基于新形势的事业单位档案管理改革探讨

摘要：事业单位档案管理是对事业单位相关档案资料以及各种信息资源的管理活动，服务于事业单位的各种管理以及业务活动。随着我国经济的发展，事业单位的业务水平也不断提高，对事业单位檔案管理的要求也越来越高，尤其是在当前的新时期、新环境下，事业单位档案管理工作的诸多弊端逐渐凸显出来，严重影响了事业单位的正常运行。本文分析了事业单位档案管理工作存在的各种问题，并从管理制度、管理信息化以及人员配置等方面对新形势下事业单位档案管理的改革进行探讨。

关键词：新形势；事业单位；档案管理；改革

事业单位是国家为了发挥某种社会职能而建立的机构，由于事业单位性质的特殊性，事业单位的档案管理也与其他单位的档案管理有本质的区别。事业单位的档案管理比较繁杂，不仅涉及对档案的收集、整理、价值鉴定以及档案保管，还包括对档案的编目、检索、编辑、统计以及研究工作。

一、 事业单位档案管理中的不足

第一，档案管理意识不强，对档案管理工作重视不够。事业单位档案管理质量难以改善的一个重要原因就是对档案管理不够重视，档案管理意识不强。很多人认为事业单位的档案管理工作仅仅是一些涉及文档管理的事务性工作，不是事业单位的主要工作，不能给单位带来经济效益，所以领导不重视，管理松散，档案管理人员态度不端正，技术水平低，多存在应付心理。

第二，档案管理方法和技术落后，管理设备陈旧。很多事业单位的档案管理方式落后，管理设施陈旧，管理流程混乱，缺乏整齐化、规范化，档案资料极易遗失、受损，而且没有采取防盗、防火、防潮措施，缺乏安全保障。

第三，档案管理利用率低。提高档案管理利用率是档案管理的工作重点，虽然近年来事业单位的档案管理利用率一直呈上升趋势，但仍无法满足现实需求。事业单位的各种档案资料都有很大价值，例如科技领域档案不仅反映事业单位的发展历史，还可以为以后的科技研究提供依据。

二、 事业单位单位档案管理的改革措施

（一） 完善管理制度

完善的管理制度是管理工作正常开展的基本前提条件，新形势下的事业单位要建立现代化的管理制度，以保证档案管理工作高效有序地进行。实施管理责任制，并建立完善考核机制和激励机制，工作人员在激励中可以进一步明确自己的职责，增强岗位责任心。

（二） 优化人员配置、加强培训

合理、有效的人员配置是保证事业单位档案管理工作正常开展以及提高管理质量的有力保障，所以事业单位要对管理人员结构的配置和优化重视起来，将其视为档案管理工作的重点内容。另外要对管理人员加强培训，提高管理人员的业务水平和综合素质，建立转化管理队伍。档案管理工作是一项技术性工作，对管理人员的能力和技术要求较高，所以要提高档案管理水平就要从提高管理人员专业水平抓起。

（三） 强化档案管理意识

档案是事业单位宝贵的无形资产，事业单位要在新形势下取得更好发展就需要创新观念，强化档案管理意识，认识到档案管理的重要性。首先需要单位领导提高认识，将档案管理作为重点工作来抓，让档案管理人员意识到自己的责任所在，提高工作积极性。另外要加大宣传力度，让事业单位所有工作任务对档案管理有一个全面了解，并认识到档案管理的重要性，强化管理观念，让每个工作人员都能意识到自己的岗位职责，提高档案管理的工作效率。

（四） 充分利用现代化技术，实现档案管理的信息化改革

当前的社会是一个信息化时代，网络技术、信息技术逐渐普及到人们的生活和工作当中，信息化的浪潮以不可阻挡的气势席卷了世界的每个角落。在信息化时代环境下，事业单位要顺应时代的发展就不能裹足不前，而是要积极加入信息化革命，充分引入现代化技术，实现档案管理信息化。事业单位档案管理信息化通过对档案的虚拟化和数字化处理有利于事业单位更高效地履行服务职能。

1. 档案管理的数字化

数字化就是传统的档案资料利用多种现代技术（例如网络技术、数据库技术、扫描技术、数字加密技术、身份识别技术等）转化为电子数字资料，并存入档案信息管理平台进行统一管理，通过档案管理平台可以实现对档案资料的整理、分析、补充、更新等等功能操作。事业单位档案管理的数字化主要涉及档案目录、档案存量、档案增量等信息的数字化。

2. 档案管理的体系化

档案管理的体系化是实现事业单位档案信息化管理的一个重要内容，同时也是信息化管理的优势和重要职能的体现。档案管理的体系化主要涉及到外部衔接一体化、单位各部门衔接一体化、内部流程一体化、文档管理一体化以及传统模式与现代的一体化。档案管理的体系化需要采用多种数据处理技术，例如数据库、数据集成、数据融合以及数据挖掘技术等，通过对多种技术的综合应用增强数据的通用性和兼容性，最终信息档案管理的体系化。

3. 档案管理的自动化

数字化和体系化是档案信息化管理的基本内容，如果将档案管理的数字化和体系化视为事业单位档案信息化管理的基础能力，那么档案管理的自动化就是事业单位档案信息化管理的主要功能的体现，是对档案信息化管理的高端要求和考验。档案管理的自动化的内容主要有数据收集、目录编制、检索、筛选、归档以及关键词提取等自动化操作。

三、 结语

关于新形势下事业单位档案管理的改革，本文主要从管理制度的改革、人员配置的优化以及实现管理信息化等方面进行了探讨。档案管理是事业单位的一项重要工作，是事业单位发挥社会职能的基本保障，所以对档案管理的方式、方法以及管理质量都要严格要求，以便为事业单位的各种业务活动提供有效服务。在当前的下新形势下，万物欣欣向荣，事业单位也需要顺应时势，实行档案管理改革，促进档案管理进入现代化管理进程，不仅有利于事业单位的自身发展，同时也可以创造更多的社会效益。

参考文献：

[1]曾璐.新形势下事业单位档案管理的探析[J].科技展望，2015（05）.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014（06）.

作者简介：

宋茹，山东省菏泽市城市规划技术服务中心。endprint