浅谈档案数字化建设的价值与问题

张云倩

摘要：在当下企事业单位中，档案工作的重心即其信息化的成长，而在其信息化的成长进程中，档案数字化又是其核心基础，具有重要意义。基于目前在企事业单位中信息化程度逐步增加的时代背景，说档案数字化建设是传统档案工作运营和服务形式的一场改革毫不夸张，这也就要求我国相关单位要开展并逐步加大对档案数字化建设的探究力度。为了顺应档案数字化建设的发展趋势，应对当代来自科学技术的挑战，给企事业单位中的档案数字化建设提供理论基础，本文对档案数字化建设作了简单的解读，研究整理了当下在企事业单位实行档案数字化建设的价值和存在的问题，并提出了相应的对策。

关键词：档案数字化；建设；问题

前言

早期的时候，全球范围内只有美国展开了对档案数字化理念的研究，但由于信息化时代网络科技的快速发展，随后其在众多发展中国家开始兴起。近几年来，我国鼓励并加大对企事业单位中数字化建设的支持力度，在此环境下，档案工作领域结合我国当下的发展形势，积极主动引用国外先进的信息技术，依靠云数据平台和移动互联网资源作为基础，将发达的物联网技术和先进的信息加密技术融入现有资源，努力开发多元化多类型的数字化档案平台。这在很大程度上为档案数字化的运营和管理提供了可行性的参考，极大的改观了旧有的档案管理工作和服务模式。档案数字化建设作为档案信息化建设的基础，在信息化建设的过程中扮演着至关重要的角色，因此开发建设档案数字化系统是顺应时代发展趋势，促进企事业单位档案管理服务模式革新的必由之路。

1 档案数字化建设

档案数字化系统，简单来说即电子档案管理系统，主要工作内容即对档案进行整理进而建立计算机储存系统，然后以该系统为核心建立其附属系统如：检索系统、信息保密系统、法律保护系统、查询系统等，进而相互配合组建为一个完整功能全面的计算机运作体系。档案数字化建设在档案信息化建设过程中扮演着基础性的角色，其直接决定了下一阶段企事业单位在档案工作领域开展信息化建设的广度和深度。

2 档案数字化建设的价值

2.1保障传统载体档案的安全

通过对传统载体档案的数字化加工处理、整理、编目、汇总、查对等各项工作后，严格禁止再使用实体档案，封存管制各类档案，这样可以在很大程度上杜绝其受到人为有意的损坏或者因自然因素损坏的情况，极大的提升了档案数据的安全系数。

2.2服务高效化

由性能强大的数字化系统提高技术支持，融合当下发达的数据处理手段，数字化档案数据的智能性将逐渐增强，进而实现自动检索数据的功能，极大的便利了企事业单位中工作人员对档案数据的自主使用，摆脱了时间、空间等方面的束缚。从另外一个角度来说，数字化档案其实质就是非数字格式档案的数字形式表现品。档案数字化和数字化档案彼此之间联系密切，前者是后者的形成的过程，而后者是前者产生的结果。对数字化档案的应用，彻底改变了传统的管理和服务的模式，在很大程度上解放了人力，使档案的工作和处理的速率有了质的飞跃，档案的管理工作更加现代化，科技含量更高。

2.3信息共享化

建设数字化档案系统的网络目标是能够在网络上传播以及使用数字化的档案信息，而同时起到保障传统载体档案信息的安全的效果，在使用上摆脱时间和距离空间的约束。但在实际中档案数字化建设的终极方向是达到管理档案的最高境界——信息共享。随着当代互联网技术的不断创新和成长，为其信息共享的最终目标的达成提供了技术支持。通过连结不同企业中的档案馆和国际互联网，就可以将世界各地的企业档案馆相连接，只要用户通过互联网使用网络，就可以实现远程的检索到包括国内外的全部在网络上公开的企业数字化档案资源从而使用。

2.4高效的实现部门之间的对接

基于当下企事业单位中日益增长的网络化和高效化的办公需求，传统载体档案的弊端已经日益凸显，其已经不能满足企事业单位中档案工作的高效对接需求，因此建设信息化档案的意义重大，其可以促进工作人员之间的有效对接，提高工作效率，是顺应当下网络性办公以及资源共享发展趋向的重大举措。

3 档案数字化建设存在的问题

建立数字化档案的本质目标是便利用户对档案信息的利用，提高工作效率。而现实情况是我国企事业单位缺少开发和管理数字化档案的经验，在很多方面尚还处在摸索前进的初级阶段，在其成长过程中一直保留了很多问题尚未处理，严重制约着档案信息建设的顺利开展。当下企事业单位在数字化建设过程中存在的问题主要包括以下几个方面。

（1）当下很大部分的企事业单位对各类传统载体档案以及电子文件归档和储存的范畴以及时间期限都没有明确的界定，急需做出调整。

（2）随着自动化办公和无纸化办公在当代社会的广泛普及，相当一部分档案在最开始就是以电子档案的形式产生的，而当下对电子档案归档和储存的流程尚不完善，所以如电子档案遗失或者资源重复加工等情况时有发生。

（3）当下企事业单位在电子文件以及类似的数字化档案在命名、格式、数据整理等方面尚还没有科学、规范的体制约束，而且在对意外情况的抗风险能力方面也比较弱。

（4）顾名思义，数字化是档案数字化建设的技术基础。而要想在企事业单位中实现真正的数字化，其必须从当下立足，做好長远打算，包括在制度保障、人才保障、成本保障等方面提前准备，充分利用现有的资源基础，努力推动数字化档案库的建设和发展。

（5）众所周知，互联网的系统支持是档案数字化建设可以开展的前提，但由于互联网自身存在的一些不足之处如安全性较低，就会导致在档案数字化建设过程中存在同样的问题，而这些问题如果不能合理妥当的解决，就会极大地阻碍企事业单位中档数字化档案体系的常规运营。

4 档案数字化建设中存在问题的对策

4.1加强对数字化档案信息的利用

相比较传统介质档案，数字化档案在信息利用方面有着极大的优势，主要表现在共享性、交互性、灵活性这三个方面，这也就要求企事业单位要时刻保持创新理念，引用先进科学技术，推动数字化档案的信息利用，更好的发挥出其应有的商务价值。

4.2衡量成本和价值，做好鉴别工作

在建设档案数字化時，保持恰当的技术处理水准尤为关键。要多角度、深层次的分析技术处理的开销和完成后产出价值收益之间的比率联系，尽可以的降低甚至杜绝不必须的资源浪费。如果不提前对投入产出比进行预估，可能会导致其建设后所带来的价值低于其投入的成本，这样的话也就失去了档案数字化建设的宗旨，甚至是一种对资源的糟蹋浪费，因此时刻保持收益比分析的观念在企事业单位档案数字化建设的进程中显得极其关键。

4.3加大对数字化档案信息数据库的建设力度

数字化档案信息数据库就是对档案数据进行汇集、保存、分析并保护的软件系统，其主要由几类空间较大，负责板块各异的档案管理系统组成，这也就决定了数据库所具有的庞大性能，不难看出其在档案建设中的重大意义。因此档案数字化建设单位迫切需要激励和支持数据库的建设，深化电子文档处理体系的构造，保障数据库建设道路通畅无阻。

4.4强化数字化档案信息网络建设

一方面，企事业单位应该加紧对档案网站进行建立，另一方面应该强化其数字化档案资源的组织架构，进而推动数字化档案信息的网络利用率。各单位部门间应加强合作，各司其职，在档案资源的数字化建设过程中相互协作，分工明确，提高工作效率和工作质量，减少资源的重复建设，努力朝着供给使用者以全方面、多元化的信息资源目标前进，进而引导档案信息呈现出共用性的成长特征。

4.5提高档案工作者职业素养

在档案信息化建设的过程中，企事业单位应逐步的培养和塑造档案工作者的涵养，提高其个人素质，同时对于档案工作者自身而言，其必须严格要求自己，在个人职业素养方面要达到数字化建设的需求，从整体上提高档案工作者的个人素养，也可以加快单位数字化建设的进程。

4.6建立档案数字化建设试点

由于企事业单位其数字化建设的经验不足，在很多方面尚还处在摸索缓慢发展的阶段，因此其档案部门可以建立档案数字化建设的试点，尝试运营管理，在实践中总结整理经验。

总结

当下在企事业单位中规模较大的一个发展目标即实现其档案的数字化建设，其工作繁杂，周期较长，责任意义重大，因此，探讨分析企事业单位中档案数字化建设是一个尤为关键的话题。通过在各大中文数据库中检索“档案数字化”，不难发现近几年来此类文章的数量呈比例增长，因在企事业单位档案工作中最主要的还是其实际工作价值，因此说“档案数字化”是当下档案工作的一个至关重要的工作模式突破点毫不夸张。我国企事业单位应该加强和国际企业的交流沟通，结合档案工作当下的发展情况，借鉴和引进合适的方案策略，逐步完善和规范企事业单位中档案工作的制度和政策，提高档案信息化水平，加大对信息安全技术的开发的推广，针对建设时遇到的困难提出相对应的处理方案，推动其档案建设取得持续性进展。

参考文献：

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