新形势下充分发挥高校办服务职能的途径思考

白前永

【摘要】高校办公室作为高等院校的综合性管理部门，是一个总揽全局、上下沟通、协调各方的“中枢”，服务“色彩”贯穿于办公室工作的方方面面，提高服务意识、提升服务水平对于做好办公室的各项工作具有深远意义。

【关键词】办公室;服务;职能管理

高校办公室作为高等院校的综合性管理部门，是一个总揽全局、上下沟通、协调各方的“中枢”，作为高校内设的一个重要二级机构，其主要职责是“参与政务、承办事务、做好服务”。其中服务“色彩”贯穿于办公室工作的方方面面，这明显有别于其他专门的业务部门，具有本职工作自身的鲜明特征。

一、办公室服务职能的主要表现与重要性

（一）办公室服务职能的主要表现。办公室这个词的概念，有两种涵义：一是办公的地方与场所;二是一个抽象意义上的工作机构，是党政机关、企事业单位等的内设部门，是领导决策意图的执行机构。办公室的服务职能具体表现在一个特定的机构与场所当中，必须做到对上服务领导，即执行领导指示、完成交办事务;对下服务广大师生群众，即宣贯政策方针、做好信访回复;中间服务各类业务部门，即做好信息传达、业务沟通与工作安排等，在这三者之间，服务还体现在沟通交流、上传下达、督办闭合等方方面面。由此可见，办公室是一个场所，也是一个部门，但要做好方方面面诸多繁杂事务，没有服务意识是无法让领导、群众及部门满意的，可以这样说，“无服务不成办公室”。

（二）办公室服务职能的重要性。在对内工作中，办公室在行政职级上与其他职能部门是平等关系，与其他职能部门间由于工作需要而产生的联系，是一种平级间的交流，不存在谁领导谁的问题。但是，办公室处于中枢和要害部位，代表领导贯彻决策时，又具有一定的特殊性。这个时候，办公室只是命令的“传声筒”、而非命令的“发射器”，对兄弟部门、师生群众，要做到“微笑服务”“腿勤、手勤、眼勤”，让人感到“如沐春风”，而非“冷若冰霜”，以服务意识做好各项工作;对上要对领导负责，做到“办公室服务无小事”，在遵守党纪国法及秉承职业操守前提下竭尽全力替领导出谋划策、顾全大局、分忧解难。只有将服务贯穿工作始终，才能获取上下的一致好评，从而高质量、高水平地完成工作。在对外工作中，办公室是“窗口”单位，是联络上下左右、沟通四面八方的“中转站”。办公室负责承办处理上级和相关单位的来文来函来访，处理各种公务接待、负责师生群众来访等等。一般与外界的各个层面的联络，都首当其冲经过办公室，评价一个单位的整体形象，第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等，现代公共关系的正常运行一般也是靠办公室去策划。

二、充分发挥高校办公室服务职能的途径

（一）提高高校办公室整体服务意识是职能充分发挥的有力保证。当前高校办公室工作是多方面基础性、专业性、事务性工作的具体组合，业务范围广、要求标准高。诸如公文处理、文稿撰写、会务接待、档案管理、外事信访、机要保密、政务公开等等，甚至有些高校办公室与发展规划、法务部门合署办公，承担着高校发展规划、章程建设及合同管理工作，有些高校办公室属于党政综合办公室，还承担着党委党建及思政工作。

（二）服务水平的高低是办公室工作人员业务素质的重要体现。办公室工作执行者是具体的每一位工作人员，工作人员业务素质直接关系到服务水平的高低。办公室工作人员是领导身边的工作人员，要做到“身在兵位、胸怀帅谋”，做領导身边的得力助手。提升高校办公室工作人员服务水平主要有以下三种方式：一是要讲政治、明思路。办公室工作人员要做到“五个必须”，必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、新时代中国特色社会主义思想为指导;必须明确方向，致力于为师生提供正确的舆论引领和政策研判作为办公室工作的灵魂;必须坚持高等教育内涵式发展作为办公室工作的中心;必须把走群众路线、严细实的工作作风作为服务意识的导向;必须不以双重标准面对服务对象，对待领导群众张弛有度、表里如一。二是提能力、练内功。办公室工作人员要做到“五个努力”，努力学习新知识，与高校整体高知识层次人员素质相匹配;努力掌握新技能，熟知新的办公自动化软件，特别是OA办公系统、政务信息网络平台等新的办公软件平台和微信、微博客户端等新的信息发布平台;努力提升办公效率，做到当日事、当日毕，遇到困难迎难而上，遇到问题立知立改;努力提升办公礼仪素养，做到接人待物有礼有节、落落大方;努力积累工作经验，尽快适应高校发展新形势，成为经验丰富、独当一面的业务骨干。三是转思维、敢负责。办公室工作人员要做到“五个转变”，转变机关“高高在上”的惯性思维，将工作重心下移、将服务送到他人面前，比如流转学校文件，少打电话吩咐来取、多上门亲自递送;转变工作靠安排的懒政思维，工作不论分内分外、服务也不论分内分外，积极愉快接受额外工作;转变工作完成即可的应付思维，保质保量完成工作的同时，能提前超额完成的尽量想方设法去做;转变遇事推诿扯皮的推脱思维，发现问题要主动解决、勇于担当、敢于负责;转变凡事事不关己、高高挂起甚至刻意设阻的老爷思维，学会换位思考，遇到需要配合协调的工作要主动分忧解难、发挥自身作用。

三、结语

总之，强化办公室服务职能，充分发挥服务作用，提高工作人员服务水平是高校办公室必须面对的“基本功”和“主方向”，需要在实践中逐步丰富，在实际工作将服务做到力求尽善尽美，使领导、同事、群众都满意。

【参考文献】

[1]刘战英.新时期办公室主任手册（第三版）[M].北京：新华出版社，2008.