学校教职工健康档案的建立和使用

邵宪芝

【摘要】在学校管理中，教职工健康档案的建立，可以对教职人员的健康进行有效的监测，是学校管理和发展的需要，所以，建立规范、可行、连续的教职工健康档案管理系统，可以帮助学校全面了解教职工的健康状况，使教职工健康管理准确、连续、可查询，达到预防控制疾病和促进健康的目的。

【关键词】教职工健康档案;系统化管理;学校

健康档案管理系统，是指把医疗保健对象的健康状况建立一个信息资源库，以计算机可处理的形式进行安全的存储和传输，授权用户都可以查询，使健康档案实现电子化系统管理。健康档案管理系统始于20世纪90年代，加拿大、英国等相关组织机构认识到了其重要性，纷纷开展对健康档案电子化管理的研究，美国也计划斥巨资在5年内为每个公民建立健康信息系统。我国开展这方面的研究始于2009年5月，原卫生部制定了一系列条例，如《健康档案基本构架与数据标准（试行）》

等，为我国健康档案系统管理的实施提供了依据，对在全国范围内建立规范的居民电子化健康信息系统起到了促进作用。2010年上海市的“健康档案工程”，是上海市医改重点基础工作之一，此工程的拓展将使上海人人拥有电子健康档案，对居民的健康状况进行一生的记录和管理。可见健康档案管理越来越受到政府和社会各界的重视。作为在学校工作的档案工作者，我们也需紧跟社会步伐，把学校教职员工健康档案的建立和管理纳入工作研究范畴，密切关注教职工的健康状况，做到及时防治，保证教职工良好的健康状况，才能保障学校教学的可持续发展。

一、学校教职工健康档案管理系统现状

调查显示，随着教学的改革和发展，学校教职工的工作压力和工作强度越来越大，学校教职工患病率、亚健康发生率等都处于较高比例，健康状况不容乐观。学校对教职工的健康管理工作关注力度不够，尽管每年也组织教职工体检，但每次体检结果交由个人保管，学校对教职工的健康信息积累不够。由于没有完整的教职工健康档案，导致学校不能及时了解教职工的身体状况，给教学工作带来了隐患。目前学校的教职工健康档案管理还是以传统的病历和体检等项目的纸质表格为主，只有少数学校使用了挂号、交费、开药、电子病历等信息系统，但是使用也比较分散，并没有实现真正意义上的健康档案电子化管理。教职工是一个相对稳定的群体，随时掌握他们的健康状况，对学校来说意义重大，所以，作为学校档案工作者，我们有义务提醒学校主管领导加强这方面的档案意识，重视做好这方面的医疗保健工作，对教职工健康档案实施信息化管理，保证他们的身心健康，也保障学校教学工作正常运行。

二、教职工健康档案的内容

教职工健康档案信息化管理，就是通过完整、连续、动态的健康记录，对教职工进行综合的健康服务，包括既往病史、体检结果、疾病治疗情况、报销记录等与医疗行为有关的一系列记录。这些记录通过计算机和网络技术进行整合，保存在服务器中，形成完整的信息系统，实时记录着教职工的健康状况，方便上网查询和分析。根据本人在实际工作中的经验积累，有条件的学校可以依靠本校信息部门的人员在学校管理平台上增加教职工健康档案管理模块，也可以购买专业软件公司的相关管理系统。建议系统分为四个部分：1.教职员工基本信息，包括姓名、性别、年龄、民族、籍贯、学历等个人信息。2.健康信息记录，包括既往病史、体检情况、诊治记录、转诊及报销、献血、疾病保险理赔等模块。3.数据管理，包括统计和明细查询，对健康档案数据从横向和纵向上进行统一分析，从而得出其中有关联的信息，来分析教职工的健康状况。4.后台管理，包括权限、用户、医生方面的管理，用于对用户的健康信息进行记录和查看。不同的授权用户可以进行不同的操作：教职工可以随时查询本人在校期间的健康信息;校医可以随时查看就诊者的诊治信息;医疗机构管理人员可以从学校、时间、姓名等方面查询统计;维护员可以设置基本信息，对用户、门户日志、统计信息进行管理等。有权限的系统管理员在使用系统的过程中也要注重对教职工个人隐私的保密。

三、建立教职工健康档案管理系统的方式

首先，根据业务内容不同，可以将健康档案系统分成几个模块，如档案系统的转入、查阅、修改、传出、规则管理等。其次，建立教职工健康档案管理系统，就是通过网络技术和计算机技术支持，使教职工个人能对自身健康信息做到随时查询，及时掌握;学校医疗管理人员能根据相关信息进行合理安排，提供健康调整建议;学校管理人员也可以对健康出现问题的员工给予更多的关注，合理安排教学工作，及时跟进慰问，体现出人文关怀。第三，健康档案信息系统，要满足几方面的设计需求：每个教职员工都要有单独的信息檔案，使用本人身份信息，由本人进行确认。教职工健康信息要实时更新，以利于准确分析教职员工身体状况，做出适当调整。在进行档案的更新、升级和维护时，要由专门人员操作，并合理设置管理人员权限，保证档案的安全性、隐秘性。第四，建立起管理人员档案，一方面可以对教职工健康情况及时了解，另一方面，在教职工对自身健康情况提出问题时，可以解答疑惑，通过系统管理人员身份给予健康方面的建议。

四、教职工健康档案管理系统应用

（一）方便查询。健康档案管理系统的建立，可以方便教职工通过网络查询所有健康信息，关注自身健康，对出现的疾病及时预防和治疗，学校和有关方面人员也能全面、准确、快捷地了解教职工的健康状况，以便更好地做好医疗保健工作和教学管理工作，使教学工作有序进行。相比于传统的健康档案，有着很大的优越性。

（二）教职工健康信息可以更完整、可持续保存。在传统的健康档案中，人们只能直接查看到疾病、体检等信息，而其他如预防接种、慢性病与传染病记录等与健康有关的信息，则不能直接查到，必须通过多渠道整合信息并保存。而健康档案实行信息化管理，就能对教职工的健康信息持续更新，建立一份完整、动态的健康档案，为学校有效进行教职工医疗保健工作提供数据支持。

（三）信息调阅、数据统计快速准确。传统的健康档案需要手工完成，数据收集、整理、统计劳动强度大，效率低，不够准确，不易保存，很难做到历年数据的对比分析，为医疗保健工作带来了难度。而教职工健康档案实行信息化管理，则可以解决上述问题，网上查询可以对教职工的健康数据一目了然，及时掌握他们的健康状况。统计数据的表现形式还可以多样化、直观化，绘制成线图、扇形图等，有效提高工作效率，为管理部门和卫生部门提供数据支持。

（四）有效提高医疗质量。教职工健康档案管理系统的建立，可以在医务人员诊治时，查阅就诊者基本情况、检查和治疗等既往就诊信息，方便医务人员快速准确进行诊断，使医疗质量得以提高。

五、开展教职工健康档案系统管理的建议

（一）以制度作为保障。建立健全教职工健康档案管理系统，必须以制度做基础。学校要成立专门机构，明确人员、经费和分工。如有的学校将校医院作为教职工健康档案的建设主体;有的确定为学校人事部门建立;有的学校从教职工福利和维权角度出发，把工会作为教职工健康档案的建设主体等等。这些都有其合理性，应根据实际情况而定。也可以由校医、人事、工会三方联合组成相应工作机构，共同整合数据和资源，共同做好教职员工的保健、管理和关怀慰问工作。

（二）强化健康档案管理。在健康档案中收录的各种数据和信息，都属于个人隐私，不能对外公开。单位组织的体检，应有体检部门通知到个人，不能泄露员工体检结果。健康档案保密工作应通过制度由专人保障落实。

（三）档案信息及时更新。教职工健康状态是一个动态的信息，有关部门要及时收集相关信息，进行归档，只有对教职工档案信息及时更新，才能保证档案的有效性，实现教职工健康档案的动态管理。

（四）学校教职工健康档案管理系统，属于学校档案管理工作的一部分。应该遵守现行档案管理制度，遵守《中华人民共和国档案法》。健康材料的收集程序，档案的查阅、转递、核对和保密制度，可以参考学校人事档案管理相关规定。

六、结束语

各项事业的发展，都需要健康作为保障，有了健康的体魄，才能促进各项工作的开展。学校教职工的健康管理是一项系统的工作，如组织教职工体检、建立教职工健康档案管理系统等。其中，建立教职工健康档案管理系统是全局性的、根本性的工作，是学校人员管理工作和卫生工作的一项重要任务。这是一个良好的开端，也是一个漫长的过程。此项工作的开展，可以使学校对教职工健康状况做到全面、及时了解，对于不同健康状况的人群，采取不同的措施。在计算机网络如此发达的今天，建立健全教职工健康档案管理系统，是促进学校教职工健康水平的重要因素。健康档案的建立和使用，可以为教职工健康状况检测提供便捷、灵活的服务，最大限度地整合各种信息资源，全面、准确地了解掌握教职员工健康状况，更好地为教职工服务。

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