高校档案管理信息化建设的途径分析

白晶

【摘要】在当前高校档案管理工作中，通过引入信息技术，突出了档案管理工作的高效性和档案信息的共享性，这促使各高校对档案管理信息化建设工作都十分重视，并采取积极的措施进一步完善档案管理方式，全面推进高校档案管理信息化建设的进程，更好地发挥高校档案的重要作用。文中分析了高校档案管理信息化建设中存在的问题，并进一步对高校档案管理信息化建设的途径进行了具体阐述。

【关键词】高校;档案管理;信息化建设;问题;途径

一、高校档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案意识淡薄。当前高校在发展过程中，更重视教学、科研等工作，而对于档案工作较为忽视，这就导致部分高校档案管理工作还局限在建档和管档，档案管理水平普遍偏低，档案资源没有得到有效的开发利用，一些具有较高价值的档案材料往往被长期保存起来，无法充分发挥档案信息资源的重要价值。

（二）资金投入不足。当前大部分高校档案信息化建设过程中普遍存在资金投入不足的问题，这就导致档案管理信息化建设过程中存在设备、软硬件、人员和技术无法及时供给的问题，严重制约了档案信息化建设的进程。同时档案信息化建设中设备和软硬件还存在维修和更新升级问题，这必然需要资金的消耗。高校大部分经费都用于教育科研方面，档案信息化建设过程中很难做到资金的足额保障，这必将制约高校档案管理信息化建设工作的开展。

（三）缺乏健全的档案管理信息化建设机制体制。当前高校档案管理信息化建设工作开展过程中，制定完善的监督体制，对档案管理信息化建设进程缺乏动态的监管，这样就导致具体建设过程中存在的问题无法及时发现并解决。另外，当前高校档案工作人员薪酬待遇实行统一的标准，这就导致信息化建设过程中信息技术人员付出与收获存在不对等，薪酬制度的不合理会对信息技术人员的工作积极性带来较大的影响，从而影响高校档案管理信息化建设的进程。

（四）档案管理信息化建设中存在网络安全问题。高校档案管理信息化建设需要依托于计算机技术和网络技术，但网络具有开放性的特点，而档案信息具有保密性，再加之当前电脑病毒及黑客攻击等现象频繁发生，这对档案信息的安全带来了较大的威胁。可以说当前我国档案信息化建设过程中网络安全是其中最为薄弱的环节。而且高校档案管理系统与各部门系统之间实现了有效的衔接，信息利用互联网进行传递和共享，这无疑更加剧了档案信息的安全性问题。

二、加强高校档案管理信息化建设的途径

（一）加强对高校档案管理信息化建设重要性的认识。高校中的办公基本都实现了自动化管理，所以档案管理也应该做到与时俱进，才能够与高校发展保持一致性。所以要想加强高校档案管理信息化建设，首先应该在思想意识上有所转变，深刻认识到档案管理信息化建设的重要性，能够在高校管理工作中发挥什么样的作用，由此才能够为后续工作的开展奠定良好的基础。思想意识的转变也是更好发挥档案管理信息化价值的重要驱动力，所以对重要性的认识非常关键。

（二）加大资金投入力度，夯实高校档案管理信息化基础。档案管理信息化建设需要充足的资金保障，信息化建设的开展需要硬件、软件、人员等各项支撑，所以这是一项投资较大的工作。资金投入一直以来都是高校档案管理工作中存在的重要问题，所以只有加大资金的投入力度，才能够为高校档案管理信息化建设夯实基础。在资金比较充足的情况下，就可以购置先进的硬件设备和各项基础设备，使用先进的软件管理系统，并且配置高素质的人才管理队伍。由于高校档案管理的资金来源基本为财政，部分可以依靠政府解决，但是数量依然会存在一定的局限性。所以高校应该拓宽思路，加强资金筹集渠道的多样化，募集档案管理信息化的专项资金，确保档案管理信息化建设工作的顺利开展。

（三）规范高校档案管理信息化建设。为了保证高校档案管理的规范性，高校管理人员必须制定符合高校实际情况的管理工作标准，进一步完善相关的体制和机制，尽可能保证所有档案管理环节的规范性和合理性。在高校档案管理信息化建设过程中，需要严格執行制定的档案信息化建设工作标准，进一步完善档案目录标准，全面提升档案管理工作的规范性和便捷性，为档案利用者查询提供更多的便利，进一步推动高校档案管理信息化建设工作的有序开展。

（四）完善高校档案管理信息化安全保障体系。因为档案的特殊性决定了档案具备较强的保密性以及使用权限，但基于计算机互联网的档案管理更容易受到黑客攻击，档案的信息容易被窃听篡改，技术程序等也极易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善网络安全保障体系，才能为实施档案信息化管理提供保障。在具体工作中，要严格执行与信息安全管理相关的法律规则标准，全面提升安全意识，防止档案信息资源利用时以及网络系统建设过程中出现失密、泄密的情况。充分利用现有的网络保护措施提升高校档案管理信息的安全系数。积极探索新的防护技术，为档案信息资源的安全、有效使用提供健康的网络环境。

三、结束语

高校档案管理信息化建设是时代发展的必然结果，也是促进高校管理水平提升的重要环节。由于受到资金、技术等各方面因素的限制，高校档案管理信息化建设工作还存在各种问题，所以通过对问题的分析，可以更加有针对性地提出改善措施，有利于档案信息化建设工作的有效开展，为促进高校的健康持续发展创造有利的条件。