浅析建筑工程档案管理情况及对策

赵文龙

前言

现代企业管理思想认为一个企业单位档案管理工作应该与企业经济发展同步，并能对企业管理提供必要动力支持。企业档案管理是企业管理工作中的重要组成部分，是记录企业施工人员信息、财政支出信息、工程进展信息的重要工具。但因我国市场经济发展较晚，企业管理尚不成熟，建筑行业的档案管理存在诸多问题，这些问题严重阻碍了企业正常发展[1]。

1　建筑工程档案管理现状

1.1　管理部分不重视

在我国，绝大多数的建筑企业均存在不同程度的轻视建筑档案管理，部分企业对档案管理仅限于简单的收集及整理，对档案管理工作的重视力度不够。领导阶层不重视档案管理工作，也从一定层面上限制了企业对档案管理工作的资金投入。不仅如此，因管理层的不重视，档案管理工作尚未实现真正信息化建设及电子化建设[2]。其次，因为管理层的不重视，企业把更多的人力、物力等资源投向生产领域，在施工时很多重要信息没有及时收集、归档，造成部分重要信息资源丢失，严重影响整个行业的健康发展。

1.2　档案管理措施落后

本文所指的档案管理措施落后是指，档案管理质量不佳，管理措施落后。大多数建筑施工管理团队的档案管理没有专人负责，即使有人负责也仅仅采用传统管理方法，导致重要文件如重要签章、合格证等资料收集不全。传统管理中主要是人的管理，建筑档案管理人员一般都身兼数职，造成在审查档案时或出现疏忽，无法准确记录相关资料及管件问题，致使部分档案内容确实。加之建筑施工本身就是一项大规模的人力劳动，需要收集及归档的信息较多，传统的档案管理措施已经不能满足，现阶段发展要求。

1.3　缺乏高质量的管理人才

任何行业的发展都离不开专业人才，高质量的管理人才是整个行业发展的重要保证之一。现阶段建筑工程档案管理人员的从业状况来看，中小型的建筑公司的档案管理多为企业关公兼职，他们本职工作可能是会计，也可能是老板，独立的档案管理人员较少。在大型建筑企业中，虽有独立的档案管理人员，但缺少专业化、复合型档案管理人员。现代科技及经济要以，企业管理要向着信息化、科技化、快速化、精确化方向发展，但传统的档案管理人员无法适应现代企业管理要求，他们大多采用传统电脑输入方式或纸质登记方式进行，无法依靠互联网等现代科技将企业的档案的管理工作正式纳入经济发展大潮流中[3]。

1.4　管理制度不健全

建筑工程企业的档案管理工作没有完整的管理制定，一般企业只要求兼职人员收集及整理好相关信息便可，没有制定完善的管理制度。这样的情况导致企业建筑管理工作建设步伐无法紧跟企业其他部门，不能实现应有的促进企业发展作用。不健全的档案管理制度也致使档案管理工作出现问题后，找不到具体责任人，最终只能草草了之，导致相似问题在后期再次出现，严重阻碍了企业发展步伐。

2　建筑工程档案管理现状问题的解决措施

2.1　加强领导阶层的重视

在任何领域及国家，一个企业部门如果想要健康、快速的发展，必须得到企业管理层的重视。我国建筑施工企业档案管理工作的重要性应该引起管理层的重视。特别是我国现阶段的重施工，轻管理企业思想必须得到改变。企业管理者要重视企业档案管理工作，将档案管理纳入企业正常管理中来，制定完善的管理制度，引进先进管理技术等。同时，针对本企业先前档案管理工作中存在的弊端，要敢于自我批评，监督档案管理者工作质量等。

2.2　引进先进档案管理技术

本文所指的技术包括两类，一类是科技技术，随着互联网及科学技术的进步，管理措施也呈现技术化、信息化，现代科技在降低人力劳动的同时，极大的提升了工作质量及速度。企业就现阶段存在档案管理工作存在的需要，引进使用本单位的管理系统，如信息收集系统。管理人员将下面收集上缴的信息录入信息系统内，开放查阅权限，上信息上交人员查看信息准确性，如果信息不准确，信息收集人员与档案管理人员联系，重新录入信息。使用开放性的信息管理系统，不仅能减少信息收集及收录误差，还能提高信息传播广度及深度，方便领导阶层查看信息。如果遇到相关问题，现场施工管理人员可立即调取信息，进行查阅，依照相关规章制度予以决断。

2.3　聘用好高质量管理人才

任何企业的发展都离不开管理人才，人才是企业发展的强大动力。针对我国现阶段建筑工程档案管理现状，应该聘用复合型管理人才。管理人员既要掌握传统档案管理措施，熟知建筑施工过程及相关要点，还要掌握现代企业管理知识，能熟练操作各种管理软件，可以对企业管理提出可操作化的管理意见等。企业在招聘管理人员时，要有目的有意识到将招聘重点倾向复合型。只有找到负责，认真，踏实的复合型人才，才能将建筑企业档案管理工作提到一个新高度。

2.4　制定档案管理制度

任何一个企业或部门的发展必须有适合本单位或本企业的管理制度，建筑档案管理部门也不例外。在建筑施工企业档案管理工作开始之前要制完善及详细的档案管理工作，改变先前工作中随意等工作态度，将档案管理正式纳入企业常规管理中来。①制定责任制度，档案管理及收集工作复杂，任务重，工作中稍有不慎，就会出现问题。所以，要制定责任到人的制度，谁的工作出现问题就找谁。这样做：a.避免了责任互推造成的不必要损失；b.保证了工作质量。②制定监督机制，邀请其他部分工作人员参与档案管理监督工作中来，监督档案管理的每一个环节，如果发现问题及时上报，指正档案管理工作。③建立惩罚机制，本月档案管理工作质量较好，可给予适当奖励如奖金或休假等；但如工作出现问题，要给与适当惩罚，或罚奖金或写检讨书等。完整的管理制度有利于企业档案管理工作的开展。

总之，建筑工程中档案管理工作质量的好坏严重关系到企业发展的未来，必须得到应有的重视。

[1]翟从立，李军立.强化建筑施工档案管理工作探析[J].城市建设理论研究：电子版，2015，5（12）：31～32.

[2]张晓蓉.探究目前建筑工程资料管理中存在的问题与对策[J].科技资讯，2016，14（12）：75.

[3]牛侠.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].工程技术：引文版，2016（12）：45.