息量少的情况下才适用，一旦出现信息量较大的情况，经过人工检索、档案提取、查阅档案等多道流程，就会暴露出严重的不足，大大降低了工作效率。

3.2 人事档案开发利用程度低

一直以来，交通运输部门对人事档案管理工作的认识存在误区，将工作中心放在运营上，对人事管理的重视程度较低，甚至有些管理者认为人事档案对交通运输部门的发展作用不大。在人员流动上，有些部门在录用人员时只需要学历证明，应聘者只需要填一份个人履历表即可确定是否被录用，将人事档案看成是可有可无的。同时，人事档案管理工作人员大多数是被动服务，认为管理档案的目的只是为了应付领导查阅，在工作上缺乏主动精神，而且需要用到人事档案的情况大多是在落实政策或者工资调整等方面，真正用于选拔人才、人才培养和开发、成本预算等工作的情况较少，没有充分发挥人事档案应有的作用。

3.3 人事档案管理工作方式落后

当前在交通运输部门中，人事档案管理工作主要是由人事部门负责，没有专门的档案管理专业人才，更没有信息技术水平高的人才，人事档案长期得不到有效的管理，有时候人事档案管理人员将档案随意放到纸盒子力，没有经过严格的分类、整理和存储，档案信息的真实性、完整性和可靠性无从探究，造成档案信息失真的现象严重。

4 加强交通运输部门人事档案管理信息化建设的有效措施

4.1 建立电子人事档案

交通运输部门要想加强人事档案管理信息化，首先就要具体到员工个人的电子档案系统，实行人事档案自动化管理。交通运输部门应当由专门的人事档案管理人员将员工个人的基本信息输入计算机系统，形成电子人事档案，这样方便对基本人事信息的查询和流转；其次，交通运输部门应当建立专门的人事档案信息数据库，对人事档案实行动态和无纸化管理。具体来说，人事档案管理人员利用计算机、扫描仪等硬件设备将人事档案资料、表格等文件制成方便计算机存储的文件格式，实现人事档案的数据化和信息化，这样不仅可以避免纸质档案的磨损，利于档案的长期保存，而且也能够提高认识档案管理的效率。再次，交通运输部门还可以建立人事档案网络化管理体系，采用逐级的形式建立人事档案网络，实施人事档案的分级管理和网络化管理，方便交通运输部门开展员工的考评、任免、调动等工作。

4.2 完善人事档案管理信息化制度

在信息化建设的背景下，要想避免人事档案管理工作的随意性和盲目性，交通运输部门就必须制定完善的人事档案管理信息化制度，健全人事档案管理信息化标准和规范体系，以保证人事档案管理工作流程规范化，在人事档案电子信息的收集、分类和存储等工作等方面要严格遵循制度规定的流程，明确工作人员的职责，保证人事档案信息数据的准确性和真实性。另外，为了保证人事档案信息的安全，就必须制定相关的安全保密制度，在严格界定保密范围的基础上，正确运用计算机的加密功能，并且处理好人事档案信息保密和管理之间的关系。

4.3 提高人事档案管理人员信息素质

人事档案管理工作人员信息素质的提高和信息意识的培养，是交通运输部门档案管理信息化建设的关键所在，因此培养专业的信息化管理人才是很有必要的。随着信息技术的不断更新和发展，对人事档案管理工作人员的专业素质要求越来越高。因此，人事档案管理人员应当不断加强自身专业知识的学习，拓宽自己的信息知识层面，提高信息化管理能力和信息分析能力，同时还要学会信息化管理软件的运用，只有掌握了信息化管理技术，才能为推动交通运输部门人事档案管理信息化建设做出积极的贡献。另外，人事档案管理工作人员应当具有强烈的责任心，不断培养自身的职业道德，形成较高的思想政治觉悟，在工作过程中做到认真负责。

5 结语

总而言之，加强人事档案管理信息化建设，是交通运输部门适应信息时代发展潮流的重要体现。交通运输管理部门应当认清信息化管理的重要价值，通过建立电子人事档案、健全信息化建设制度、提高档案管理人员信息素质等有效措施，切实推进人事档案管理信息化建设的进程。

参考文献

[1]吕俭男.浅谈交通运输部门人事档案管理的信息化建设[J].黑龙江史志，2015（09）：152.

[2]邢振婷.探究交通运输部门档案管理中信息化建设[J].办公室业务，2017（09）：67.