浅谈档案管理的网络化及其保护

刘江红

摘要：档案作为记录社会重要信息的资料，在使用价值有着较大的体现，通过档案管理工作的进行是档案能够合理的分类和保护，传统的档案管理方式效率低，任务量大，通过网络化的结合，档案管理有了较大的改变，在管理上效率得到提高，同时使档案的使用价值增强，档案管理工作能够发挥出更好的作用。文章对档案管理的网络化和保护进行了详细分析，并提出相应的对策。

关键词：档案管理；网络化；保护

一、档案管理网络化概述

网络化的概念是通过数据传输的线路使位于不同位置的多计算机终端设备得到连接，这样能够使网络的信息共享和传输有更加快捷的平台。档案管理的网络化指的是在档案管理的规定和原则下，使用计算机网络技术来将档案的管理进行提高，借助先进的技术手段增强档案管理的效率，使网络能够和档案方面融合，并且起到促进的作用。档案管理网络化涵盖了多种技术的应用，包括多个部分，并且能够对网络的发展产生推动作用。

二、档案管理网络化的意义

（一）档案管理网络化能够保护档案资料。档案管理根据国家规定的法律来对档案资料进行收集和整理，并且对其进行保护和使用，这是社会发展的重要内容，对人们有着很大的意义。档案管理部门的档资料数量较多，对档案进行整理和分类等需要花费大量时间，工作量也很大，使用网络技术来对档案进行管理可以使效率提高，简化管理的复杂环节，还能使准确性有所提升，对档案的使用也有着一定的作用，能够有效的促进档案管理工作的发展。

（二）档案管理网络化符合时代发展特点。随着世界范围内计算机与网络技术的广泛应用与普及，各档案管理部门建立档案网上服务功能是顺应时代发展步伐的必要举措。档案管理机构可以通过网络化的档案管理系统，依托本单位的网站组织档案管理服务系统的数据与信息，实现电子档案信息资源的及时检索与调阅，实现档案信息资源的数字化、网络化、自动化与法制化。

（三）檔案管理网络化具有技术支持基础。当前，我国各大档案管理部门基本上都实现了部门领导以及管理人员一人一台计算机的配置，这样就为实现档案管理的网络化提供了硬件设备基础；此外，各机构、各部门之间也都建立了局域网，为档案信息资源的共享铺设了一条信息高速公路，为档案使用人员利用电子档案信息共享功能提供了方便，为实现档案管理的网路化提供了前提条件。

三、档案管理网络化的主要功能

档案管理网络化系统应该具备的基本功能主要有以下几个方面：

一是实现档案归档方式的转变。通过此功能可以自动生成档案归档的目录，为实现档案归档的日常整理与年终整理提供方便；二是实现档案信息的浏览与保护。通过此功能可以设置档案信息目录与目录查阅卷，保证档案信息资源在处于其他部门终端机的共享状态下时，不会被任意篡改或删除；三是保证档案信息的申请查阅记录真实。通过此功能可以为各级部门各类档案文件信息的查阅设置安全包密码，在出现密码输入3次错误后能够自动拒绝再次查阅并返回主菜单；四是保证档案信息的查阅记录可靠。通过此功能，可以实现对每时每刻档案信息查阅人员、调阅次数、归档与否等的如实录入；五是实现对档案管理的级别保护。档案信息资源的个人使用权限只能用于修改自身的管理口令，只有终端机的使用者才具有使用本部门档案信息管理的权限；六是实现对档案网络化管理系统的正常维护。譬如对档案信息资源数据的备份、下载、打印等功能的管理与维护等。

四、档案管理网络化的问题

（一）档案管理网络化建立观念薄弱。由于受传统档案管理思想的束缚，当前我国很多档案管理机构的领导人员对档案管理网络化建设的意识还比较薄弱，没有充分认识到电子档案管理工作在档案管理机构中的重要地位，导致当前相当一部分档案管理网络化的基础设施简陋，也未设置专职电子档案信息资源的管理人员，造成很多档案文件资料遭到损坏甚至丢失。

（二）档案管理网络化建立制度不合理。在很多档案管理机构进行档案管理网络化建设时，缺乏科学合理的档案管理网络化规章制度、实施标准和建设模式，这直接影响了电子档案信息资源的正常管理工作，导致档案管理机构档案信息资源的有效利用率低下，失去了档案文件资料本身所具有的使用价值。

（三）网络化档案管理人员缺乏素质。目前，大部分档案管理机构中的档案管理人员都没有经过专业的档案管理培训，对运用计算机技术和网络信息技术进行电子档案信息资源管理的手段不甚不了解，导致其档案管理网络化的专业素质参差不齐，日常电子档案信息资源的管理工作处于一种被动状态，无法实现档案管理的网络化，无法达到现代化电子档案资源管理的科学化、规范化与自动化目标。

五、档案管理网络化的保护对策

（一）保证档案管理网络化系统的完整性。在各大档案管理机构中，各种档案信息资源都存在着一致性的逻辑关系，其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系，从而共同组成计算机档案管理网络化的数据序，其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性。因此，档案管理网络化系统的管理人员应该熟悉档案信息数据库之间的逻辑关系，能够在使用和维护过程中出现完整性错误时及时启动检查、维护等相关程序，消除数据库所面临的各种有意或者无意的破坏与威胁。

（二）保证档案管理网络化系统的安全性。档案管理网络化系统的安全性是保证档案信息资源安全的关键，一般包括档案管理网络运行安全与网上档案信息安全两个基本方面。所谓档案管理网络运行的安全性就是指档案管理信息资源通过网络软硬件系统的合理设计以及档案信息网络管理人员的规范操作等实现整个档案信息资源管理系统的正常运行，发挥其应有的预定功能。所谓网上档案信息安全则是指在计算机网络环境下，在利用、管理与保护网上档案信息资源的过程中保证档案信息资源的存储与传输安全。在档案管理网络系统的实际操作过程中，我们可以通过加强健全内部管理体制、防范计算机病毒新变化、加强网络电子档案范围权限管理以及完善电子档案管理系统的服务器审计制度等措施来维护电子档案信息的真实完整与安全有效。

六、结语

档案对我国的发展有着重要的作用，提高档案工作的效率和作用能够使档案的价值得到提升，通过网络技术的应用，档案管理能够摆脱传统方式的繁琐和复杂，提高工作的效率，减少档案管理人员的负担，同时能够实现档案信息的传输和共享，建立相应的适应平台，使档案的利用率提高，加强档案管理的准确性，这能够使档案管理发挥出更好的作用，促进我国的档案建设发展。

参考文献

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