图书馆搬迁工作若干问题的思考

王健武

摘要：图书馆的搬迁工作是个系统工程，要达到预算准确，布局合理，规划有序，搬迁不乱这几个基本目的。就需要图书馆的工作人员进行耐心细致的调研，精心准备方案，只有这样，才能保障搬迁工作做到高效有序，才能盡量减少二次倒架带来的人力、物力、财力以及时间上的浪费。

关键词：图书馆；新馆；搬迁

当前，有很多的大专院校都面临着学校搬迁的现状。对于每一所大专院校而言，图书馆是必然的标配。学校整体搬迁到新校区，图书馆也必然会随之搬迁到新馆。

学校的其他的部门搬迁，在新校区规划好的对应部门中配置好新的办公设备后，拎包入内，立即就可以开始新的工作。但是图书馆却做不到这么简省便捷，图书馆的搬迁必然是一个系统工程。

湖北省委党校图书馆就面临着搬迁到新校区新馆的现实问题，如何组织好图书馆的搬迁，值得我们深入细致的研究和探讨。

本人有幸加入了本馆的搬迁工作小组，参与了从规划到招标的一系列搬迁的前期准备工作。这里，我想把工作中遇到的问题以及个人的一些思考记录下来向同行们作个分享，也是对本人前一阶段的工作做一个阶段性的总结，以便于对日后的搬迁工作起到一个明确的引导作用。

我个人认为，图书馆搬迁到新校区，所需解决的有如下几个方面的问题：一是新馆设备数量的问题，二是预算数字确定的问题，三是安排联络招标的问题，四是实施组织搬迁的问题。解决了以上几个问题，图书馆搬迁过程中所遇到的问题就会迎刃而解，面对困难也会有明确的解决之道。

根据实际工作中遇到的一些情况，结合调研时同行所提到搬迁中的一些问题，我觉得在搬迁工作中应该做好以下四个方面的工作：

一、根据建筑结构，合理规划设计，明确设备数量

图书馆新馆的结构固定后，剩下的就是如何布局的问题。这个问题应该在建筑架构的设计过程中就已经讨论过。但有很多时候，建筑面积或者是房间结构会在设计过程或者建设过程发生新的变化，又抑或对图书馆的功能定位有了新的考量，那么重新考虑布局问题就成为了必然。

针对这种情况，就得要随机应变，依据变化后的状态重新考虑，从以下几个方面来解决问题：

1.依据图书馆新馆面积确定馆内各部门的基本格局

新馆面积出来后，首先需要图书馆所有部门的工作人员全员参与，组织到现场进行实地考察，群策群力，仔细推敲，认真细致地进行讨论。

必须从全局入手，树立大局意识，整体意识，并需兼顾长远发展。抛弃本位主义、山头主义的想法，拿出切实可行的、经得住时间检验的实施方案，最后再根据这个方案，重新调整各房间的用途，确定出各个部门所需占用的楼层及房间。

2.依据未来发展初步确定所需的设备数量

根据上述精神划分的各个部门的势力范围后，就需要对房间进行填充了。所谓的填充，就是指各部门根据自己的房间，合理安排好该添置的家具及设备。

解决好如何放置，放置什么的问题，就该统计放置数量的问题了。图书馆把各部门的统计数字作一个汇总，各类型的家具设备总的数量就确定下来了。

我馆就遇到了新馆的馆舍面积发生变化的情况。在新馆建设好后，计算统计后发现，增加的面积比原定的图纸规划面积少了很多。这样一来，以前设想的宽松安放的老方案就行不通了。只有重新讨论布局，重新规划房间用途。

以我馆报刊部门为例，在考虑了每年刊物的递增情况后，报刊部门拿出了一个未来十年的藏刊发展规划。根据这个规划所需要增加的刊架数量，就是报刊部门的初步设想和基本需求。

3.引入设计部门，设计合理方案

提出需求，只是主观愿望，这些愿景能不能实现，还需设计部门根据科学的计算与设计，规划出可行方案。

这就跟居家装修一个道理，你所提出的想法，需要家装公司根据房间情况进行合理规划，进行详细的图纸作业，尽量在不破坏房间美感的前提下，尽量把你的合理诉求糅合进去，以达到客户满意的目的。

这样，就需要引入设计公司或厂家的设计人员了。

请设计公司帮助设计这好理解，毕竟是专业人做专业事，能够从专业的角度提出最合理的方案，解决问题，争取达到满足甲方要求又不影响美感的效果。

但是，往往囿于预算因素，而无法请到专业的设计公司来做这些事。

比如我们学校最初并没有告知我们搬迁的具体时间，突然接到上级部门要求临时提出要上报搬迁预算，事发突然。

申报预算就得要首先定下室内设计方案，才能确定所需设备数量，然后再根据数量详查价格后再统计出总金额，这样才有依据。

因此，在这种前提下，引入生产厂家帮助设计也就成为了没有办法的办法。

而为了能够在将来的竞标中获得甲方的认同，这些厂家往往十分愿意且积极配合，全心全意地免费帮助提供设计方案。

我馆就是如此，当向厂家提出设想，厂家设计人员亲自赴新校区进行实地考察后，设计出最初的方案，几经磋商，数易其稿后，最终获得了领导的认可。这样，图纸定稿工作就算告一段落了。

此时，各种家具设备的归属已定，各安其位，数量也就随之确定下来。汇总后，总体需求数也就能准确申报了。

那么，这些数量不一，品种各异的家具及设备，究竟需要多少费用呢？

二、细心组织探讨，带着问题调研，准确提出预算

一般来说，参与设计的厂家会为你报上所需设备的技术参数和相应报价。但是，如果完全采用这些技术参数，最后出了问题厂家是肯定不会负责任的。

因此，这就需要相关人员走出去进行深入细致的调研，向搬迁过的同行取经，向其他生产办公用品的厂家取经，并索要相关资料以方便与各种方案进行对比。

如果学校已经框定好预算，那就得根据这个总盘子进行合理安排，对应核算出与预算相匹配的设备采购标准。

如果没有框定预算，则需在了解学校其他部门大概情况的前提下，做出适合自己实际情况的采购标准。这时可以适度放宽采购标准，尽量上靠。因为搬迁工作就这一次，图书馆的经费本来就困难，采购回高标准的家具及设备，所管的年限也会久远点。

有了这样的观念，就可以开始考虑设备材质的好坏，密集架是电动还是手动，木制书柜依据用途的不同选用高端或者是低端材料等问题。

有了这样的考量，就可以让设计部门根据你的需求初步制定出设备的技术参数，以此为蓝本，再通过多方比较，修改，最后决定出究竟那种方案符合需求，然后确定下具体详实的预算方案，上报上级管理部门。

三、联系相关部门，沟通采购方案，组织设备采购

一旦预算通过，剩下的就是联系学校采购部门，由他们组织实施设备的政府采购工作了。

但是即使是由其他部门代替图书馆来进行采购，图书馆也不能做甩手掌柜。还是需要密切关注设备采购的进展情况，及时提出自己的观点和意见，以期保障能够采购到称心如意的家具及设备。

家具及设备的问题有了定案，也就意味着图书馆的基本布局再无大的变化，在这样的前提下，就需要考虑图书馆该如何搬迁的问题了。

我馆的采购工作，除了钢制家具是学校采购的外，其余的木制家具都是由我馆自行采购的，这给我们带来了相当大的难题。

在与政府采购中心的工作人员进行过N次沟通后，在经过与众多的家具生产厂家沟通索要各种材料后，在自学了相当的国标、政策法规等相关知识后，我馆顺利完成了招标需求公示的公开招标采购的前期准备工作，为日后的招标工作顺利进行打下了坚实的基础。

四、注重细节准备，设计搬迁预案，避免二次倒架。

从我们调研过的进行过新馆搬迁工作的几家单位来看，基本上都存在着二次倒架的问题。究其缘由，都是前期工作没有做具体所导致的后果。不仅增加了工作人员的劳动强度，还浪费了有限的经费。

凡事预则立，不预则废，图书馆搬迁工作就是这样。

我的想法是，将新馆的书架细化到每层，统计出所有的层数一共是多少。同时，旧馆的书架也是如此进行详细的统计，这是第一步。

第二步，将新馆总层数除以旧馆总层数，得出一个相对应的系数。

比如，新馆统计的总层数是3600层，旧馆统计出来的总层数是1800层，那么这个系数计算出来就是2.

第三步，根据这个系数，在旧馆的层数上计算出新馆对应的层数，并做上标记。新馆的书架一旦固定后，就在对应的层数上标记上序号。

第四步，安排搬迁人员打包时，在所打的书捆上按所标记的层数序号书写清楚。当该层书捆需打二捆或三捆时，可以同层序号加1、加2来表示。

第五步，搬迁到新馆后，安排工作人员监督指导，严格按书捆序号一一对应上到标记有序号的新书架层级上。这样，即使有少量的书捆在脱离工作人员指导和监督的情况下摆放错误，也很容易在其后的深入检查中被及时发现，倒架工作量相应就会少很多。

总而言之，图书馆的搬迁工作是个系统工程，只有领导重视，工作人员精心、认真、负责才能避免多做无用功，多耗有限时。

要达到预算精准，布局合理，规划有序，搬遷不乱这样几个基本要求，就需要图书馆全员上下一心，需要争取相关部门协调配合，需要领导的关心重视，需要全面考虑争取不遗漏任何细节方面的问题，需要精心组织好各项预案，有针对的拿出措施，以保证搬迁工作的高效有序，以避免或减少二次倒架所带来的人力、物力、财力上的浪费，以减少时间上的耗费，更快地把图书馆的工作恢复到为读者服务的方向上，让建设好的新馆为党校的教学与服务发挥出更好更大的作用。