对办公室事务管理工作的认识及探讨

李茂

摘 要：本文主要阐述了办公室事务管理工作在新形势下的发展变、提升管理工作的目的性并对办公室事务管理职能进行深入认识和探讨，提出信息社会下办公室事务管理职能的优化方式，突出强调管理工作对办公室工作质量和效率的促进作用。

关键词：办公室；事务管理；管理职能

办公室事务管理工作对办公室工作效率有着直接影响，所以促进办公室工作的发展，重视办公室事务管理工作是必需。办公室事务管理工作具有繁杂性，工作任务重，范围广，不仅管理各部门文件的归档统计，部门间的服务与协调，还有一定的参考决策作用，以及相关工作的规章管理等，所以为了促进办公室工作效率，提高管理效能，必须对办公室事务管理工作有更深刻的认识，从而探讨出管理的优化方案，促进办公室工作质量和效率的提升。

一、办公室事务管理工作探讨的目的性

一是提高办公室员工的工作执行能力。办公室作为企业部门工作的综合办事机构，主要工作是处理上传下达的任务，所以办公室员工需要提高自己的工作执行能力。就目前形势而言，办公室员工普遍都有很高的工作积极性，但是相对他们的工作执行能力就不高，办公室事务管理工作上也有很多偏差性，管理效能不高。所以，针对办公室工作执行能力问题，进行办公室事务管理工作探究是必然要求。所谓对办公室事务管理的工作探讨，主要是利用实际现状更精细化的管理，对工作中的每个环节能够增强一定的控制力，以最少的付出收获最大的利益。办公室的管理工作探究，会高效地找出工作问题，促进办公室工作效率，帮助树立积极向上、勇于实践的工作作风，从而潜移默化地培养并提高办公室人员的工作执行能力。

二是协调解决企业部门以及办公室工作环节的衔接问题。管理是一个系统的工作程序，对于任何工作，都需要一套科学规范的管理机制，否则可能导致一些工作或者部门之间的不协调和脱轨。就目前的办公室管理工作上的衔接问题来讲，办公室管理事务繁复，工作涉及到的部门也多，所以办公室管理工作的分工很细，从而使得部门之间工作沟通减少，甚至出现管理冲突，管理不和谐等现象。而且，办公室管理工作任务变化大，更新快，所以办公室处理事务通常会设立一个新部门重新处理，这样则又导致了企业、机构间出现分工障碍，办公室管理职能作用发挥不到位，管理体系混乱，部门工作职责划分不清、授权不清等，使得办公室工作效率明显降低，各部门、企业机构的管理效能也不得到提升，阻碍办公室事务工作，影响上下级部门工作进程。针对这些现象，办公室事务管理工作的渗入探讨和改进是亟待进行的工作任务。

三是降低工作成本，提高工作效能。办公室工作成本和工作效能对企业以及各部门机构可以说是非常重要的工作指标，办公室工作成本的降低以及工作效能的提高对其部门事业的发展意义重大。办公室工作也是具有很强的服务性，成本和效能都直接影响工作的服务质量。首先，办公室工作的服务环节上，由于办公室工作涉面广，在公共服务环节上企业部门机构的办公室在接触过程中会消耗一点的财力、人力、物力，而成本的利用率则是办公室工作效率最直接的衡量标准。再有，当前各企业部门之间的竞争日益突出，办公室效能则会对办公室工作能力有直接反映，从而侧面突出該部门企业的发展状况以及发展能力。所以在当前背景下，我们更需对当前办公室事务管理工作有深入的认识，并能够正确掌握当前市场的更新换代，探讨出更完善的办公室事务管理工作体系，降低工作成本和工作效能，提高企业部门的综合能力。

二、办公室管理工作在新形势下的发展变化

1.业务工作信息化。在信息科技的浪潮下，信息技术水平是衡量部门现代化程度的标志，企业、事业单位各部门的信息化应用越来越广泛，办公室管理工作当然也是必不可少。当前，在办公室工作中，就业务管理工作而言，工作的信息化，云计算和大数据的应用使得工作公开化，沟通更加便利快速，文件的归档范围更大，效率更高，工作更具有准确性。通过互联网网络平台，办公室管理和服务不再局限时间和空间，组织结构分层更加明确，流程更加清晰，这在很大程度上降低了人力物力的损耗，节约工作成本，提高办公室工作质量和效率。

2.管理工作精细化。精细化管理理念是随着社会发展、事务分工和服务质量的提升出现的，是在产品生产过程中制定一定的管理标准，规范生产的专业性，科学管理。当前，我们已经将精细化管理理念结合到办公室管理工作中，办公室管理工作变得更秩序化和细节化，复杂的事情更简单化，处理事务更加灵活变通，增强了办公室员工的管理能力同时也提高了群众、领导对办公室工作能力的信任。再有各国经济贸易的互通，更多管理模式的融合，精细化管理更加受到重视，并且从细节、步骤、效果、系统管理上有更高的要求，使得办公室事务管理更具科学新，工作效率也有所提升。

3.服务接待工作标准化。办公室工作具有一定的服务性，其服务接待工作是办公室工作中的重要环节。社会形势瞬息万变，为了适应社会发展需求，办公室服务工作则必须规则有序又灵活变通，细致周到又不卑不亢，使得办公室工作能够顺利进行。就政府办公室管理而言，我国政府早就修订了机关公务的接待管理规定，其新规定中指出了更多的禁止事项以及服务要求，并迅速实践。我国各企业部门办公室管理亦是如此，提出了更符合实际的规章原则，并保证了服务工作的灵活性，让接待服务工作更加制度化、规范化、系统化和专业化。

三、新形势下办公室管理工作职能优化探讨

1.文秘工作。办公室工作虽然范围广、专业性强，办公室员工需要具备很多办公室工作技能，文书工作是办公室工作中最基本的工作职能，其相关的专业技能也是员工的所必备的。办公室工作的基本就是保证文秘工作的质量，而文案审核是整个文书工作的重要环节。所以在工作中我们要注意以下几点。首先，针对文秘工作审核的内容方面，我们不仅要确定内容的真实性以及实时性，保证材料的科学归纳，也要注意观察文件所涉及的路线方针的是否符合国家相关规定，当然还可以建设相关专家小组进行更加专业系统化的文案研究。再有在文件格式方面，我们可以制定规范的格式方案，对于文件类型、主送单位名称、发文时间以及文案重要程度进行规制，阻止格式问题的发生。最后我们要注意文件处理的效率，这直接关系到整个办公室工作的效率，制定科学合理的文秘工作规章是保证工作效率的第一步；其二，我们要加强办公室各工作部门之间工作的合作能力，培养员工的协调能力，以便更有效率应对突发问题；文件的监督管理也是关键环节，我们要将办公室管理理念以及相关的工作程序还有管理方案进行逐步融洽，建设科学的监督机构，保证办公室工作中每一个环节的工作责任。

2.决策参谋工作。决策参谋在办公室工作中主要是提供策略方案以及对事务进行分析提出建议，其主要是对领导人提供有用的意见并做出相关方案的问题评估，给出修正方案，对整个办公室工作来说有着很强的指引作用。当前，为了让领导在工作中做出科学准确的判断，办公室员工在工作过程中则需要不断规范自己的参谋任务，给予上级参考时要根据企业部门的方案类型做出相应的配合，当然也要主动分析上级决策的正确性，提出与上级相悖但可行的参考意见是相当重要的，同时要避免决策的片面性，从多角度分析方案并做出决策。市场形势对方案的决策方向也是关键，我们要注意社会发展的动态，保证办公室工作中资料搜集的准确性和有效性，让企业决策更符合社会需求。我们还需要极大提高员工的事务能力，比如员工的积极性以及创新能力，可以提供更多、更多元化的培训机构来提升员工能力，让员工有更多的自主性参与到事务的决策中，保证办公室各部门之间的决策参谋工作能够进行的更顺利和有效。

3.会议组织工作。办公室工作类型多、任务重，会议组织也是办公室工作中传统的职能之一，对事务指导有着重要意义。当前的会议工作更是划分了各小类，有基础的情报调查了解的汇报会，有主要的决策谋划会议，还有一些监督会以及最后的总结工作表彰会，而在这些会议工作中，办公室员工最关注的就是会议计划以及会议预算，会议总的来说是对工作的部署、实施以及总结规划，有投入成本，所以大多都会关注会议规划以及成本预算，在最高性价比下高校完成任务部署。所以在此基础上，降低成本，扩大会议效率，我们要着重完善创新会议方式，满足新形势下办公室会议组织工作的要求。大数据、云计算的迅速发展，我们可以利用信息科技来降低会议成本，比如网络视频、多媒体信息技术以及网络远程操控等，不仅避免了会议在时间空间上的限制，还可以更加高效全程记录会议的整个过程，帮助人员对会议内容进行更准确的整理总结，使得事务进展更顺利。当然，我們还要注意在实际会议工作中多媒体设备系统的利用情况，避免设施浪费，办公室还要对多媒体视频系统不断完善，节约资源，合理利用信息资源，降低会议预算成本，保证输出。

4.沟通协调工作。办公室员工要处理企业、各部门之间的工作，每个部门之间的职能和工作方向和理念都不一样，产出的意见自然会有分歧，所以协调沟通是必需的。而且，就管理学原理而言，协调沟通是在各部门留有自己的想法态度的同时在相关项目中决策出这些不同建立的综合点，保证各部门利益，促进部门员工之间的团结合作能力。就比如在办公室协调工作中，在决策方面，办公室员工要重点注意决策上的不同意见，深入分析不同态度关注的方向点，分析问题原因，再与参与者重新讨论协商，找出最终问题的结合点。在协调各部门工作时，办公室的沟通工作要有变通以及规范的制度和原则，当然业务处理流程也一定要规范化，上级下发的业务文件可以先交由办公室处理、完善，在保证业务符合规章的条件下传达给下级部门。当然，协调工作还包括各企业部门的资源共享，所以我们要加强员工与上下级之间的交流互动，保证协调工作的顺利进行，实现办公室部门工作的一致性。

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