如何提升事业单位人事档案管理水平思考

莫小玲

摘 要：有效开展人事档案管理工作，是确保事业单位长期发展的重要保证。文章阐述了人事档案管理工作对事业单位的重要性，分析了当前我国事业单位人事档案管理工作的问题，并就如何提升人事档案管理水平给出相关建议。

关键词：事业单位；人事档案管理；不足；措施

随着社会经济的发展，事业单位在人事档案管理方面暴露的不足愈发明显，比如管理体系不健全、管理手段不科学、管理意识差、人员素质低等等，对事业单位造成了一定影响。因此，采取有效措施提升人事档案管理水平，是新形势下事业单位亟需解决的重要问题。

1 人事档案管理对事业单位的重要意义

对于我国事业单位而言，主抓人事档案管理工作是一项重点，是关乎事业单位长久发展的关键所在。人事档案工作涉及面广、内容量大，包含了事业单位所有在职员工的个人信息。从个人信息深入了解员工的个性特点及工作水平，并视其为合理调配工作岗位的重要依据，从而确保员工工作效率最大化，实现事业单位的长效发展。从这一点来看，加强对人事档案管理工作的重视，完善在管理、人员方面存在的主要问题，是新时期对事业单位提出的重点要求。

2 事业单位人事档案管理工作存在的不足之处

2.1 人事档案管理体系不健全

意识决定行为，我国事业单位在人事档案管理方面的种种问题，根源就在于缺乏对人事档案管理工作的重视，导致管理体系存在诸多漏洞，进而影响到档案的应用效率。但凡涉及到人员岗位调配，一般是由单位领导使用个人档案查看具体人员信息资料，部分档案所记载的信息往往是员工过去的情况，现阶段内容还没有更新，员工最近一段时期的工作水平是提升了，亦或是下降了，这些是无法知晓的。一旦领导依据错误的信息资料调整工作岗位，便无法达到人尽其用的效果，不仅造成工作效率低下，也不利于事业单位的持续发展。

2.2 人事档案管理制度不完善

由体系根源引发的弊病能够对制度产生巨大影响，制度在规范生产建设方面有着不可磨灭的作用。在档案管理方面，事业单位仍然以传统的管理模式为主，这种管理缺乏对重点内容的强调，并且力度小、落实难。管理人员忽视了建档的合理化标准，致使人事信息具有独立性特点，相关部门不能针对信息进行人员调配，从而影响到整体工作效率。

2.3 人事档案管理手段不科學

现阶段我国部分事业单位还没有脱离传统管理观念，纸质文档依然是档案管理工作的重要形式。管理人员将单位员工的个人资料一一记录后进行归档，人工操作的误差概率大，很难确保信息资料是完整的。同时，笔录速度也很难符合具体要求，人事管理效率难以保证。另一方面，档案管理工作并没有引起单位领导的高度重视，相关设备设施极度匮乏，加之新形势下人事档案管理的工作量与日俱增，对卷宗、文件的整理保管都有着一定的影响。

2.4 管理人员专业素质有待提升

忽视档案管理工作的一个重要体现，就是人事档案管理人员专业素质与实际标准有着不小的距离。事业单位的人员结构不合理，资历老、年龄大的员工干部偏多，一部分员工的业务能力有限，缺乏学习意识和相关培训经历，只是依靠传统手段进行日常管理工作，不能保证较强的工作效率。一方面人事档案管理队伍缺乏专业性建设，另一方面相关体系制度不够健全，员工信息漏记少记现象十分常见，影响到工作岗位的分配效率，在人才合理使用方面存在着较大缺陷。由此可见，提升人事档案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考虑周全的前提下采取有针对性的整治、防范、强化措施，才能彻底发挥人事档案管理职能，为事业单位谋求效益。

3 提升事业单位人事档案管理水平的措施

3.1 加强对人事档案管理的重视

只有认识到人事档案管理对事业单位长久发展的意义，才能针对管理工作存在的缺陷进行补救，从而真正提高人事档案管理水平。单位领导应时刻督促、纠正管理人员的工作作风，加强档案的规整力度和审核力度。同时，应针对设备设施不足等加大资金投入，购置灭火器、专用档案柜等解决火灾保管隐患等问题，做人事档案的保管与存放，提高科学管理意识避免出现档案发霉受潮的情况。另外还需要注意到随着时代的发展与进步，传统管理已经不适应现代化发展需求，必须做出有效应对，从而提升管理水平，需要做好相关宣传工作，使创新管理、优化管理深入人心。

3.2 健全人事档案管理制度

制度是行事的依赖和准则，加强人事档案管理制度建设才能保证事业单位与新时期、新要求相匹配。可参考国家制定的相关政策法规，结合事业单位实际情况制定一套适用于自身发展的规章制度，规范具体工作的方针方向。管理人员应主动学习《档案法》等相关制度文件，确保人事档案管理工作有法可依、有章可循。除此之外需要重点强调人事档案管理的深度与广度，因为该工作是面向单位全体职工的，所以各部门人员有义务加强协作配合，比如定期为其它部门开展学习培训工作，提高人员思想素质，只有全体员工深切意识到人事档案管理的重要性，并且能够在一定程度上起到推动人事档案管理建设的作用，才能有效避免种种问题的发生。

3.3 加大人事档案管理创新力度

创新与改革是保证事业单位长远发展的重要基调，创新人事档案管理的必要性不言而喻。人事档案面向事业单位全体员工，考虑到人事信息和人员变动的复杂性，人事档案管理既要符合现代化管理特征，又不能从集中管理模式下分离出来，辩证看待传统管理手段的利弊，取其精华从而与现代化管理进行高度融合。比如实现社会托管、代管，加强对电子文档的开发与应用，降低管理压力、提高管理效率，是未来人事档案管理工作的建设方向。

3.4 提升人事档案管理信息化水平

科学技术意味着高产与高效，人事档案管理要做到与时俱进、推陈出新，就要加强对网络技术的研用开发，让人事档案管理与信息化接轨，突破传统管理模式的限制，从而走上高水平管理道路。在计算机的处理下，一个个纸质文件变成了数字文档，将员工个人资料毫无分差地记录于档案之中。一方面有利于随时对档案进行补充更新，另一方面实现了便捷取档、调档，而且能够有效防止档案篡改等不良事件发生，保证个人信息是真实的、完整的，为事业单位科学选拔人才、调配岗位提供了重要信息依据。

3.5 做好人事档案管理队伍的学习培训工作

任何与人事档案管理相关的措施整改，还是要通过人来完成的，管理人员的专业素质，决定了人事档案管理质量是否达标，也是衡量一个事业单位综合实力的重要标准。所以，加强人事档案管理队伍素质建设是重中之重。管理人员应主动积极参加事业单位组织规划的学习培训活动，学习了解有关档案管理的新理念、新手段，并且养成自主学习的好习惯，不断充实个人专业水平。另一方面，事业单位应适当抬高入职门槛，让每一个通过应聘、进入工作岗位的人员都能符合相关标准；再者，可提升资金待遇，面向社会招贤纳士，不断扩充人事档案管理团队，切实提升人事档案管理水平。

4 结束语

综上所述，对人事档案管理工作的意义进行分析，针对现阶段我国事业单位在人事档案管理方面的不足提出相关建议。总之，提升人事档案管理水平刻不容缓，需要每一个领导、管理人员给予高度重视。

参考文献

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