浅谈发挥医院人事档案的作用

蒋兴

【摘要】本文就医院人事档案进行一些分析，论述了切实加强人事档案的管理，充分发挥人事档案的作用，希望对我国医院档案的更好利用作出有益贡献。

【关键词】发挥;医院;人事档案

医院人事档案是医院在人事管理工作中形成的反映医院干部、职工参加社会实践活动情况的真实记录。也是医院档案全宗的重要组成部分。

一、医院人事档案的作用

（一）人事档案为医院的发展提供人才信息。人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要资料，是人事工作中有利于正确评价人才的一种依据，对人事任免、工作调动有重要作用。人事档案的使用是我们党几十年来行之有效的工作制度。不看人事档案，不了解一个人的历史情况和全面情况就草率使用的作法，不仅违背了人事工作的程序和制度，而且很容易造成用人不当，给工作造成损失。在我国经济建设突飞猛进的今天，作为社会保障系统的医疗单位在抓经济效益的同时，注重医院内部管理的科学性，使医院的人、财、物得到合理利用，发挥出最佳效益。人事档案能在此过程中发挥其作用，为医院各个部门合理地提供人才信息，选拔出各部门所需的优秀人才，推动医院的改革，更好地为社会各界服务。

（二）为领导选人用人提供真实可靠的依据。我国在建设有中国特色的社会主义伟大事业中，确定了选拔和使用干部必须坚持革命化、年轻化、知识化、专业化的标准，而且选择和启用这样的干部时，人事档案则可历史地、全面地为选拔使用干部的部门正确提供。人事档案是确定和澄清个人有关问题以及进行政治审查的凭证，有关个人的年龄、籍贯、文化程度、参加革命工作时间、人党入团时间、工资级别、健康状况等问题，看起来似乎是一些一般性的情况，但有时起着重要的作用。

（三）人事档案是一个人历史的真实记载。人事档案反映的是一个人参加社会活动的全过程，是一个人在社会上的历史面貌的体现。从这个意义上讲，人事档案是一个历史过程真实记录的客观反映，也是我国人事管理中最重要的原始资料之一。因此，是编写人物传记和专业史志的宝贵史料，有时，还能为公检法部门提供有关问题的凭证。这就使的人事档案的真实性、严肃性、纯洁性得以体现。

二、加强人事档案管理，发挥人事档案作用

在我国经济迅速发展的今天，充分发挥人事档案的资源，为医院各个职能部门，为临床以及医技部门推荐专门人才，提供人才信息，为发展医院经济，保障社会效益保好驾、护好航。这也是医院人事档案担负的重要历史责任。为此，人事档案管理人员必须通过有关部门经常地、认真地收集干部职工任免、调动、考察考核、培训、奖惩以及发明创造、科学研究等工作中所形成的反映干部职工德、能、勤、绩的材料，不断充实人事档案内容，更好地发挥人事档案的作用、为医院的发展更好地服务。

（一）建立全国医院人事档案信息通用数据库的构想。我们应当着力开发医院人事档案管理的自动化系统，使人事档案工作实现数字化、信息化管理，也可以借鉴先进国家采用缩微技术来存储档案信息，实现人事档案管理工作的现代化。针对我们目前的国情，各级医院档案管理部门必须尽快建立檔案的管理体系，并把医院人事档案也纳入全国档案工作管理体系，使人事档案的利用达到信息化的水平。

（二）加强大中专院校毕业生档案转递的管理。大中专毕业生是国家培养的专门技术人才，他们将是医院未来的希望。转好、管好他们的档案非常重要。因此，必须按照国家规定、顺利地转递到用人单位，为这些毕业生的将来打下良好的基础。

（三）加强档案填写的管理。近年来，干部履历、职工登记表档案中存在着年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高，职务越填越大的混乱现象。为此，笔者建议：一要狠抓思想教育，牢固树立实事求是的思想作风。二要建立填写档案材料责任制，明确分工，责任到人，定期检查，有错必纠。三要加强对人事档案管理的领导，坚持纠错治乱，确保人事档案的准确性。四要建立健全职工档案管理制度，严把档案入档关。

（四）提高人事档案管理人员的管理水平。在今天科学技术瞬息万变的科技时代，档案管理工作人员应主动适应改革，采取自学、外培和外学等办法，不断提高自身的专业知识结构，并且应掌握一些最新的科学管理办法。作为人事工作的重要组成部分，组织人事科长是人事档案工作中的组织者和管理者，在人事工作中起着举足轻重的作用。作为新世纪的人事档案管理者，应更新知识，更新观念，站在改革的前列，转变管理模式，从经验管理走向科学化管理，从服从、被动的管理转变为发挥创造性的参与管理。

（五）加强人事档案员的培训。目前，人事档案员层次不齐，文化水平低，知识面不广。随着社会的进步，按照人事档案科学发展的要求，应注意人事档案员素质的培养、知识的更新和技能的提高，建立多渠道、多层次的在职档案管理人员培训制度。培训内容要适应人事档案领域的技术发展，着力培养精通人事档案整理、保护、利用、档案宣传和外事工作以及计算机管理等各种门类知识的人员，并通过沟通、激励、疏导、改善人事档案管理人员的心理环境，充分调动他们的主动性积极性，以便全身心地做好本职工作。

三、小结

在医院档案工作中应树立服务意识，拓展服务手段，加强人才队伍建设，多方位为公众提供优质信息服务。使得医院档案工作能适应信息时代的发展需要，使医院档案工作真正融入社会发展之中，融入人民群众的工作和生活之中。