浅谈高校办公室如何做好机要工作

吴巍

摘 要：高校的一切活动都需要经过高校办公室进行协调才可以有序进行，可以说高校办公室是高校运行的神经枢纽。办公室工作的协调一致需要科学有效的方法来驱动，同时办公室事务的明确分工也是确保相关事宜有效进行的重要前提。机要工作作为高校办公室工作的重要组成部分，按时、准确、高效的完成其对于高校正常有序发展有着极大的帮助作用。

关键词：高校办公室；机要工作

1 高校办公室机要工作的组成部分

高校机要工作主要包括：1.高校资料、文件、重要档案等的管理；2.对高校重要事宜、重大决策以及相关政策的保密事宜；3.高校部门印章、资料介绍信等身份象征物件的管理；4.对以上文件、资料、物件的清理与保管工作。清理主要做文件、资料过期或是被替代时需要对原文件进行清理，避免文件的外泄对高校的发展与资料关联人带来不必要影响。同时，定期清理能保证文件的有效性，减少过时、已失效文件对资料获取人带来的困扰。清理工作也应该是隶属于保管中的一个部分。进行保管工作，便是保证相关资料安全、有效的保存在其应该隶属的地方。

2 科学有效的工作手段

2.1 以大局为重，加强服务精神

高校机要工作是立足于高校发展、决策执行等能有序进行的办公室工作。其工作内容直面高校最核心、最前沿的发展决策。同时，进行机要工作也是一个繁杂、琐碎的过程，就文件的保管清理来说，需要不断的进行最新的资料比对，文件筛选，在确定了资料的时效性已经可以进行清理时，还需要进行备案、询问上级管理。高校本身就是知识最前沿的阵地，创新进步不断。资料的更迭更是迅速，在如此的工作坏境中，必须要大局观，明确自己所做的一切都是为了高校的发展，明确自己工作做高校发展中的重要作用。只有思想上进步了，才能在工作时不短视。另一方面，机要资料会经常被查阅、问询，若没有服务精神在不断的提供服务的过程中会变得麻木，不利于工作也不利于自身的发展。要明确高校机要工作是着眼于高校发展，服务于高校建设。增加服务意识能提升在高校机要工作中获得的满足感。使得以一切都更加得心应手。

2.2 标准化、制度化办公

自古天地方圆，只有标准化、制度化才能更好的约束事务的发展方向。要明确标准与制度的建立，并不是强加于任何人的缰绳。而是保证工作中公平、提升相关工作效率的重要手段。机要工作涉及高校发展的核心，标准化与制度化的工作方式显得更加必要。简言之，高校作为各级教育院校中，教育制度最为宽松的环节。在这种轻松的学习氛围中，不但使得学生对于自己的懈怠，也使得相关教育管理工作者变得慵懒。历年来高校工作弊病不断，就机工作而言，慵懒懈怠的工作态度与环境显然会使得工作不到位、低效率，进而影响到高校重要事务的进行，最后使高校发展受到不必要的制约。就目前的高校工作而言，制度化与标准化的工作流程显得更加必要。机要工作的标准化与制度化，应该从以下几个方面来进行：a、对于各级部门发送、回收、归档等的文件件资料要做到，接手即登记、登记即上报，保证有關资料在最短的时间内完成录入并且送到相关人员手中。b、对于需要被查阅的文件，要严格按照规定流程执行，无权限、少流程的拒绝进行查阅，不能凭人情办事而丢失了章程。同时查阅要做好签字、登记，对于所查阅资料做到有据可查，便于日后鉴定文件去向。c、严格做好保密工作，机要工作往往涉及有关部门的决策安排、院校的重大的发展事项等。没有做好保密工作，被有心之人，窃取相关资料将带来不可想象的后果。要做到工作之中做好本分，只有需要进行翻阅的文件、资料才能查阅，否则不该看的坚决不能看。工作之外不得谈论有关工作的任何可能涉及工作情况的内容。正真做到公私分明。

2.3 从小处入手做大事

如机要工作中的文件、资料一般，其所述内容都是着眼实际有据可询。同时不断涉及到有关部门的重要指示还是高校的发展都是一步一步有计划有先后的从小格局到大发展的。 在进行机要工作时，也应该如相关政策方针、发展规划一般，从小事入手，逐步推进，直至完成所有工作。要明确机要工作的每一个部分都有着其重要意义，如：文件的归档，不只是为了将文件进行保存，进行文件的归档需要对文件的性质表征、基本内容进行登记，同时表述其来源。这样简单的一个登记流程就能更好的指导进行的相关查阅工作。若是发现文件存在什么纰漏与缺失也能与上级移交部门及时取得联系，明确职责、及时进行弥补。高校机要工作本身的每一个环节都应该是机要工作来进行。只有立足了点，才能画好机要工作的每个方面。同时，机要工作的小处并不小，它都是整个大局的支点，由小及大与有大局观相得益彰。

2.4 积极创新，谨小慎微不是拘泥一格

21世纪是创新的时代，互联网经济的蓬勃发展，各种新兴产业链的兴起。无时无刻不在向我们昭示着，这有创新才能适应这个时代的发展。高校最为优秀人才的教育基地，同时也是中国互联网经济主力军的学习基地。时刻爆发着时代人物的奇思妙想，那么高校工作是否也需要随着时代创新的脚本而积极变化呢？答案是肯定的，只有不断的创新才能适应时代的发展，我们的老祖宗已经告诉我们落后就会挨打。高校机要工作只有不断的创新发展才能适应不断进行的发展需求。前文所述机要工作要从小处入手，要按标准行事。但不是要求机要工作人员与车线木偶一般一板一眼的执行，毕竟人不是机器。我们可以在相关环境中进行优化，以不一样的手段的来完成同样的标准化步骤，只要符合标准，其中增加的趣闻性或者其他能够提升工作热情与工作效率的元素都是一种创新。提起创新，就不得不提及创新的必要条件：丰富的见闻与大量的相关知识，获取的途径便是不断的学习与思考。其实回过头来不难发，学习是推动时代进行的必然驱动力。及此，有一个问题值得我们深思，高校办公人员流动性差。即：缺少岗位竞争力，导致了一大部分的高校工作者，并没有很强的学习意识与竞争意识，表现在工作上便于缺少创新、过于死板。这不利于高校机要工作的发展进步，也不符合高校发展的基本需求。明确创新是进行的推动力，学习是创新的必然基础，才能取得更好的发展。

2.5 与时俱进，成事需利器

只有好的工具才能帮助我们事半功倍，在高校机要工作上也同样适用。使用纸质记录与电脑录入的效果在查询与登记时都有极大差别。当然电子产品虽然在很多方面都有着更加优越的表现，但是充分的最好故障预警是非常有必要的。纸质保存与电子档案相结合才是最合适的做法。对于需要面对大量人群、保密级别相对较低、查询需求更高的材料使用电子文档系统，可以同时提供给大量用户进行查阅，节省了时间也提升了效率。而对于机密文件，纸质形式保存无疑在最大的程度上能避免文件的外泄。综上所述，新兴产品的兴起能很好的帮助我们完成需要批量处理的繁杂工作。给需要进行一对一高精度的工作提供了更多的时间，也能减少重复工作带来的烦躁情绪。如何正确认识、用好利器无疑是我们更加需要关注的方面。只有与时俱进才能更好的帮助我们玩成这一系列的工作。

3 结论

只有从小事着手、从小微之处干起，不厌其烦、充分领悟服务精神才能把握住机要工作的方向、窥见机要工作的大局。转眼大局观、才能在工作中更好的完成机要工作的每一个部分。同时随着时代的不断进行、不断学习、积极创新以及学习使用新兴事物才能保证不断提升高校办公室机要工作的质量。

参考文献

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