大数据时代对事业单位档案信息化建设的思考

赵学军

摘 要：科学技术与信息化技术的迅猛发展，推动社会全面进入到了大数据时代。信息化已经成为各行各业不可逆的发展趋势，事业单位档案管理自然也不例外。面对事业单位内部海量的档案信息资源，加强档案信息化建设就成为各个事业单位急需解决的重要课题。鉴于此，本研究主要探讨了大数据对事业单位档案管理的影响，在此基础上提出几点加强事业单位档案信息化建设的途径与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：档案管理；大数据；事业单位；信息化

大数据时代的全面到来，社会各行各业均发生了翻天覆地的变化，是否能够充分利用大数据技术实现转型与发展逐渐成为各个行业发展的重要内容。对事业单位的档案管理来说，大数据时代所带来的不仅仅是挑战，同时也是机遇。在大数据技术的影响下，事业单位档案管理工作的载体、储存方法均发生了巨大的变化，传统的档案管理模式显然已经无法适应社会发展的要求[1]。对事业单位档案管理工作来说，如何有效应对大数据时代带来的挑战，从容抓住各种机遇，就成为未来急需解决的重要课题。

1 大数据对事业单位档案管理的影响

（一）提升档案管理工作的效率

通过大数据技术的有效应用，事业单位档案管理工作能够针对相关的信息资料进行更为全面的收集、聚类、分类以及相关性分析，可以针对相关数据的联系进行深入的分析，事业单位档案管理相关的流程均能够利用大数据技术来开展，使得档案管理工作的效率得以大幅提升，为事业单位各项决策的制定提供更为准确的依据。

（二）达成科学化管理的目的

事业单位传统的档案管理通常都是基于经验来开展，档案大部分时候的作用仅仅在于收藏、记录，为事业单位各项工作的支持相对较为有限。通过大数据技术的应用，使得事业单位各项工作的开展均能够与档案管理进行全面的对接，相关的档案数据处理能够实现信息化管理的同时，也可以进行有效的对比，各项工作的开展均能够获得基于大数据分析后的信息支持，真正达成量化管理的目标，保障各项工作开展

2 大数据时代事业单位档案信息化建设途径与建议

（一）加强大数据思维宣传教育

大数据时代，要想促进事业单位档案信息化建设的顺利推进，思维的转变是先决条件。这就需要各个事业单位在内部树立现代化的管理理念，全面加大大数据思维的宣传教育力度，使得内部职工均能够意识到大数据的重要性，主动投入到事业单位档案信息化建设中來。具体来说，事业单位档案管理部门应当组织档案管理人员进行系统的培训教育，系统介绍大数据技术概念、优势、特征，并主动邀请相关专家，进一步提升档案人员信息素养[2]。与此同时，事业单位还应当在内部广泛宣传大数据思维，使得其他部门的职工均能够意识到大数据对事业单位发展的重要性，能够主动配合档案信息化建设的开展。

（二）注重档案软硬件基础建设

大数据时代，要想进一步提升事业单位档案信息化建设的水平，全面强化软硬件基础建设是基础所在。大数据技术的应用对档案管理软硬件的要求极高，对应的配套设施要求也需要更为完善，比如高性能计算机、互联网、扫描仪、档案管理软件等诸多方面。而要想全面完善事业单位档案管理软硬件基础设施，需要依靠巨大的资金作为支撑。这就需要事业单位将档案信息化建设纳入到未来发展的战略与规划当中，主动制定一套系统的发展计划，全面加大档案管理方面的投入力度，促进档案信息化建设的有序推进。与此同时，事业单位还应当在内部宣传档案管理信息化建设的重要作用，使得各个部门都能够意识到档案管理信息化建设的重要性，在日常工作进程中给予良好的支持，各方面之间的工作得以有效协调，为档案管理信息化建设的推进奠定扎实的基础。

（三）加强档案资料挖掘开发工作

在信息化技术发展的推动下，大部分事业单位档案管理工作均已经开始进行信息化建设，但这种信息化建设大部分时候往往局限在硬件方面，档案信息资料方面的挖掘开发工作仍旧存在较大滞后性。大数据时代的档案信息化建设工作对档案资料挖掘开发工作要求极高，需要事业单位在档案管理信息化建设的进程中以档案资料挖掘开发作为核心，针对各个机构杂乱的档案信息资料进行全面的整合，将其全面纳入到统一的系统当中，并建立相应的档案管理体系，使得事业单位内部能够形成良好的沟通机制，使得档案资料挖掘开发能够形成科学的分级管理体系，保障档案资料挖掘开发的有序推进。需要注意的是，事业单位针对档案信息资料所进行的挖掘开发并非进行简单的整合，而是需要针对零散的档案信息资料实施再分类处理，全面保障档案资料挖掘开发的质量。

（四）完善档案大数据管理平台

数据标准与数据开放是大数据开展的基础所在。针对事业单位档案管理部门来说，要想将不同部门的档案信息资料整合到同一个平台中运行，关键在于能够建立健全大数据管理平台，依次存放各个部门相关的信息资料，同时整理相关行业领域的信息资料。基于上述大数据管理平台，针对整个事业单位档案信息资料进行有效的收集、整合以及共享之后，可以综合利用大数据技术，实现事业单位档案信息资料的可视化，便于针对相关数据进行更为深入的对比分析。比如，事业单位职工队伍当中各个职称的占比，通过该平台能够进行直观的展示，并且可以直接与其他事业单位之间进行对比，能够直观的了解自身在上述方面存在的优劣势[3]。除此之外，通过大数据管理平台，能够直观展示各种档案资源，事业单位领导层仅仅需要简单的检索就能够了解相关的内容，真正为管理层各项决策的制定奠定扎实的基础，保障决策制定的科学性、合理性。

（五）强化档案管理队伍培训教育

大数据时代不仅仅是对事业单位档案管理工作提出了诸多要求，同时也对广大档案管理人员的综合素质提出了更多的要求，档案管理人员不但需要具备档案管理知识、档案业务知识以及信息技术知识等，并且还应当系统学习大数据相关的知识内容，才能有效保障大数据技术的有效应用[4]。这就需要各个事业单位高度重视档案管理队伍的培训教育，通过以下两点措施来提升档案管理队伍的整体素质：其一，主动引入专业的档案管理人才与信息技术人才，建立健全人才引进、流动机制，针对档案管理队伍进行不断的优化；其二，事业单位需要综合参考档案管理事业未来的发展战略，同时综合参考大数据技术未来发展态势，全面加强档案管理队伍的培训教育，通过多元化的方式来开展培训教育工作，真正将档案管理队伍打造成一支综合素质过硬、专业技术强的综合型人才队伍。

3 结语

综上所述，对事业单位档案管理工作来说，大数据时代的到来不仅仅意味着挑战，同时也意味着机遇。这就需要各个事业单位高度重视档案信息化建设工作，针对大数据技术进行全面的分析，基于大数据技术的诸多优势来开展档案信息化建设，通过加强大数据思维宣传教育、注重档案软硬件基础建设、加强档案资料挖掘开发工作、完善大数据管理平台以及强化档案管理队伍培训教育，真正抓住机遇，从容应对挑战。

参考文献

[1]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，44（05）：166-168.

[2]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学，2014，5（07）：196.

[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.

[4]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013（03）：290.endprint