企业产品档案规范管理研究

罗莎

摘 要：企业产品档案的主要内容就是产品的设计、制造、检验及包装等各个环节形成的档案资料，这些档案资料对企业的经营发展有着至关重要的影响作用，能够为企业的产品升级和各项工作的顺利进行提供有利依据。然而许多企业的产品档案管理缺乏规范性，比如归档资料的不完整、归档资料的范围不够明确等等，导致企业产品档案的作用无法得到充分发挥，极其不利于企业的持续发展。鉴于此，本文就针对企业产品档案规范管理的现状进行深入分析，希望能为企业产品档案管理的科学发展提高有效参考依据。

关键词：企业；产品档案；规范管理

随着我国社会经济的迅速发展，各个企业之间的竞争关系日益凸显，为提高企业的核心竞争力，不断加强了对产品的研究和创新，使得产品档案在企业发展中的重要性越来越高，给企业产品档案管理的发展带来诸多契机。然而就目前来看，我国大多数企业的产品档案管理存在诸多缺陷，比如产品档案的归档整理不够规范，比如产品档案的开发和利用不够规范，落后的产品档案管理方式不仅削弱了产品档案的利用价值，也阻碍了企业产品的开发和创新，极其不利于企业的经营发展。因此，有必要对企业产品档案规范管理的现状进行深入分析，从而采取有效措施使企业产品档案管理更具有规范性，为企业产品档案管理的有效进行提供有利依据。

1 企业产品档案管理的现状问题

1.1 对产品档案管理缺乏重视

根据现状来看，许多企业都比较重视产品的生产效率，对产品档案方面存在着较高疏忽，以致企业产品档案管理缺乏有效性和全面性。由于企业的产品种类较多，且生产周期较长，使得产品档案管理的工作量较多，在进行产品档案收集和整理的时候，很难与产品生产同步和协调，以致产品档案的准确性和完整性无法得到保障，重生产、轻档案的管理模式对企业发展造成了极其不利的影响[1]。同时，有些企业在进行档案收集的时候，对项目前期的资料收集存在一定疏忽，没有对产品档案提出相应要求，导致在进行产品档案管理的时候常常出现档案丢失、档案损坏及档案散乱等不良现象，导致企业产品档案的准确性、真实性和完整性等各方面不符合产品档案的规范化要求，严重影响了产品档案的开发和利用。

1.2 缺乏专业的档案管理人才

企业的产品生产是一项较为复杂和繁琐的工作任务，在人员流动方面存在着较强的不稳定性，且企业各个部门之间也缺乏交流沟通，一旦某个工作环节出现疏忽或失误，就很容易造成产品档案的丢失问题，最终难以掌握产品档案的去向[2]。同时，产品生产和产品档案都是具有一定专业性的工作，大多数档案管理人员都不了解生产人员的专业知识和工作程序，甚至有些档案管理人员缺乏实践经验，以致在进行档案收集、档案整理和档案归档工作的时候缺乏规范性和时效性，极大降低了企业产品档案管理的整体质量。

1.3 产品档案管理建设力度较低

在市场经济的发展背景下，有些企业的经济能力相对有限，考虑到人力和经费等问题没有建立专门的产品档案管理机构，且产品档案管理也是由行政人员或其他员工负责，以致企业产品档案管理缺乏有效性和规范性[3]。同时，企业没有设置专门的档案库房，在产品档案工作标准方面也缺乏统一性，给产品档案管理工作的开展带来诸多难题，导致各个部门的产品档案都缺乏统一性和规范性，在进行档案收集、档案整理和档案归档的时候杂乱无章，严重影响了企业产品档案管理职能的发挥。此外，在科学技术的发展背景下，许多企业都已经逐渐采用信息化产品档案管理模式，通过信息化档案管理使传统档案管理的缺陷问题得到有效控制，但是在信息化产品档案管理中面临着诸多其他安全隐患，这就需要加强产品档案管理的建设，利用网络安全防护技术保证产品档案的安全使用。

2 规范企业产品档案管理的具体措施

2.1 规范档案收集和归档工作

为确保档案收集和归档工作的有效进行，档案管理人员需要将产品档案文件的形成、整理和归档等各项工作融入到企业管理、产品生产、产品开发和产品销售等各项计划中，明确相关人员和相关部门的职责和权限，使档案收集和归档工作能够顺利完成，有效保证产品档案的整体质量[4]。同时，产品档案的收集工作较为复杂，且档案内容也比较多元化，想要保证产品档案的完整性就必须要對档案收集的范围进行合理划分，其中主要包括有以下五项：①市场调查表、产品比较表、产品开发计划、开发构思方案以及可行性研究报告等等文件材料。②产品工艺和产品设计等文件材料。③产品实验、产品鉴定等文件材料。④工艺装备图纸、产品图纸、计算材料、技术文件等文件材料。⑤产品销售报告、用户反馈单、改进意见书、产品商标及市场开拓计划等文件材料。此外，在进行产品文件收集的时候，也要对临时材料进行收集，并做好档案丢失的防范和补救工作，从而有效确保产品档案的准确性和完整性，使产品档案的价值得到充分发挥。

2.2 加强制度建设，规范档案利用

想要充分发挥产品档案的作用，就必须要建立完善的档案审批制度和档案利用制度，为企业产品档案管理的顺利进行构建有利环境。例如在查阅产品档案的时候，需要在经过相关部门和领导的批准之后才能够使用产品档案，且在利用产品档案的时候要做好保密工作，对于一些许可范围的产品档案可以开放使用，对于机密档案要限制使用，从而有效避免档案泄漏等风险问题[5]。同时，在利用计算机技术和互联网技术提供档案查询和档案共享服务的时候，需要根据产品档案的保密级别进行权限设置和加密处理，并严格规定产品档案的借用时间，避免产品档案借出时间过久造成丢失问题。此外，档案管理人员也要加强档案数据库的安全防护工作，利用防火墙技术、防毒杀毒技术提高档案数据库的安全性，从而有效促进企业产品档案管理的正常运行，为企业产品档案管理的发展奠定良好基础。

2.3 提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员作为企业产品档案管理的执行者，其能力水平对产品档案管理的效率和质量有着至关重要的影响作用，企业应采取多种措施提高档案管理人员的整体素质，为企业产品档案管理的有效进行提供有利支持。首先，企业要积极加强档案管理人员的培训工作，不仅要确保档案管理人员掌握必要的档案专业知识，也要深入了解产品的生产、销售和研发等各个工作阶段的实际情况，从而准确掌握产品档案的形成规律，有效确保产品档案管理工作的顺利进行。其次，档案管理人员也要熟练掌握计算机技术、互联网技术、软件操作技术等各种现代化技术，将其灵活运用到产品档案管理中，这不仅能够提高产品档案管理的效率和质量，也能够有效促进产品档案管理的创新发展，使企业产品档案管理的整体水平得到有效提高。最后，企业应积极提高档案管理队伍的建设力度，根据企业的发展情况展开档案管理人员的招聘活动，根据产品档案管理的要求选用掌握现代化技术的复合型人才，从而有效促进企业产品档案管理的科学发展。

3 结语

综上所述，为促进企业产品档案管理的有效进行，使产品档案管理更具有规范性和有效性，企业应积极规范档案收集和归档工作，加强制度建设、规范档案利用，提高档案管理人员的整体素质，从多方面提高企业产品档案管理的效率和质量，为企业产品档案管理的科学发展奠定良好基础。

参考文献

[1]孙昕.优化企业产品档案管理工作研究[J].兰台内外，2017（05）：70.

[2]吕敏.产品档案管理人员如何为企业发展提供优质服务[J].陕西档案，2016（01）：54.

[3]郭同萍.刍议企业产品档案的开发利用[J].现代经济信息，2014（19）：154.

[4]廖蕙.规范企业产品档案管理的实践[J].浙江档案，2013（09）：64.

[5]秦佩君，伍康平.产品开发过程中的档案管理[J].浙江档案，2012（10）：59.endprint