大伙房水库清漂工程设备档案动态管理初探

(辽宁省农村水利建设管理局，辽宁 沈阳 110003)

2013年8月16—17日，辽宁省抚顺市发生局地特大洪涝灾害，特别是浑河上游清原段尤为严重。洪水过后大量漂浮物经河道直接进入大伙房水库库区。这些漂浮物种类繁多，数量惊人,既有树木秸秆，又有塑料等生活垃圾，给大伙房水库水质安全和工程设施运行安全带来极大隐患。大伙房水库承担着辽宁中部6座大城市及南部大连地区的供水任务，是辽宁省经济发达地区的重要水源地，保证供水安全是水库管理工作的重要组成部分，因此，大伙房水库管理局快速启动漂浮物清理及水源保护应急工程，以确保水源地的水质安全。

1 清漂设备档案实行动态管理的必要性

洪水过后，有效、快速地清除库区漂浮物，保障水库水质安全和工程正常运行成为水库管理部门的当务之急。为加快清漂工程进程，大伙房水库管理局在2014年、2015年分两批次经招标采购了多种专用清漂船舶设备，以提高水库清漂工作效率。

2014年购买的第一批清漂船舶设备包括清漂船、推拖船及岸式输送机等，这些设备投入使用后在水库清漂工作中取得显著成效，大大节省了人力，节约了清漂工作时间。因省内其他水库也存在和大伙房水库类似的漂浮物污染风险，辽宁省水利厅决定在省内其他6座大型水库中推广机械化清漂这一模式，为此在2015年又进行了第二次招标采购，由大伙房水库管理局统一采购辽宁省7座大型水库清漂用船舶及设备。2014年、2015年两次购买清漂船舶设备数量及分配见下表所列。

清漂船舶设备采购明细及分配表

船舶种类数 量 清漂船/艘推拖船/艘5t保洁船/艘两栖气垫船/艘两栖工作设备/台起网机/台岸式输送机/台第一次14第二次7132111大伙房水库留用2621111其他水库用船611

由上表可以看出，大伙房水库管理局两次共采购清漂船舶设备31艘(台)，留用14艘(台),留用的清漂船舶设备由大伙房水库养殖总场统一管理和使用，大伙房水库养殖总场在短时间内进场如此多的水上清漂设备还是第一次，所以这些设备的管理工作尤为重要。既要使用好这些设备船只，在使用中能根据实际需求进行船舶设备的搭配来获取清漂效率最大化，还要保养好这些设备，确保其更持久发挥作用，对于管理单位是一个新课题。在设备管理工作中一个重要的环节保障清漂设备档案的完整性与连续性，为更好地收集保管设备采购时期的前期档案和设备在使用过程中产生的动态档案，大伙房水库清漂工程内业小组尝试建设工程设备档案动态管理系统，对清漂设备档案实行动态管理，不仅可以全面收集水利工程设备从采购到使用各时期的有关资料，为管理者决策提供重要依据，而且可以提高水利工程设备的管理水平，为大伙房水库水源维护再上一个新台阶打下基础。

2 清漂设备档案实行动态管理的模式

2.1 采购合同履行期，实行集中归档管理模式

清漂设备档案管理模式是以船舶设备的采购合同履行期为时间界限，在采购完成前后采用不同的管理方法对档案进行管理。

在设备采购合同签署后，清漂工程档案管理人员就把所需档案材料清单发往中标的设备制造厂商，以保证厂家在提供船舶设备的同时，交付完整齐全的档案资料。在设备制造期间，大伙房水库管理局还向制造厂家派驻了监造人员，及时全面收集制造过程资料和技术改进图纸。

在这批船舶设备中间验收阶段、下水试验阶段、运抵水库后验收开箱时，都有档案管理人员参与，及时收集各阶段的验收报告单、开箱清单、船舶设备使用说明书、合格证等资料。

在保证船舶设备档案验收合格的一定时间内，清漂工程内业小组将所有设备采购前期档案资料进行收集整理，经过相关的手续将该部分设备档案与清漂工程档案一起交给水库局档案室统一保管。这种集中统一归档管理模式避免了前期档案的流失，为做到每一艘船、每一台设备各建立一份档案打下基础，也为电子文件的真实性、完整性做了保障。

2.2 设备使用期，采取分段分级管理模式

设备的采购在于使用，而设备档案的管理也是为了更好地服务于清漂工作，在设备档案存档的同时将另一套船舶设备使用说明书、设备图纸等技术资料交给设备使用部门保管，使用部门将这些设备已有的技术档案资料进行分类整理，并建立相应的设备档案管理手册，在今后的设备使用与维修中都要及时对各记录手册进行扩充，以方便操作者使用和维护清漂设备。

具体程序包括：在各船舶设备正常运行后，设备的操作人员和维修人员负责将操作记录、维修记录、技术改造数据等资料填报、收集，在设备闲置期间，该部分档案资料必须交由相关的专业人员进行整理，由使用单位档案室进行保管，在该过程中，使用单位档案管理部门对设备的使用状况及档案数据进行及时检查与监督，把握好档案管理的动态性，确保档案资料的准确性，并将定期检查结果录入使用单位档案资料的相应卷宗。

2.3 开展设备档案电子化管理

随着计算机技术的不断发展,电子文件应用的范围越来越广,呈现出许多纸质文件所不具备的优越性，同样电子文件在大型设备的档案管理中也有着越来越广泛的应用。对大伙房水库清漂工程的设备档案实行纸质文件和电子文件双重保管，这是提高清漂设备档案利用效率和安全性的重要举措，也有利于设备档案实行动态管理。从上页表中可以看出，清漂设备第二次采购含其他6座大型水库清漂船6艘、推拖船11艘，当这些船舶向其他水库移交时，可以快速移交设备所有档案资料，既包括随船的操作指南等资料，还可以针对各水库不同的需求提供电子文件，保证了船舶移交工作快捷顺利。同样，在使用单位需要某设备档案的前期资料时，水库管理局档案室也会及时提供设备档案的电子文件，在很大程度上弥补了档案集中管理的弊端，为清漂工程设备档案的利用带来巨大的便利。总之，实行档案资料电子化管理对提高大伙房清漂设备档案的动态管理意义重大。

3 清漂设备档案实行动态管理存在的问题

3.1 落实工作责任不到位

实施设备档案动态管理工作能否推得开并持久坚持下去，关键在于制度的完善与落实。由于此项工作刚刚开展，使用单位有关设备档案管理制度还缺乏衔接性。档案管理人员存在不能及时催收各类维修养护记录的现象。此外，设备操作人员和维修人员是实施档案动态管理的第一层责任人，他们还缺乏定期保存上交维修养护资料的意识。

3.2 操作、维修人员变动较频繁导致设备使用过程数据不全

一台设备的操作人员往往刚刚熟悉该设备又要被调动到别处工作，导致设备运行检查记录不全，为设备的维护带来隐患；同样维修人员也经常不能及时将设备维修保养记录、运行检查记录等使用过程中产生的档案资料记录齐全，没有养成主动保存档案资料数据的习惯，这使得使用中产生的数据不容易实现及时的更新。

4 结 论

综上所述：清漂设备档案实施动态管理、信息共享是非常必要的，科学、规范地管理清漂工程设备档案，保证辽宁省内七大水库的相关使用人员可以随时获得对其有价值的设备档案信息，不仅节省档案管理的费用,还能使清漂设备充分便利地加以利用；而且档案数据的实施更新能更大限度地延长清漂设备使用寿命，并为领导的决策提供更准确全面的信息支撑。3年的实践管理证明，这种设备档案管理模式是可行且有效的。

尽管在实施档案动态管理的后期会有一些因素影响档案数据的连续性，但只要选用适合本单位的档案管理模式，并注重权责统一及有关设备档案管理制度的完善，同时从加强档案管理人员和使用部门员工责任心、加大对操作人员维修人员的培训等几方面着手，就能确保实施设备档案动态管理取得实效。使档案资源的利用更加合理便利。

[1] 辽宁省水利水电勘测设计研究院.大伙房水库漂浮物清理及水源保护应急工程初步设计报告[R]. 2014,6.

[2] 梁晶晶.浅谈大型仪器设备档案的管理模式[J].管理观察,2015(4):176-178.

[3] 张妙军.浅论设备档案的动态管理[J].机电兵船档案,2014(1):62-63.