浅谈检察机关档案信息化建设中存在的问题及对策

曹春英 施国芬

太仓市人民检察院 江苏苏州 215400

随着信息技术在社会生活中的广泛应用，其强大功能也直接影响到档案界，档案信息的网络化是历史的必然。因为档案是信息，是富有现实价值和历史价值的原生信息。档案信息的网络化也必然影响到检察档案信息化建设。笔者拟通过对档案信息化建设的认识，谈谈检察机关档案信息化建设中存在的问题及对策。

一、对档案信息化建设的认识

2005年12月，继全国性的“金档工程”提出以来，各地检察机关都加紧了数字档案建设。通过创建等级档案室等形式来建设规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库、电子文件归档管理等系统来适应信息化发展的需要。

信息化概念可以定义为：人们凭借高速发展的现代信息技术，通过提高开发和利用档案信息资源的能力，全面推动经济发展和社会进步，实现工业社会向信息社会转变的系统工程。而检察档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对检察档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

二、检察机关档案信息化建设中存在的问题

（一）在档案现代化基础设施建设方面，计算机等现代化设备更新速度过于缓慢。随着地方经济的繁荣发展，各基层检察院的业务总量呈上升趋势，在人员没有大量增编的情况下，业务量的递增使得检察内勤（兼职档案员）工作量也在递增。在三级网络建设，数据库扩容、数据备份及网络运行的不断升级要求下，检察机关各部门的计算机使用经过一定年限就需要及时更新，否则检察档案的信息化速度就可能与检察业务工作不相适应。但由于种种原因，实际工作中各部门的计算机难以全部及时更新到位。

（二）在检察档案信息资源建设方面，主要是电子文件的归档管理和传统检察档案的数字化工作存在难度。由于电子文件在档案界是一个新生事物，大量电子文件不断产生，出于命名等原因，部分兼职档案员在理解上还存在偏差，所以在移交电子文件时就会有重复移交或者遗漏移交，这给专职档案人员清理、归档电子文件增加了难度。在传统检察档案的数字化工作中，既要考虑档案数字化的利用率，又要考虑信息化后的网络安全保密建设。

（三）在检察档案标准规范方面，缺少具体可行的操作标准。虽然全国性的研究和制订电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章已经初具雏形，但检察档案的标准包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、存储、查询、交换、管理和使用等方面规范大多是沿用地方档案局制定的标准，还缺少包含检察特色的详细标准，要真正落实还有很长的路要走。

（四）在检察档案人才队伍建设方面，新技术、新知识更新过慢。档案数字化建设不光是档案信息的数字化，更多的是对档案人员信息化素质要求的提高，档案在信息化建设中对编研要求也在不断提高，在保证原有编研成果的基础上还要每年完成2篇经三次加工而成的富有实用效果的编研成果。

三、针对检察机关档案信息化建设中存在的问题应采取的对策

（一）要尽可能多的争取基础设施建设经费。在解决人手一台计算机的基础上，不断优化计算机质量，实行资源最优化配置，在技术、档案、内勤上实行优先更新。要加强档案局域网建设（包括与当地政务网的联通）。要把增添高性能的服务器和存储设备逐年列入预算开支，不断满足日益增长的数据库扩容、数据备份及网络运行的需要。在以“信息化促进执法规范化，全面提升法律监督能力”的三位一体建设中，检察机关一方面要重视信息技术的现代化建设，一方面也要对检察档案的信息化建设加强。随着档案等级考核标准修整变化，检察档案工作建设也要不断深入。在实现数字化的基础上利用运行的档案综合管理信息系统，建立网络借档服务平台，提高档案查询效率。实践证明，通过网络查档用档，履行检察职能，能够不断提高执法水平和办案质量。

（二）要突破档案资源数字化带来的各方面难题。首先要进一步明确档案员与兼职档案员在电子文件移交上的责任范围，统一检察电子文件移交范围，要具体落实到平时的收集整理过程中去。在过渡阶段，电子文件交接和管理上则实行档案员总把关，全体内勤和干警配合的方式。其次在软件使用上，应当由检察院和地方档案局协调统一档案管理软件。三是逐步做好传统检察档案的数字化工作。一方面要做好到期档案的归档工作，另一方面还要按照数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行档案的扫描工作。检察机关要根据档案管理的要求，加强对本机关电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。同时，还要严格电子文件和电子档案归档范围的监督和管理，根据财力尽可能配备先进的计算机软硬件设备，做好交接档案的各项工作。

（三）要加紧完善检察档案标准规范。在完善档案信息化标准体系方面，我们检察机关需要集中力量按照江苏省地方标准《文件级目录数据库结构与交换格式》、《电子文件归档与管理办法》等各类技术标准和规范，研究制订一批适应检察档案的信息化标准。要通过广泛调研，针对基层检察档案实际工作中遇到的难点热点，优先制订出具有检察特色的电子文件归档，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准和可行性操作方法。实践证明，只有这样，检察档案管理才能真正走上信息化管理的道路。

（四）要加紧检察档案人才队伍建设。要坚持注重引进与加强培训相结合，要引进检察档案人员进修制度，加强对档案人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能，使档案人员参加档案信息化等知识培训的时间逐步增多。应当推行全省性的档案信息化知识的应用考核制度。