档案室电子档案统计台账的建立与应用研究

赵金龙

摘要：随着我国社会经济的快速发展，我国档案管理方面也取得了很大的进步，在各个行业中都需要建立起电子档案用来管理档案与文件，电子统计管理已经成为未来发展的主要趋势，本文能够通过对电子档案统计台账的具体分析，然后根据实际的情况来对档案管理建立起相应的策略。希望能够为以后该方面的工作提供一些帮助。

关键词：档案室；电子档案；台账统计；建立与应用；分析

随着我国科学技术的快速发展，各个行业都需要建立起相应电子档案，档案统计台账的主要任务就是要将各种档案进行收进、整理以及销毁，根据相应库藏数量的变化来进行登记，随着信息化的快速发展，能够对电子档案管理工作进行全面的掌握，这也是提出决策的主要工作，在2014年我国相关部门就提出了对全国档案进行相应的统计，还要将原来报告修改成基本情况的报告，并作出相应内容的调整，只有档案部门建立起相应的台账制度才能够进行日常的积累。

1电子档案统计台账的建立方法

档案室在建立起电子档案统计台账的时候，应该考虑到多个方面的内容，从根本上考虑的时候应该对实际工作的需要进行说明，还要借鉴相应的档案统计格式，从而能够对各项目做出十分确定的规定，目前在中原油田档案部门中对档案进行整体的设计与规划，电子档案统计工作中包括有电子档案方面的统计问题，还有对会计方面的台账工作，以及数字录音方面的工作，这样主要可以分为几种类型，根据上面提出的各种方案就能够获得一定的管理方式，对统计项目进行概括的时候，应该将类别、年度以及归档情况都进行分析，对库藏的总量也要进行一定的分析与整理，要严格按照传统的档案进行加工，或者将纸质的档案转变为电子的档案，这其中包括录音磁带、影片档案以及其他的分类。

2档案电子档案统计台账的应用

在建立电子档案的时候应该要注意多个方面的问题，首先应该要坚持系统、及时以及准确方面的原则，当电子档案整理完成之后，就能够进行入库或者是移出，然后进行及时的登记或者记录，还应该将具体的档案按照严格的年度进行一定的分析，将多个年度的信息充分的融合在一起，其次是对计量单位的使用，将档案室电子档案的情况进行具体的分析，假如将档案容量的单位作为是GB，那么数字电子档案的时长就能够看作是小时，这对一个档案的总量来说是十分重要的，但是是实际的操作过程中，应该进行严格的控制对数据的显示可以按照KB，或者是按照分秒的形式进行计算，在进行电子档案记账的时候要注意计量的换算，这是十分重要的部分，同时如果能够利用合适的计算单位，那么就能够进行准确的反映出库藏的具体变化，例如在中原油田系统中就有对该方面的具体描述，将具體的电子档案规定为是MB作为计量单位，这样在进行管理的过程中能够极大的减少档案人员进行的换算工作量，也能够提高整个系统的计算量与准确率。进行的方法也是要十分的科学，很多电子档案都存在以光盘作为载体进行保存的特点，但是由于各个光盘中的内容比较多，因此很难将正确的数据进行显示出来，针对这一个问题，档案人员可以从光盘的属性中找到更好地操作方式，也能够及时的查看文件的数量与容量大小，利用这种方式对以后的工作也有很大的帮助。最后要将电子档案统计台账要足够电子化。在建立电子档案统计台账的时候，应该可以利用EXCEL表格的方式，利用表格的形式能够将强大的筛选功能应用在其中，这样就能够得到更好的进步，同时利用一张表格能够得到更多的数据，还能够获得更多的功能，例如在对档案室的资料进行管理的时候，可以管理2个部门的电子档案，如果要利用手工的方式进行记账的时候，就要掌握基本的归档情况，然后建立起一定的台账以及人工分账后的数据汇总，如果工作量太大的话就会出现错误，这样对以后的工作是十分不利的，并不要说是以后的档案管理工作了，如果建立起一个电子档案统计台账的话，那么可以利用excel的方式来建立，然后可以通过建立表格将其中的筛选，可以添加一个或者两个的条件来满足不同的需求，还可以利用公式进行计算，这样就能够提高整个工作的效率。对于档案室的电子档案基本情况来说，应该对每一个项目都进行适当的分类，还要按照相应的文书方式进行电子档案、数码照片的方式，但是在实际的要求中，档案室应该在事业单位储藏的文件中建立起相应的建设、仪器以及产品或者开发其他的科技类档案，这些以上出现的内容都能够从情况中进行体现出来，然后将设备仪器或者其他的内容统计到对应的统计项中，为了确保年报统计的准确性应该在其中加入一些科技类的电子档案或者其他方面的档案，或者其他的方式。

3档案电子管理统计台账的建立策略

3.1设立电子档案的分类以及体系

在档案管理过程中对档案进行记账的时候，可以将不同的类别融入到统计体系中，其中包括有纸质档案，还要电子档案以及人事档案等，只有这样才能够体现出不同统计方面的需求，也能够将真实的情况反应出来，在建立电子档案统计台账的时候，应该要根据不同类型进行逐层的延伸，构建出不同类型的档案资料分账，总之应该确保电子档案的统计数据真实可靠性，需要在进行统计的时候严格的按照相应的计划进行，这样才能够有效提升档案电子的统计细度。

3.2设立相应的档案统计项目

档案管理中应该建立起相应的统计台账，但是有些是不能直接反映档案日常情况的，有些能够反映出单位的情况，其中在电子档案统计的过程中，应该选择比较有推广作用的，同时在具体体系构成的过程中，应该还是要将纵向内容作为主体部分，但是对于横向的内容是不能够缺少的，这样才能够对档案电子档案管理的规章制度进行把握。

3.3建立与管理层次相适应的体系

在我国的电子档案管理过程中，应该建立起与发展相对应的体系结构，还要根据相应的统一领导，做好在分级管理方面的管理体制，始终坚持将立档作为最关键的部分，充分地利用各种信息方面的来源，这样能够准确的展现出具体的联系与内涵，同时档案的实际情况应该要构建起多层次的台账体系，具有多种不同的作用，电子档案的台账并不是简单一张表格，而是一张涉及到全方面的数据表格，在一般情况下，应该要按照特殊载体来对电子档案资料进行分析与说明，这样才能够体现出具体的数量平衡关系，还要具体的将总表、分类表之间的关系进行分析，这就呈现出一种动态的感觉，但并不是简单的进行相加相减，这是从逻辑上对这些关系进行充分的考虑。

4结束语

综上所述，主要对档案室电子档案统计台账的建立与应用进行分析，可以看出，在对电子档案统计台账进行管理的时候，要始终保持比较清晰地思路，还要利用各种先进的手段以技术，才能够对这些工作进行完全的分析，最后制定出合理的方案，这样才能够满足更多单位对该方面的需求，从而提高整体档案的准确率与高效性，对以后该方面的进步起到了十分良好的作用。endprint