关于工程档案管理存在的问题及解决策略

王孝廉

摘 要：随着我国经济建设的快速发展，工程建设产业得到了快速发展。在开展工程档案管理过程中仍存在诸多问题，亟待进一步优化提升，寻求高效管理策略。通过提升工程档案管理水平，可以保障工程项目建设的规范性和稳定性，助力现在工程建设产业提档升级。

关键词：工程；档案管理；管理创新；信息化

随着经济建设体系改革的深入推进，工程管理工作不断向纵深发展。工程档案管理作为一项重点工作，也需要不断完善提升[1]。从工程档案管理实际来看，还有很大的提升空间，有待不断优化改进。

1 优化工程档案管理的价值分析

在工程档案管理过程中，实施创新管理模式，可以实现信息共享，通过对档案有关信息进行整合和梳理，可以从宏观进行把控，对于大型工程项目而言具有至关重要的意义。在现代信息技术的支撑下，通过优化工程档案管理架构，分析潜在的管理风险和问题，可以及早解决问题，对于很多相关问题也能实现经验的及时共享，提升管理综合水平[2]。在工程档案管理体系中，要想实现管理控制，最好的办法就是建立相应的档案管理控制体系，通过体系化的把控，统筹协调管理资源，在人员和财力配上实现优化，通过建立相应的工程档案管理机制，可以建立重大事项报告和档案留存机制，提升管理综合水平，通过工程档案管理体系的指引，也能提升管理层的重视程度，提升工程档案管理效能，满足工程项目在管理方面的需求，推动工作进一步提档升级。

2 工程档案管理存在的现实问题

（一）工作认知与重视程度不足

在工程管理工作实践中，很多工作者都认识不到工程档案管理工作的重要性，对档案管理工作缺乏足够的重视，认为这是一项常规性工作，工作改进与创新空间比较小。在这样的错误理念指引下，资金和人力资源都缺乏保障，工作人员在开展实践工作中，档案管理与保存也缺乏规范性，不利于工程总体工作水平的提升。提升思想理念上的重视程度，是工程档案管理的关键环节，如何突破思想和理念上的瓶颈，是一个重要的课题。

（二）工作水平有待提档升级

从目前工程档案管理工作实际来看，虽然工作要求比较高，并且呈现出新的发展态势。但是档案管理人员的综合水平仍有待提升，很多档案管理人员不注重学习，无法适应当前工作的需求，成为了制约工作总体水平提升的瓶颈[3]。基于此，寻求有效的人才引进和培养路径，是提升工程档案管理水平的基础和保障，只有夯实人才基础，才能充分发挥档案管理作用，提升综合管理层次，实现总体工作目标。

（三）信息化水平较低

从工作实际来看，由于存在工作繁杂和动态性强的特点，工程档案管理较为复杂，工作总量较大，很多工作都具有较强的综合性和体系性。但是，很多工程档案工作人员由于不注重信息化建设，档案信息化管理水平仍然较低，在这样的情况下，不仅工作效率较低，而且容易发生管理失误，给工程档案的安全运营埋下了隐患。要提升工程档案管理的科学性和稳定性，需要从信息化建设入手，提升工程档案管理综合水平。

（四）档案管理规范性有待提升

工程档案管理工作是重点工作，对规范性有着很高的要求。在工程档案管理工作中，很多制度和流程都不够规范，所以实践工作存在规范性不足的问题。在实践工作中，工程档案管理人员对于管理创新缺乏足够的认知，特别是没有经过培训，很多工程档案管理人员按照传统的工作模式开展工作，工作整体效能有待进一步提升[4]。提升工程档案管理的规范性，是让工程档案管理发挥作用的基础和保障，对于提升工程档案管理效果具有重要的意义。

3 创新工程档案的基本原则

（一）安全稳定原则

工程项目建设的第一要务是安全稳定。工程档案管理工作的核心在于安全稳定性。从工程项目管理角度来看，工程档案管理对于项目建设而言具有核心价值与作用，是保障主营项目建设业务开展的根基，也是提升工程项目运营规范性的重要渠道。在工程档案管理实践中，要不断创新和优化工作方式，将安全稳定原则放在首要位置，对于容易出现管理问题的环节，进行有针对性的整改，提升管理的规范性与科学性，将各项档案管理工作都纳入到制度的轨道中，从制度设计的角度出发，提升工作标准与工作水平，夯实工程项目发展基础。

（二）高效性原则

工程档案管理工作十分复杂，包含多项工作内容，在工作实践中，如果不能秉持高效工作原则，那么整个工作也将陷入无序的状态[5]，基于此，要不断提升工作效率，整合工作资源，提升工作的规范性，通过建立相关的档案管理制度，提升档案管理的有效性，将更多的资源投入到工程档案管理当中，通过规范秩序，提升工程运转效率，满足工程项目建设在创新发展方面的发展要求，适应当代社会发展形势。

（三）与时俱进原则

在工程档案管理工作实践中，传统的工作模式已经无法适应当代社会发展要求，如何优化工作模式与工作体系，适应当代工程项目发展需求十分关键。最为重要的是，要坚持与时俱进原则，根据工程档案工作与社会发展形势，不断调整工作模式，减小工作阻力，摒弃传统的落后工作方法，通过不断优化创新，让工作更具有时代特性，满足工程档案管理工作的多元化需求，服务工程项目建设工作，实现工程档案管理水平的有效提升，提升综合建设水平。

4 优化创新工程档案管理的具体路径

（一）注重理念上的创新优化

在开展工程档案综合管理过程中，要想提升档案管理水平，首先要从理念入手，注重理念上的创新与优化。工作理念是工作改进的前提，要摒弃传统的档案管理思维，主动适应当代工程建设发展形势，通过多种方式整合工作资源，提升档案管理的综合水平，在實践中，很多档案管理人员固守传统的思维模式，忽视了创新对于工程档案管理工作的重要意义，不注重采纳和接受现代管理方法和理念，制约了总体工作水平的提升，从理念入手优化档案管理路径和体系，是强化工程档案管理工作的核心[6]。基于此，可以实现工程档案管理目标，提升管理的科学性和规范性，让档案内容和留存真正发挥作用。endprint

（二）强化工程档案管理信息化建设

随着互联网和大数据技术的发展，现代信息技术与传统工作开始深度融合。工程档案管理工作量很大，而且较为复杂，通过引入现代信息技术，可以减少人工操作的失误，提升档案管理的规范性和科学性。在工程档案管理工作过程中，要注重数据技术的应用与分析，通过多种方式提升工作的信息化水平，让信息技术充分融入到管理过程中来，实现规范化管理目标，提升工程综合管理水平[7]。加强工程档案管理信息化建设，要充分借鉴互联网思维，打造“互联网+”的工程档案管理格局，提升管理的科学性，让现代信息技术成为支撑工程档案的有效工具。

（三）聚焦工程档案管理工作重心

从工程档案管理工作性质来看，具有较强的复杂性，这对于管理也提出了新的要求和挑战。在开展工程档案管理过程中，要找到工作重心，将工作精力在解决关键管理问题上，提升管理水平，满足工程档案管理的综合水平。随着工程项目建设的发展，档案管理不断多元化，在这样的背景下，工程档案管理也迎来了新的机遇和挑战。工程档案管理涉及到诸多环节，是一个动态过程，在工程档案管理实践中，要针对容易出现问题的节点性环节，创新开展工作，采取多元工作模式提升工程风险防控和综合管理水平，满足日益多样化的工作需求[8]。如何解决工程档案管理工作中存在的重点问题，是每一个档案管理人员都应当关注的问题，推进工程档案管理精细化和科学化，是现代档案管理的重要方向，要实现管理精细化、科学化目标，就要工作精力，将主要工作放在重点环节中，满足工程档案管理发展需求，提升综合管理效能。

（四）构筑档案动态管理体系

在开展工程档案管理工作中，要摒弃传统的静态工作格局，开展动态化的管理工作，通过深入现场、了解情况、动态更新等方式，实现档案的动态化管理，让工程建设管理体系真正发挥作用，及时记录进展情况，排查安全隐患，同时也能减少资源的浪费，优化工程建设体系，让工程档案管理工作真正发挥作用，提升工程项目治理综合水平。在工程建设工作过程中，会产生大量的留存档案，但是由于很多工作人员缺乏足够的重视，相关制度建设也不到位，档案管理總体水平相对较低[9]。在这样的背景下，要加强相关工程档案制度建设，明确档案管理职责，提升管理的综合水平。基于此，通过完善规章制度，可以让工程档案管理整体工作有章可循，进而可以明确工作要求和工作目标，实现项目建设工作的规范化管理目标。

（五）明确目标做好统筹协调

工程档案管理不是一个孤立性的工作，而是一个系统工程。在开展工程档案管理工作过程中，要想实现优化管理，提升管理的科学性，让工程档案管理发挥作用，必须对工程档案管理目标进行精准定位。在工程档案管理实践中，普遍存在目标不明确的问题，相关工程档案管理人员在开展工作过程中，不注重提炼总结，各管理流程之间衔接的不好，也无法及时反馈存在的管理问题，无法发挥工程档案管理的优势作用。要想优化提升工程档案管理总体水平，必须明确工作目标，进而确定改进防控的方向，引导工程档案管理工作朝着正确的方向发展，真正让工程档案管理发挥作用，提升工程项目管理效能。

（六）打造现代档案管理人才队伍

毋庸置疑，在工程档案管理实践中，同样存在人员老化的问题，由于知识结构陈旧，也不利于适应工程档案管理需求，让优秀年轻人才担任重点工作岗位，对于工程档案人才培养和管理效能提升都具有积极意义。在开展工程档案管理过程中，要注重专业人才的培养，工程档案管理具有一定的综合性，这要求档案管理人员既要懂得档案专业知识，也要懂得其他工程项目的业务规范，在实践中，要通过引进复合人才的方式，保障工程档案管理水平，同时也要注重人才的培训，提高工程档案管理人员的基本能力，适应现代项目建设工作需求，提升综合管理水平。作为工程档案管理人员，要加强理论和实践学习。

5 结语

综上所述，在开展工程档案管理过程中，由于理念和方法上的问题，制约了档案管理总体效果的提升。作为工程档案管理人员，在开展工作过程中，要充分利用现代管理手段，不断丰富和提升工作效能，满足当代工作需求，让档案管理工作真正发挥作用，指引工程项目工作全局健康、快速发展，构筑更加安全、高效的建设体系，助力全面小康社会建设工作。

参考文献

[1]石慧敏，刘淑妮.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].北京档案，2014（1）：25-27.

[2]范利君.缩微与数字技术在工程档案管理中的应用[J].兰台世界，2013（20）：33-34.

[3]何海恩，刘楠，王成程等.基于风险思维的大科学工程档案管理方法探讨[J].兰台世界，2016（22）：53-55.

[4]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务，2015（24）：75，58.

[5]梁凤珊.工程档案管理对建设工程质量的作用分析[J].办公室业务，2017（13）：131.

[6]吴琼.工程档案管理对促进建设工程质量的作用探析[J].房地产导刊，2015（34）：344.

[7]张蕊.论工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].城市建设理论研究（电子版），2015（20）：1151-1151.

[8]柴军艳.探究关于建设项目工程档案管理的思考[J].东方文化，2015（1）：98-98，102.

[9]关明杰.探讨加强工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].黑龙江史志，2015（6）：73.endprint