档案管理的几点做法

孙静红

伴随着政府信息公开化，档案信息已成为社会共享的信息资源的一部分。做好档案管理工作，必须要从多方面入手。档案材料的收集是工作的前提，利用现代化技术，实现数字化管理是途径，提高各种档案的利用率，更好地服务于政府，服务于广大老百姓是我们工作的最终目标。

一、档案材料的收集工作

每年我馆都面向区所辖各现行机关、人民团体、事业单位，征集各种档案资料。通过各种形式开展征集工作，建立档案资料征集网络，明确专门人员，加强征集宣传，节假日组织专门人员到社区，文化广场进行档案征集宣传工作。范围包括：党政机关文书档案反映本地区经济建设、科学研究等方面的档案，以及企业生产经营管理方面的档案，民间档案（如交易文契、乡规民约、笔记、日记、手稿、家谱、祖训、藏书等），口传史料（如民间歌谣、神话传说、曲艺说唱、话本小说等），实物史料（如先人遗留的珍宝、证书、证章、碑刻等）。充实和丰富我馆的档案馆藏量，是我们工作的重要组成部分。每年的4-7月份我馆开始对外接收档案，2017年共接收机关单位文书档案3674件，废止印章146枚，编研医药学书籍十册，资料类图书109册，报纸杂志256册，极大的丰富充实了馆藏量。

二、利用现代化技术，实现数字化管理

经过宣传、征集，我馆接收了大量的文书档案，以及大量的数据、资料、图表、光盘、照片等原始凭证。这些资料是我们的基础信息资源，具有不可估量的社会经济价值。这些原始档案资料只有开发利用起来，才能实现它们自身真正的价值。自2007年以来，我馆投入较大的人力、物力、财力，实现了档案数字化建设，突破了传统档案利用的局限性，最大限度地实现了档案信息资源的共享。对现有纸质档案进行数字化，率先对75289卷183056件纸质档案进行了数字化，有效地提高了档案信息的上网率和查询率，最大限度地利用了数字化档案，更最大限度地保护了原始档案资料的完整性和安全性。

电子文件是各级机关和单位职能活动的历史记录，现行电子文件的收集归档也是档案信息数字化的重要内容。我馆根据各单位机关所使用的硬、软件系统不同的情况，建立了严格的电子文件归档制度，明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率。

三、创新思想，提高档案利用率

查阅档案是档案馆一项重要的工作，截至到目前我馆共接待查阅人员1643人，据统计，计划生育档案、基建档案、婚姻档案、老房地契档案、各机关单位的文书档案这五种档案的查阅率最高。

计划生育档案是民生档案中群众查阅最频繁，利用率最高的档案。随着国家对计划生育户奖励政策的相继出台，到我馆查阅计划生育档案的群众逐渐增多。查阅最多的是计划生育双女档案。符合计划生育政策的农村双女户，夫妻双方年满六十周岁，每人每月享受80元的养老保险金。按照常理推算，今年享受政策的正是1989年国家刚放开二胎政策时取得生育资格的。从1989年到2017年已将近三十年，大部分家庭的准生证都已丢失，唯一的补救办法就是来档案馆查找。由于年代久远且当时均为手写各种表格和证明，书写非常不规范，姓名里有好多同音字，简化字，往往一个家庭户涉及到十几个名字，造成每次的查找困难，浪费了大量的人力和时间。局领导对此高度重视，从各科室抽调人员，对这些民生档案进行详细的校对并用软件一一录入。由于大多审批表字迹潦草，并且有很多的繁体字、异体字，给录入工作造成了很大的困难。同志们互相询问、辨认，常常因为分辨一个字而商讨很长时间，还有年龄较大的老同志，戴着花镜辨认字迹。经过两个多月的艰苦努力，终于完成了1103卷二胎审批人员的档案录入。曾经用几十分钟甚至几个小时才能找到的计划生育二胎审批表，现在仅需输入当事人的姓名，一分钟就能查到。减少了查阅群众的等待时间，提高了工作效率，等到了查档群众的一致好评。计划生育专题档案，极大的方便了利用者，为百姓解决了自身实际问题，创造了经济利益，增加了社会效益。

基建档案是在基本建设过程中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算数据、模型、照片、录像等技术文件材料的总称。是城市规划和城市改造不可缺少的权威性凭证，也是进行城市建设、管理的可靠依据。完整、准确的基建档案为工程竣工后的利用提供了科学的依据，合理地利用基建档案，可以节约大量的人力、物力和财力，缩短工程建设周期，提高经济效益。

婚姻登记档案是个人婚姻历史的真实凭证，与婚姻当事人的切身利益密切相关。随着社会政治、经济的发展和法制建设的不断完善，现代人的婚姻观呈现多元化方式，婚姻价值观的不同造成婚后的家庭生活中出现了很多问题，造成离婚率的逐年上升，婚姻档案的利用率也呈逐年上升的趋势，成为档案工作的一个重点。

老房地契檔案是地震以前的老房本，2017年唐山市设立路南经济开发区，规划范围内对部分村庄进行拆迁，涉及到稻地镇景庄子村和尚德村，有些村民对现有房本有疑议，到我馆进行老房本的核实。经过将近两个月的时间为村民核实房本16户，为老百姓挽回极大的经济损失。

文书档案是各机关单位接收、下发的各种文件，也是利用率最高的档案信息之一，完善干部档案调取会议记录非常的方便、快捷。根据国家有关规定档案自接收之日起满三十年才能对外开放，目前能对老百姓开放的文书档案只有三十年以前的个别档案，涉及到的各种政治运动平反档案和企业改制档案。这两种档案的利用率也非常高，自2008年国家放开接工龄续保险政策以来，老百姓陆续来我馆查阅政策性档案，极大地方便了老百姓的同时也为老百姓带来了实实在在的福利。

我馆面对新的历史条件下出现的新任务，发挥自身优势，最大限度的开发利用各种档案信息，以优质服务满足利用者的要求，不断实现了档案的自身价值和社会价值。

（作者单位：唐山市丰南区档案馆）