浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新

窦志

摘 要：行政管理部门将本单位或者是地区的各种事务活动记录下来，形成文字进行存档，通常叫做文书档案。文书档案的内容必须是真实的、完善的，与单位的生产与发展密切相关。所以，本单位的文书档案管理人员必须做好文书档案管理工作，相比之下，传统的纸质文书档案管理工作已经跟不上时代的步伐，这就要求我们跟上科技的发展，充分运用信息化技术创新管理文书档案工作，提高管理水平。

关键词：信息化背景下；文书档案；管理工作；创新

当代信息化管理是一个单位提高自身管理水平和开展现代化建设的基础。近年来，单位管理档案的改革，原始的文书档案无法满足目前单位的发展。因此，要求我们查找出文书档案管理中的不足，逐步完善各种制度，不断创新管理，提高从业人员的综合素质，由此来促进单位的持续发展。

1 信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题

1.1 对信息化管理理念认识不足

运用科技信息化管理的手段进行文书档案管理可以提高管理质量，加快办事速度，但是就当前情况下，大多的管理者年龄偏大，它们对于信息化管理理念的认识以及运用计算机操作的水平远远不够，没有充分理解信息化技术带给文书档案管理的有效意义。传统的管理理念和方式方法，不但影响效率，还给文书档案的工作带来严重的质量问题，在一定程度上限制了文书档案的利用。

1.2 文书档案检索效率不高

计算机检索和人工检索是目前我国文书档案检索的不同方式，但文书档案中人工检索方式的比重比较大，这种方式时间长，效率低，重要的是质量也得不到保障。这种情况虽然得到了上级管理部门的重视，相继出台了多种手段进一步完善，但是随着检索形式和检索数量的不断增加，人工检索的效率却仍然停滞不前。造成这种现象的主要原因是由于管理人员在开展工作的时候，过于注重检索工具和检索内容数量的结合，却忽略了检索的整体质量。例如，在对某些类型的文书档案管理中，没有对其给予高度重视，这类档案主要包括专题归类、题材归类以及历史沿革等。

1.3 文书档案管理工作人员的专业技能欠缺

信息化背景下，对于文书档案管理工作的要求进一步提高，档案管理工作人员在新的时代也要面临新的机遇和挑战，尤其是以往的学习内容和工作方式也随之改变。在文书档案管理的岗位中的从业人员，尤其是老员工，接收新鲜事物的能力较差，他们习惯于原来的工作方式，对于信息化相对排斥，依旧采用传统的方式进行存档与查找，这就使工作效率和质量很难提高到标准中来，无法满足新时代的档案工作的要求。

2 信息化背景下优化文书档案管理工作的策略

2.1 强化制度，转变观念

信息化背景下的文书档案管理必须遵从新的管理制度，实行新的规范，才能保证文书档案管理工作的科学合理发展。首先制定一些行之有效的管理规范以及工作程式，保证每一位从业人员都必须严格按照操作程序，高效率的完成工作任务，所以制定科学合理的文书档案管理制度是单位管理工作者的首要任务。在科技飞速发展的今天，必须加强信息的安全性，尤其是文书档案的管理人员，必须要转变思想观念，增强安全防范意识，在工作的每个具体细节都设有安全防护措施，确保不会泄露和丢失文书档案的信息，保证单位文书档案的实体安全和信息安全。

2.2 提升信息化管理平台

要想提高文书档案管理工作必须建立一个信息化管理平台，并且完善管理办法。信息化管理平台是实现各种文书档案的存储、加工、保存以及查询，还具备软件开发等的功能。不断提升管理队伍的能力，建立一支具有高素质的专业化团队，进行科学合理的管理，使文书档案工作更上一层楼。

2.3 普及管理人员素质

信息化背景下，文书档案管理工作随着科技发展的变革而管理人员提出了更高的要求，信息化技术的普及，使文书档案管理的工作效率及工作质量得到了质的飞跃。作为管理人员，首先要提高自身的文化修养和专业技术能力，同时提高综合素质能力。所以，有关单位要按时组织管理人员参加专业培训，并且运用到基层的实际工作中，针对工作实践找出不足之处，制定新的培训内容，使管理人员在思想上和能力上不断前进，有效促进管理人员的全面素质发展。另外，制定相应的奖励制度，对于在工作中有突出表现的或者是通过工作实践创新出新的改革措施的，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。

2.4 提高工作效率

提高工作效率是每个部门都在积极倡导的目标，如何真正的提升工作效率，需要我们多方面进行。首先，文书档案从业人员必须熟悉掌握自己的本职工作，且加大文书档案工作的宣导工作，明确档案管理的目标，使工作真正做到得心应手。然后，文书档案管理中与各个部门之间的协调很重要，所以一定要做好协调管理工作，提高思想认识，在工作中相互配合，相互服务。再次，就是从业人员要在工作的不断的积累工作经验，在工作中遇到问题或是紧急情况时，可以根据以往的经验从容应对，不断的积累问题，解决问题，在此基础上不断改进，可有效提高工作效率。

2.5 构建全面的文书档案管理信息系统

为使文书档案管理的信息化与创新发展更加顺利地开展，应该明确文书档案管理信息化的发展方向，投入一定的人力、物力和财力改进文书档案管理的基础设施，以先进的网络信息技术来配置来促进文书档案管理工作，在这一过程中，全面构建文书档案管理信息系统十分必要且重要，多元化的创新服务的开展能够使得文书档案管理工作紧跟信息化时代发展的步伐，加快建立完善和完整的文书档案管理体系。

2.6 在线办公与在线档案信息查询

当前，人们进行工作基本方式都是通过网络进行，人们主要依靠网络获取与工作有关的信息。而网络之外的信息，虽然有利于工作的开展，但是这些信息获取起来存在较大困难，并且这些网络外信息与工作方式距离较远，容易被人抛弃。这时要想让传统纸质档案作用继续得以充分发挥，行之有效的办法就是将其扫描转化成在线电子文档。当前，在线档案信息直接可利用率明显偏低，特别是各档案馆保管的档案信息，往往很难实现全文免费阅读利用。而各种电子文献，如中国知网、万方等的存在让人们直接利用文献成为了可能。因此，档案管理界必须采取有效措施致力于此局面改善，否则就会对社会发展造成极其不利的影响。

2.7 创建综合档案文书存储模块

文书档案管理具有较多的工作内容、较大的任务量，因此应该充分地发挥信息化设备的积极作用，打造档案文书数据库。综合档案管理系统必须创建两个模块：档案文书管理与预归档管理。第一是将不同价值的文件保存为不同类别的文档库或归档，确保文件档案的完整性。在此基础上，对相关预备归档文件或移交而来的文件实施分类，将他们存储在相应类别的档案文书库中，以此为基础检索、收集、整理、打印或者统计相关文件。在创建信息数据库的过程中，必须采取规范化的档案文书处理格式，合理地发挥信息化技术的存储和分类处理作用，尽可能地增强利用档案资源的能力。

3 结束语

综上所述，信息化背景下文书档案管理工作的规范制度必须跟上时代的步伐，根据工作实践积累，在文书档案管理工作时工作人员要不断学习专业知识、不断改变思想、不断创新。只有将文书档案管理制度逐步进行完善，才能促进单位的可持续发展。因此信化息背景下的档案管理工作必须引起各单位的高度重视，提高从业人员的综合素质能力，建立起一套行之有效的操作规范程序，从而将文书档案的作用在单位发展中最大限度的发挥出来。

参考文献

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