新媒体背景下提高研究生管理效率的有效途径

顾慧

摘 要：随着校园管理的信息化，新媒体工具在研究生管理中的运用不可或缺，与传统的管理模式相比，新媒体背景下的管理效率有了较大提高，但依然存在管理工具固定、管理程序固化等影响管理效率的因素，本文在分析现行管理模式的基础上，从管理者与被管理者两个方面出发，试图探析提高研究生管理效率的途径与方法。

关键词：新媒体；管理效率；途径

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2017）11-0173-02

各类新媒体工具的运用使高校管理工作逐渐趋于数字化与网络化，实现了研究生管理的信息化，QQ群、微信群、校园网站等媒体工具成为学校宣传、学院管理、师生互动的重要平台。新媒体背景下，研究生管理模式与传统管理手段相比，效率确实有了较大的提高。但是，就目前的管理现状而言，依然存在一些显而易见的问题：如管理者信息群组过多、设置臃肿；管理者与被管理者角色分化、时间冲突；管理工具程式固定、更新较慢；信息量爆棚，研究生参与互动较少等。针对目前存在的这些问题，本文试图通过更新管理理念、提高研究生参与度、尝试新的管理工具等途径，分别从管理者与被管理者两个维度入手，寻求实现研究生管理高效化的方法。

一、管理者是管理高效化的引路人

观察我国高校目前的研究生管理现状，管理者面临信息群过多，设置臃肿、管理工具固定、更新不及时等问题，这些问题势必影响管理效率。从管理者的角度出发，首先，提高管理者运用媒体工具的技能，在现有媒体技术的前提下，管理者对各种管理工具能够熟悉运用；其次是提高管理者的理念更新意识，不墨守成规，不拘泥于完成任务，具备更新管理方法的意识；在此基础上，提高管理者提取、归纳、运用有效信息的能力，实现管理信息的“有效投放”。

（一）管理者成为媒体工具的“运用者”

纵观各高校研究生管理现状，大多数研究生管理者为非管理专业，学科背景复杂，水平参差不齐，大多没有受过系统化的管理知识、管理技能等方面的训练，在新媒体工具的运用和提高方面都缺乏相应的知识储备，虽然各高校已建立了信息化管理系统，但是很多管理人员仍然不善于运用各种新媒体技术，造成了管理效率不高的现状。作为管理者，必须带头学习媒体工具的运用技能，熟悉管理过程中需要用到的媒体工具特性，这是提高应用效率的前提。

根据管理者常用的媒体工具，学校或学院应加强网络技术及应用方面的业务培训，定期组织专业的信息技术人员对管理者进行业务培训，解决基本的技术问题，如QQ群、微信群、学院公众号等常用的媒体平台，管理者要能够熟知其功用，扬长避短，不仅仅局限于发布信息或简单沟通，对于不同管理工具的性能有较全面的了解，发挥不同媒体工具的优势，建立不同的管理手段。

（二）管理者成为信息的“引导者”

对于很多管理者而言，多年从事研究生管理（秘书）这一固定岗位，没有及时更新管理理念的意识，平时仅限于完成常规工作，工作内容无创新，管理理念相对落后，不善于发现新设想、新方法。在这种客观条件下，学校或学院应加强引导，建立及时更新管理理念的意识，只有管理者观念不落后，才能跟上信息化的步伐，更好地引导学生，更好地为学生服务。

在管理者能够熟悉运用媒体工具、具备及时更新管理观念的前提下，有意识地培养管理者鉴别信息的能力，管理过程中不仅仅是信息的简单“传达”或“转达”，而是要在仔细甄别之后，对不同种类的信息进行分类处理，使管理工具不仅仅发挥“传达”的功能，更要发挥“引导”的功能。虽然研究生已具备独立分析信息的能力，但是海量的信息必然需要花时间和精力去筛选，如果管理者能够有针对性地营造网络环境，逐步掌握信息运用的“主动权”，将大大提高信息“传达—反馈—决策”的效率，成为学生工作新媒体阵地中的“引导者”。

（三）管理者成为信息的“精准投放者”

研究生管理人员从事的工作繁杂、内容较多，且管理机构设置臃肿、管理层次繁多，机构或部门的重复设置导致了信息重复，多头管理的现状使得研究生管理者每天要接触多量、重复的信息，作为管理者，如果事无巨细直接将信息转达给学生，表面上看节省了管理者自己的时间，从实质分析，研究生在接到这些信息后能不能给出相应的回复，能不能达到管理者想要的效果才是衡量管理效率的关键。要想提高信息的有效利用率，就需要研究生管理者积极主动地对信息处理方式进行改进，因此，管理者要善于运用新媒体发布重要、权威信息，选择不同的媒体工具分时段、分阶段、分对象进行文字、图片或视频的推送，分门别类、有的放矢，实现信息的“精准投放”，打造有层次、有深度的信息反馈机制。有针对性地进行信息推送，有规律性地吸收信息反馈，精准投放各类有效信息，从而实现信息管理的高效化。

二、被管理者是管理高效化的实现人

在目前的管理模式中，管理者与被管理者依然处在传统的关系中，管理者处于“命令”“施压”的状态，被管理者处于被“强制”“约束”的状态。根据研究生的年龄结构和身份特征，他们已经形成了自己的世界观与价值观，有自己的主见，对于管理大多数只是表面上应允，实际上我行我素，根据自己的想法行事，不甘于接受“命令式”的管理，因此，要想提高研究生管理效率，調动研究生的积极性，使其参与到管理过程中来，树立研究生的管理主体地位是非常有必要的，怎样在管理者与被管理者之间搭建一个平等对话的平台，新媒体工具是最合适的媒介，为营造管理者与被管理者之间的良好沟通氛围提供了可能性。

（一）提高研究生的参与度

研究生的有效参与是实现民主管理、提高管理效率、构建管理者与研究生之间良性互动的前提。无论是从锻炼学生能力的角度，还是提高管理效率的角度，都应鼓励、激励研究生参与到管理过程中来，研究生参与管理、决策能促使其形成认同管理的心理基础，有利于缩小管理者与被管理者之间的角色分化，营造相同的决策目标。面对目前存在研究生参与度不够的现象，大多数基层管理工作者依然抱着传统的思维，没有真正做到“相信学生”，利用研究生的自我管理能力，发挥其自主性。

管理者作为各种管理工具的掌控者，可以将新媒体工具的管理权限下放，对于走在时代最前沿的弄潮儿，研究生已经具备基本的新媒体操作技能，甚至在信息技术操控方面有可能超过管理者。学院可成立专门的研究生委员会，负责参与新媒体的决策和运营，管理者只需保留审核权。研究生委员会设技术部、编辑部、运营部、管理部等相关部门，合理分工、明确责任，政策通知的传达、教学设施的使用、学习资源的整合等事项都可以通过研究生委员会传达、发布、落实，并及时接收反馈信息，对于一些小众化的问题学生之间可内部消化解决，使管理者从“事无巨细”的状态中解放出来，真正实现研究生参与管理。研究生参与到运营新媒体的过程，不仅节约了管理者的时间，更有助于发挥研究生的积极性，主动性，增强其自身价值感以及对管理者的认同感。

（二）试行新的管理工具

面对复杂的管理现状，任何一种媒体工具的应用模式都不具有普遍适用性，不同的学校，不同的院系都在探索更有效率与特色的管理方式，如西北大学的“西大助手”校园微信平台；厦门大学的PC教务管理系统。越来越多的二级学院根据自身的专业特色，寻求开发更具有针对性的媒体应用工具，其目的显而易见，一方面是为了迎合学生的需要；另一方面也有助于提高管理效率，真正做到“为学生服务”。研究生管理者应发挥其主观能动性，克服目前管理中的不利因素和条件，引入更符合研究生特征的运用工具，这样的工具应具有决策、指挥、协调、监控等完整的闭合体系。新的管理工具可以更具有权威性和严肃性，区别于微信、空间、微博等媒体工具，不包含过多的个人信息，也不会使其他学生受到某些无效信息的影响。

与本科生相比，研究生具有更多的自主性，并不意味着其就具有完全的自觉性，所以合理的管理、监控、引导还是有必要的。借鉴企业管理APP不失为一种新的尝试，研究生作为具有完全刑事能力的社会人，无论是从管理目标还是管理手段来看，研究生与企业工作者具有类似之处，因此可以借鉴企业运用较好的媒体工具进行管理尝试，如钉钉，一款免费的通讯软件，零成本沟通，可以通过客户端进行文字、语音、电话、会议等即时沟通协作，这个软件帮助中小企业通过系统化的管理模式全方位提升其沟通和协同效率。研究生管理者完全可以将二级学院看作一个小型企业，将各种管理资源、教学资源进行整合，充分发挥软件的沟通、协调功用。此款软件与现在常用的微信、QQ相比，不涉及管理者及学生的私人信息，也摈弃了更多的無用信息，此外，还具有电子签到、请假、消息已读、未读等功能，这些非常具有针对性的功能，一目了然，有助于管理者更好地得到信息反馈，及时根据反馈信息做出应激措施，在日常管理工作中更为专业、有效。

三、管理者与被管理者的关系是管理高效化的关键

管理的本质是管理者与被管理相互协作与交流的过程，研究生管理过程中，管理者一方面要弱化自己“管理者”的角色，另一方面又要能起到引领、把握全局的作用。

管理者通过“管理”的形式为被管理者提供服务，实际是“管理与服务”相结合的过程。根据管理者与被管理者之间“教师”与“学生”的角色定位，不利于实现角色互动和心理认同，缩小管理者与被管理者之间的角色分化是管理高效化的必经之路。新媒体背景下的快速、无障碍的沟通模式为缩小管理者与被管理者的角色分化提供了可能，管理者可以利用这个平台不以“命令式”的口吻为研究生提供切实有效的管理措施与方法，这种非面对面且多样化的沟通形式可以弱化管理者的身份特征，帮助两者之间实现更为有效的沟通。

高校新媒体与其他新闻传媒、私人网页的功能不同，其主要目的不在于情感的分享与表达，而在于思想的引领与启迪。研究生作为有思想、有文化、有追求的特殊服务对象，于管理者而言，研究生不仅仅是管理的被动接受者，更多的是一种平等合作、相互协商的关系，在这样的角色互动中，管理者要想起到“引领”“启迪”的作用，不仅需要掌握新兴的媒体运用技术手段，更需要建立实时更新管理服务的核心理念，而不只是追求任务的完成和信息数量的堆砌，使得发布内容摆脱随意性、同质性和苍白感。通过新媒体工具的合理运用，削弱角色分化，引起研究生的认同感与参与感，建立良好的互动关系，才能实现管理者的高效率、被管理者的优服务。

参考文献：

[1]华坚，丁远.高校学生参与管理的创新研究[J].教育与职业，2015（12）.

[2]邱燕.试论高校学生参与管理的困境与出路[J].科教导刊，2015（11）.

[3]曲珩，周小萌.浅谈高校管理者对新媒体的应用状况[J].佳木斯教育学院学报，2014（2）.

[4]石怀伟.西方高校学生参与管理及对我国高校实验教学管理的启示[J].高教论坛，2014（2）.

[5]孙金丽.高校学生管理工作存在的问题及对策研究[J].广西青年干部学院学报，2013（2）.