水利工程档案管理的研究探讨

摘 要：水利工程对基础设施改造、工农业生产、生态建设等方面的作用至关重要，在水利建设工程中，水利工程档案作为其中的一项重要工作，对水利工程整体建设过程进行一个全记录，反映水利工程建设的始终。文章围绕水利工程档案管理的概念着眼，阐述水利工程档案管理的几个特点，分析当前水利工程档案管理的现状，提出存在问题与相应解决对策。

关键词：档案管理；水利工程；农田水利；信息化

1 引言

水利工程建设普遍性存在的几个特点是参建单位多、建设周期长、建设规模大、分包总包项目多，往往是从开工到完工需要持续较长的时间。基于这些特点，在水利工程档案管理的过程中，经常出现的几个矛盾是管理方式的单一与高程度的复杂性、档案管理人员流动性频繁与项目的持续、档案管理手段的原始性与极具差异性的工程项目内容相互之间的挑战，这在管理上就大大提高了水利工程档案管理工作的难度。信息化背景下，化解和应对这些矛盾，满足水利工程档案优化管理的现实需求成为提升水利工程建设质量的题中之义。

2 水利工程档案管理的内涵和特点

水利工程从国家标准化委的定义涵盖，指的是旨在为实现防洪涝、农田灌溉、水利发电、供水围垦、民生保障等相关附属及套工程的统称，水利工程档案正是这些建设项目在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，其管理水平的高低直接关系到项目建设的社会效应和经济效应。

2.1 综合多样，复杂性程度高

一方面，水利工程技术复杂、投资大、工期长、规模大，因此形成了大量的水利工程的档案资料。而工程建设过程中，会形成大量的图纸、图表、声像等不同类型、不同载体的资料文件。另一方面，需要档案管理人员具备水利基础知识。从工程复杂程度看，水利工程是一项系统性与流程性较强的工作，包含的子工程较多，流程较为复杂，需要档案管理人员具备基本档案管理知识的同时还需要综合运用水利方面的理论与实践知识，具有复杂性。

2.2 持续时间长，不确定性程度高

水利工程建设过程中，受各个方面的影响，工程进度、施工方法等方面无法全部人为控制。档案管理手段、流程以及管理的时间段受到自然环境、社会环境、资金、资源等方面的限制和影响，存在诸多不可抗力与不可预测因素，往往因为施工过程频繁的产生变动，使得档案记录与管理方式不得不持续性的产生变化，出现不确定性。

2.3 各个项目差异性大，档案管理方式不完全同一

水利工程建设中，从工程设计到工程施工中的各个环节，无一不是受到施工地自然条件等因素的限制和影响，因而不同的水利工程档案存在较大的差异性。这种差异性是由水利工程建设本身决定。这些资料文件是水利工程在开展具体的规划、科研、设计、勘测、管理施工、维护、运行、抗灾等各项具体的工作的重要资料，反映某个水利工程的建设情况，相互之间差别大。

3 水利工程档案现代化管理的现状

3.1 多头管理，档案管理科学化程度不高

不同的参建单位，影响于水利工程的档案管理的差异是不一样的，因此多个参见单位共同集中起来考量的档案管理就容易出现混乱的情况。一般情况下，一项具体的水利工程，都会有很多个参建单位来共同合作完成。參建的单位多元带来管理方式的差异，有些参建的单位由于公司规模小、管理水平不高、档案管理技术落后、没有用信息化的方式管理档案，有些参建单位受制于自身水平，聘用不具备专业知识的人员管理档案，造成科学化程度低，信息化水平不够，给档案管理工作带来各类问题。这种情况下导致的档案管理工作水平容易出现参差不齐的现象，影响水利工程整体水平。

3.2 管理方式落后，信息化管理水平难以跟上

信息化的档案管理工作落实不到位，管理缺失，管理方法落后，容易出现在一些参建单位。而且在管理过程中，由于管理责任人不明确，管理工作人员的工作能力低，工作责任心不强，对档案管理的重要性认识不到位，因此不愿意主动去学习信息化的管理方式，导致了档案的信息化建设难以落实到位。在具体的档案管理过程中，还保留着传统的管理方式和管理思想，很多单位对档案管理工作的重要性认识不够，对政府出台的相关政策、文件上所要求的信息化管理规则置若罔闻，因此导致很多档案管理工作得不到应用的重视，信息化管理工作难以落实。

3.3 重视程度不一，档案管理资金投入不够

水利工程档案管理是一个复杂的过程，需要配置的东西很多，在项目建设过程中，特别是在工地前期，准备完备的档案管理场所是至关重要的，完备的管理设备也是基础条件，而且持续时间相对较长，人员经费也就对应很多，这些就都需要资金的投入。由于对管理资金的投入不足，所以导致管理设施的缺乏，管理场所简陋，存在大量管理安全隐患。基础信息化设备缺失不能满足基本的工作需要，当面临恶劣的工程环境时，纸质版的档案一旦遭到水灾、火灾、腐蚀、虫噬等灾害，就会导致这些资料出现灾难性的损毁。

4 水利工程档案管理优化的思考

4.1 集中管理、统一指导——科学化档案管理体制

水利工程档案管理的优化涉及到解决多头管理，最后出现混乱的问题，对于这一问题需要针对性的采取手动。一方面，要根据档案管理规章制度的制度规范要求，建立健全水利工程档案管理体制，要严格地按照相关的政策规定来建立统一的档案管理体系，完善档案管理人员队伍。在建设某一个水利工程时，可以成立专门的档案管理部和或者档案督查部门来对各个参建单位的档案的管理、规范管理和人员管理工作进行统一的指导，从体系上集中。

4.2 立足长远——培育专业档案信息化管理人员

很多水利工程项目的管理方思想观念落后，认为水利档案管理是一个看家、照顾资料的事情，随便安排人去做就，导致档案管理过程中人员综合素质不高，对档案的管理工作的重要性认识不强。因为要提高重视程度，招聘具有一定的专业技术的工作人员来从事信息化的管理工作，熟悉相关的软件、具备档案数字化相关知识水平和基础来进行档案管理。另外，可以联合城建档案馆，通过参加他们组织的不定期归档培训学习，不断提升档案人员工作技能，才能更快更好地推动水利工程的信息化管理工作。

4.3 增加投入——厚植管理基础

加强对水利工程档案管理的重视程度，很大一方面就是增加资金的投入和使用程度。一方面，水利建设过程中的相关单位都应提高对档案管理的重视度，从管理层起强调档案管理的重要性，并在具体工作中安排与档案管理相对应的工作开展。在管理体系上责任到人，并设置相关的档案管理质量评价指标，组织人员对不同单位、不同工作内容下的档案管理工作进行评价，以监督和管理档案管理具体实施情况。另一方面，对档案管理的资金投入不但要在具体的信息设备上，更要在档案信息化管理的软件的购买和开发上的投入，因为水利工程的档案信息很多都涉及到国家的重要的民生工程，因此很多水利工程的信息化的档案管理的资金从一开始就要列入预算，加大对水利工程的档案的信息化管理的财政投入，实现一个基础性的保障。

总体上说，水利工程档案管理水平的提高，要立足于水利工程档案这一工作本身的特点，强化信息化管理工作、强化人员管理、强化体系管理，以资金作保障，在信息化管理的动态过程中，实现水利工程档案管理水平和管理效率的提高，从而推动水利工程建设。

参考文献

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作者简介

陈欣（1980-），女，山东省泰安市东平县人，本科，毕业于山东师范大学，助理馆员，研究方向：水利档案管理或水利建筑档案管理。endprint