精细化管理在医院档案管理中的应用

伍志新

摘 要：随着时代的不断发展，各类信息技术以及大数据技术的应用越来越普及。同时，信息量的逐年增大也让网络存储方式逐渐取代了传统信息资源存储方式。基于以上变化，新时期医院档案管理工作者的档案管理工作，唯有紧跟时代发展步伐，革新始终坚持精细化的管理理念，创新管理模式，如此方能有效提升医院档案管理工作的工作质量，从而最大限度满足医院对档案的利用需求。

关键词：精细化；管理理念；医院档案

如今，医疗技术不断进步，医院管理主要朝着综合化、信息化与精细化的方向发展，因此精细化管理可满足医院对工作人员档案管理的基本要求。精细化管理为目前较为先进的一种管理理念，可体现数据化、标准化与程序化等特点，也可显著提高档案管理质量，还可提高管理人员服务质量与工作效率。

1 医院档案管理的重要性

所谓的医院档案，简言之，即医院的日常工作记录，是医院各科室人员日常工作开展的重要依据。因而针对医院档案的管理不仅关乎医院的日常工作质量，且与医护人员工作效率亦息息相关，因而作为管理人员，应务必对医院的档案管理工作给予足够重视，并在日常的管理过程中，积极将精细化的管理理念融入档案管理过程中，以实现对医院档案的有效管理。随后通过对各类档案信息的汇总与统计，由此形成医院档案“大数据”，为医护人员的日常工作开展提供有效的数据支撑，进而确保其服务质量的有效提升。

2 精细化管理的概述

精细化管理就是将管理责任具体化、明确化、精细化，对管理过程中出现的问题及时处理的一种管理模式。精细化管理是一种管理理念，体现了组织严谨、认真、精益求精思想的贯彻，是现代社会趋向专业分工发展的必然结果，是一种全新的管理理念。与传统管理模式相比，精细化管理具有无可比拟的优越性。在精细化管理模式下，管理责任得到了落实，所有工作都有章可循，有据可查。对于医院而言，医院精细化管理是医院提高医疗服务质量，获得良好经济效益的前提，在医院管理工作中应用精细化管理，可以让医院的战略规划有效的落地并开展实施，提高医院的运营绩效，增强医院管理人员的执行能力和运作水平，提升医院医疗服务水平，对医院的稳定发展有着重大意义。

3 档案管理中存在问题

3.1 管理体制问题

利用精细化管理中的 PDCA 循环法发现，在现阶段有些科室或部门还保留着落后的档案管理体制，这极易出现管理混乱与档案丢失等问题。若发生档案管理问题，则能够进一步影响医院医疗人员的相关工作，也有可能直接影响医学研究的开展，同时对整个医院医疗管理的质量造成了影响。因此，落后的档案管理体制可为医院工作人员带来很多的麻烦，也可显著降低其工作效率。

3.2 档案归档问题

在档案归档时容易存在收集效率低、归档错误等问题。若医院日常管理缺乏统一、规范的管理标准或档案管理模式，则直接导致医院档案管理效率低、档案内容杂乱、管理混乱等问题。如果医院管理人员不重视医院档案管理，那么档案的立卷与归档也存在问题。同时，医院档案的作用无法得到充实的发挥，医院管理效率与管理质量很难得到提高。

4 精细化管理在医院档案管理中的应用

4.1 明确医院档案建设的目标

为实现对医院档案的精细化管理，首要任务便是对医院档案的建設目标予以明确。对此，不同医院需依照自身实际情况来提出相对较为符合医院发展规律的发展规划，随后通过长、短期目标相结合的方式，将整体目标进一步细化为阶段性目标，并将不同目标下放至相关部门，待年末再对各分管部门进行统一的考核并给予适当的奖励，以此方可充分调动工作人员的工作积极性。当然，在此过程中，医院还应做好各部门档案的分类工作，并指派专业人员进行管理，以及时解决其中存在的问题，进而确保医院档案建设工作的有序开展。

4.2 应用精细化理念做好医院档案整理和归档工作

将精细化的理念融入医院的档案管理工作中，作为管理人员，首先应确保其所搜集档案资料的科学性与完整性，随后根据不同类型的档案采取不一样的方式或方案来进行分别管理，以确保档案类别的清晰。与此同时，针对不同类别或不同等级的档案，应将档案归档的全过程也完整记录下来，从而避免档案丢失、损坏等问题的发生，从而确保档案后期使用的准确性与便利性。最后，以精细化的方式归档医院档案，作为医院档案管理人员还应务必确保档案归档的条理性，并以完善医院档案管理模式为基础，努力提升自身的档案管理水平，如此方能为医院人员的医疗工作开展提供便利。

4.3 医院档案精细化管理制度

医院档案管理人员的首要任务是通过体制建设提高其管理效率与管理水平，在新形势下应迎合医院档案管理的基本要求，提高医院整体的管理质量，将医院档案管理工作的基础打牢，完善《档案保管制度》《档案工作保密制度》《档案利用制度》《档案材料归档制度》等档案管理制度。在精细化管理下，档案管理制度应融入精细化管理的核心理念，制定相应的档案管理标准与管理内容，促进档案管理效率与医院整体管理水平的提高。同时，制定《档案人员岗位责任制》和奖惩与考核制度，一是要树立档案工作的时效观，二是要树立档案工作的动态观。医院管理人员必须采取合理的方法与措施进一步完善档案管理制度，从而保障档案管理的有效性。在档案管理中，各个环节与步骤都需要进行仔细划分，利用 PDCA 分析法，持续改进，并对对管理人员定期考核，使其职业素养与专业能力更进一步，促进医院日常工作的顺利开展。

4.4 增强法制意识

依法管理与依法行医是医院管理的重要准则。不管是医学方面的科技交流、学术研究，还是医院的法律纠纷、行政管理，都与医院档案管理工作紧密相关[7]。医院档案管理人员应在档案工作中结合《档案法》与实施办法，或者是配套的有关档案管理的行政法规，有效适应卫生体制改革，认真执行国家档案局、卫计委《医药卫生档案管理暂行办法》《医学科学技术档案管理办法》，同时结合卫生改革实际制订本单位的规章制度，使档案管理工作规范化，使其有法可依、有章可循。

4.5 建立精细化的医院档案管理责任体系

新时代背景下的医院档案管理人员，唯有积极革新自身管理理念，创新管理方式，不断强化自身的管理意识才能满足信息时代的发展需求。此外，无论是医院领导或是专职的档案管理人员，均应认识到档案管理的重要性，从而加强对档案管理人员的管理，如此才能充分发挥档案的真正价值，并提升档案管理人员的管理水平。最后，为确保医院档案管理各项工作真正落到实处，医院还应建立相应的档案管理责任体系，以明确相关管理人员的工作职责，从而确保档案管理工作的有序开展。

5 结束语

医院档案管理可促进医院的发展，也能够直接反应医院整体管理质量与管理人员的工作能力。尤其在医疗科技不断发展的如今，医院相关管理部门必须采取科学合理的方式完成档案管理工作，提高档案管理人员的工作效率与管理质量，将精细化管理有效的融入医院档案管理。

参考文献

[1]朱丽丽，李娜，宋茂民，等.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].中国病案，2016，17（6）：51-53.

[2]许建伟，王军.医院档案精细化管理探讨[J].中外健康文摘，2013（49）：85-86.

[3]耿玲.医院档案精细化管理中“加减乘除法”的应用分析[J].中国卫生产业，2017，14（15）：147-148.

[4]张园.医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用分析[J].中国卫生标准管理，2016，7（12）：19-20.

[5]高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（13）：115.endprint