浅谈企业档案管理发展带来的经济效益

摘 要：本文从企业的工作宗旨、经济效益、创新发展等方面，论述在日常工作中档案的形成、积累，并按要求分类整理、统一管理，实现档案的有效利用，对企业发展带来的经济效益。档案人的责任心、细心、耐心及领导的重视也是必不可少的。

关键词：工作宗旨；经济效益；创新发展

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业档案是企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式，同时也是企业文化的重要部分。企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业应注重日常工作中各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理、统一管理，实现档案的有效利用。

1 提高对档案工作宗旨的认识

1.1 优秀的历史文化带给我对档案工作的深刻启示

档案资源以它的真实性、权威性及严肃性的品格特点，积淀和贮存了丰厚的知识量、信息量，是其他资源不可替代的，我们的档案工作就是要以职业史家的理念，捍卫档案资源的真实性、权威性和严肃性。在具体操作上，力求资源的完整性、完好性以及资源体系的全面性，进而达到科学排列，形成系统，释放档案资源的信息量和知识量，为社会、为企业、为档案事业的腾飞做好服务。

1.2 档案的工作宗旨，是促进企业档案发展的基石

2018 年是我从事档案工作的第7个年头，我很激动，也很骄傲。7年来，查档利用工作使我变成了一个平心静气、耐心细致、喜欢钻研业务的档案人，我感谢这个岗位，真心喜欢和珍惜这份工作。7年让我深深体会到，做好档案利用服务，除了掌握业务知识个人必须做到“三心”，即责任心、细心、耐心。

责任心是基础。能够从事自己喜欢的工作，本身就是件幸福的事，同时，我也知道自己所承担的责任。记得第一次走进库房，看到一排排整整齐齐排列的档案，手指触摸上去，像在与历史握手，一种自豪感油然而生。档案利用工作是一项服务性工作。随着业务工作的不断发展与扩大，查档利用者越来越多，范围越来越广，档案利用率也越来越高，这就促使我对库房档案的熟悉程度要相应提高，利用工作也就由以前的被动提供向主动开发快速转变。所以，没有高度的责任心是做不好档案利用工作的。

细心是关键。在查档利用工作中，查档服务的每一个对象都是独立的，要满足每一位查档者的要求，细心尤其重要。在工作中，经常遇到不同需求的人同时查阅的情况，有时一天接待 20 多人次。利用需求不同、各自所需档案材料并不是一目了然等诸多因素，都给档案提供带来了难度，这就要求我反应够快，心够细，才能找到查档者所需档案材料。

耐心是保障。这一点，在为内退人员查档提供服务时体会最深。我公司一名退休员工，由于自己高级经济师的资格证找不到，影响了退休工资的级别鉴定，这就意味着辛辛苦苦工作半輩子拿不到应有的工资，其心情可想而知。每遇到这类事件，我都要翻阅大量文书档案，耐心地寻找与查档者本人相关的一切信息，尽量帮其将工作经历接齐、接全，有时要到档案室爬上爬下十几个来回，甚至几个小时或几天要为一个查档者重复做同样的工作。因此，没有耐心是做不好档案利用服务工作的，耐心是让查档者满意的最基本的保证。

7年是我从事档案工作的一个小结，责任心、细心和耐心是我从事查档利用工作的体会，让“三心”成为我性格的一部分，为了我们新长宁档案事业的腾飞，一如既往，做一个踏实的档案人。

2 使档案在服务中发挥经济效益

2.1 保障信访矛盾的化解，维护社会稳定

档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。新长宁是一家以房产开发为主的企业，并肩负着长宁区1千2百万平方米新旧小区、商务楼等的物业管理。完善的基建档案为各个楼盘的维修、改造提供了有力保障。

档案还尤其体现在城市旧区改造、动迁安置过程中，不时有信访人对历年的动迁工作提出各种质疑。我们的档案室保存有系统、完整的档案材料，才能全面、真实、客观地反映了动迁过程的实际情况。

例如：原长宁路902弄41支弄28号戴某等户，动迁前析产分户6本产权证，1997年实施动迁，因双方长期协商不成，长房局作出拆迁裁决。1999年至2001年期间，经区化解办协调，5户改为货币安置并领取了安置款和各类补贴，1户调整了房子并办理了进户手续，至此，化解结束。未料到2003年，当事人又到区信访办寻衅闹事，妄称没化解，矢口否定化解情节，我们忙不迭寻找充分的证据回应无端的指责，历时2天杳无音讯，情急之下，终于在档案室查到完整的材料，提供给区信访办，彻底否定了戴家提出的无端要求，揭穿了否定化解的谎言。如若没有档案材料的支撑，戴家5户至少5间一室一厅价值至少500万元的资产将付之东流。

2.2 完善的企业档案可节省大量的资金

近些年税务部门深入贯彻《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知》的精神，进一步加强土地增值税清算，强化税收调节作用。我公司开发的项目也陆续开展了土地增值税清算工作，有遇到开发时间比较久的项目，也涉及最近几年开发的项目。在向税务部门报送大量项目资料时，就需要企业的档案部门来配合财务部门来完成税款申报任务。例如：土地增值税是2001年开始的，马赛花园和仙霞路888项目的销售时间跨度比较长，但大部分都是在01年之前销售的，档案室调取当时的销售档案汇总了成清册，并同其他相关资料向主管税务机关申请了免税认定，使企业税款得以减免。对于最近十年内开发的项目，税务局与企业在某些方面理解上也存在争议，比如新时空的社会停车库。企业认为社会停车库主要是为缓解周边停车而建，且产权属于全体业主，应当将其视为公共配套设施，其建造费用按公共配套设施费的有关规定在税前进行扣除。税务局一开始不认同我们的做法，直到从档案室调取了民防办出具的证明和交易中心的说明，才最终同意社会停车库的建造费用在税前先行扣除，为企业节省了千万元的税负，为企业的可持续发展提供了强有力的保障。endprint

2.3 提升档案服务，助力社会与企业的发展

现在有很多家庭申请廉租房和经济适用房，这就需要提供以前的房屋资料和拆迁协议。特别这几年，我们每年要接待上百户家庭来查找资料。还有很多租赁房要改为产权的过程中，很多人以前动迁时付过超分面积款，因为相隔时间太久发票已经遗失，我们还要从一二十年前的凭证中找出当时的发票，如果沒有当时的发票，居民现在就必须多付好几万。按规定超过十五年以上的凭证都可以销毁，但是我们很多涉及到动迁、买卖的凭证等资料都细心保管，当居民那连声的谢谢一次次证明了档案的重要性，档案工作为居民提供了实实在在地服务。

3 跟随企业发展、创新管理模式

在社会飞速发展的今天，企业的管理体制、运行机制为了适应社会发展需求不断发生着变化。企业经历了改制集团化的转变，企业的管理模式也从传统到现代进行过渡。企业档案工作作为支撑企业发展的基础，随着企业的不断变革与发展，如此大型的企业如何在一次次变革中使档案做到不流失，光靠几个人是不能完成的。

企业的档案工作是应该是一个全员参与的综合性管理工作，所有档案制度制定之后需要各部门分别贯彻实施。在此过程中，我们需要发挥每个部门、每个人的力量，才能将档案制度及工作方法深入到每个日常工作中去，细化到文件形成及利用的每一个环节，这样才能把档案工作从基础做实、做好。

3.1 领导体系建设

为了规范公司档案管理，我们专门建立了自己的档案管理工作体系。首先是领导体系，我们建立了档案工作三层次的领导：一是公司级设立分管领导，二是档案部门负责人，三是各部门和基层单位分管领导。领导对档案工作的重视与决策，对档案工作的开展起着决定性的作用，因此领导体系的建设为企业档案工作的开展提供了有力保障。

3.2 档案人员配备

由于企业档案工作涉及到日常工作的方方面面，因此档案工作的开展还需要各部门及下属单位兼职档案人员的配合。为此我们建立了兼职档案人员体系，负责日常本单位或部门档案的收集、整理、移交工作。兼职档案人员体系的建立为保证了文件的形成至档案管理各环节工作落实到位，为企业档案工作的开展提供了人员保障。

3.3 工作体系建设

有了完善的组织体系，还需要有系统严密的工作体系，企业的档案工作是一项系统工程，目前我公司实行的是统一领导分级管理的档案管理模式。档案管理部门负责公司主要核心档案的保管与利用工作，对于下属单位我们实行二级管理。档案管理部门作为业务管理部门，定期对下属单位档案管理工作进行指导与考核。

参考文献

[1]丁晓虹.关于新时期企业档案管理的几点探讨《档案学研究》2013（7）

[2]张丽.浅议企业档案管理《档案学研究》2013（7）

[3]曹婷婷.档案工作创新、加速企业发展《档案学研究》2017（2）

作者简介

沈燕萍（1981-），女，汉，上海市，档案员，本科，上海瑞创物业管理有限公司，研究方向：企业档案管理。endprint