新形势下计算机技术在档案管理中的应用

吴晓辉

摘 要：档案一直企业事业单位的宝贵财富，是单位进行社会活动的真实历史记录，随着社会的进步和科学技术的发展，计算机技术已经渗透到档案管理的各个环节，在一定程度上推动了企事业单位档案管理工作的发展，但是计算机在档案管理部门的应用远远落后于其他行业，计算机技术在档案管理中的应用还需要进一步加强。本文从计算机在档案管理存在的问题出发，提出了计算机档案管理措施。

关键词：计算机技术；档案管理；应用

随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用，现代化的水平也在不断提高，信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量其社会发达程度和科学技术发展水平的标志。计算机技术在现代化档案管理工作的应用也是在我国科学技术迅速发展、社会整体现代化进程的日益加快的形势下展开的。档案是一种“独一无二”的信息资源，大力开发和充分利用好档案信息资源，真正做到为改革开放和经济建设服务，必须加快档案管理电子化、现代化、智能化步伐，以充分迎接信息时代的挑战。

1 计算机技术对档案管理的重要性

在档案管理中，通过计算机技术可以实现扫描或者手工录入的方式将传统的档案管理信息转换为能够被计算机所识别的，并且能够自动处理信息的管理模式，并方便快捷的将档案信息压缩输入到计算机中，刻录成光盘实现存储。对计算机技术相对于传统的档案管理而言，计算机在文字处理，表格处理以及声像等各个方面具有得天独厚的优势，因此，通过计算机建立应用计算机系统，实现档案管理的自动化检索，充分发挥入库排架等作用，通过多角度的综合分析，为科学的管理和决策服务，充分实现系统化管理。计算机技术在档案管理中的运用主要是以电子文件的图形和图像模式为主，因此，可以通过计算机的自动检测和编目功能来实现对档案的管理工作。总之，通过计算机的扫描和光盘存储，既节省了空间，同时又容易保存，并且对于提高档案管理的工作效率，实现自动化管理具有非常重要的意义。

2 计算机技术在档案管理的应用中存在的问题

从近年来计算机技术在档案管理中的应用现状分析来看，尽管很多档案馆一直致力于现代化的档案管理建设，同时也非常重视计算机技术对档案管理的作用。但是在实际的投入和使用中，由于各个方面的原因，还是存在着一些问题。

1、充分了解计算机技术在实现现代化档案管理中的必备条件。计算机技术应用到档案管理中，必须做好充足的准备，确保数据的准确性，保证计算机的原始档案数据及信息的完整和准确。首先必须具备完整的硬件设施，它主要包括：计算机设备、计算机档案管理软件以及其他相关软件等等；其次必须具备完整的计算机管理软件设施。计算机技术实现数字化、信息化的档案管理，科学的管理是基础，另外做好档案数据库的工作，也是充分实现现代化档案管理不可忽视的一个方面。

2、计算机技术应用与档案管理中存在的问题。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。档案管理中引入数据库技术之后，导致原有的数据库规模变小，标准化程度降低，而且在通过计算机建立数据库的过程中，大部分都是低水平的重复建设，而且其服务范围狭窄，严重影响着档案信息数据库的利用率和效率。在通过计算机技术建立现代化的档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。

3 计算机档案管理措施

1、完善档案管理制度。利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。

2、注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力， 能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

3、建立电子数字档案库联网站点。在档案管理过程中，想要达到计算机技术的管理目标，就一定要真正的将计算机技术使用到档案管理中，在计算机技术的使用中，一定要按照计算机的特点和网络的实际情况来建立档案库，从而建立一个有效的档案库联网的网络，主要包括两个部分：1） 建立有效的电子数字档案库的联网站点，才能更好的实现计算机技术的使用价值，也才能提高计算机技术的运用效率，应该在电子数字档案库中建立有效的联网站点，让进行档案信息查询的用户能够自由的进行档案信息查询，可以不被时间、空间等客观的条件所限制，在电子数据库的网站站点中，用户可以通过信息界面登录到系统中去，然后根据自己的档案查询需求进行查询。2） 建立相应的档案信息共享网站，利用高效率的档案管理系统和方法对档案进行管理，从而保障电子数字档案的信息的安全性，也能够在一定程度上规范档案信息的使用，让档案信息查询的用户行为更加有保障。

在信息化的现代社会中，计算机技术的使用非常重要，对于檔案管理来说，使用计算机技术能够促进管理成本的降低，增强管理效率，让档案管理更加优化、科学、安全、可控。所以，需要加强计算机技术在档案管理中的应用，使用高效的管理方式来规范计算机技术的使用，并且促进档案管理用户的信息查询的安全性，从而促进整体档案管理水平的提升。

参考文献

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