会议过程中的服务与保障

闵斌

【摘要】召开会议是讨论、研究、解决问题的一种社会活动形式和领导方式，召集会议和出席会议，是领导活动的重要内容，也是实行科学领导、民主领导的重要途径。办好会议需要在会前、会中、会后三个环节精细筹备、有序管理、认真总结，使会务工作高效、规范、科学，并将会议精神落在实处。

【关键词】会议;会务工作;高效

有人說会议是有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3个要素。因此，必须做到会而有议、议而有决、决而有行，否则就是闲谈或议论，不能称为会议。会议是一种普遍的社会现象，几乎有组织的地方都会有会议，会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。从会议的定义不难看出会议已经成为人类社会生活的重要组成部分，是推行科学领导、民主决策的重要途径。想要成功办会，会务工作是关键，会前、会中、会后三个环节的服务与保障也是必不可少的，正如习近平总书记提出的“于细微处见精神，在细节之间显水平”。

一、会前准备工作要充分

（一）明确会议目的和主题。会议目的和主题是召开会议的基础，希望通过会议解决什么问题是关键。会议主题由会议组织者确定，必须坚持一个原则即本次会议的目的是什么，通过会议要解决何种问题。只有明确了这些问题才能真正将会议“开实”，从而走出“务虚会”的怪圈。

（二）确定会议形式与对象。根据会议形式及参会人员做好会议的报到、签到工作，提前到确定的会场做好各种影音频、PPT等设备的调试和维护工作。时刻关注会场内的音响、话筒、灯光、网络、安全设施等设备的运行状况，确保出现故障第一时间到达并做好调整工作，保障会议顺利进行。

（三）会务工作落实到人。会议经费预算、会议议程、参会人员名单、会议通知、会议材料、会场布置、人员分工等工作应该落实到人。提前将这些材料呈送领导审阅。会前准备工作要细致入微，才能保证会中及会后各项工作顺利进行。

二、会中协调服务要周到

会议开展过程中是整个会务工作最为关键的阶段，也是突发状况经常出现的阶段，细节决定成败。会议过程中的组织协调工作要求周到细致，团结协作，杜绝纰漏，确保会议顺利进行，圆满成功。

（一）注意会场内的情况。会议召开过程中工作人员要密切关注会议动态及会场内情况，从设备的正常运行到人员是否到位等方面进行逐一观测与核实。做好会议过程中影音图像的采集工作，会议记录工作等。会议记录人员做好文字记录的同时，还应利用好录音笔，便于整理会议纪要及留存归档工作。

（二）要留意会场外的氛围。做好会场内外的安全保卫、保密工作。协助安保人员做好出入会场人员的身份核实工作，维护好会场秩序，涉密会议材料的安全保密工作。遇到突发情况要注意工作的方式方法及工作艺术，既要尊重他人，谦卑有礼，也要认真负责，顾全大局。

三、会后收尾总结要及时

会议结束，不代表会务工作也结束。应及时总结做好收尾工作。

（一）会议材料的回收与清退。会议材料属于保密范围的文件及材料，在会议结束后应及时回收，防止泄密事件的发生。如遇特殊情况不能及时交回的，会后要跟进收回，坚决不出纰漏。参会单位上交的材料，会后需及时退还。

（二）核算结清各类费用支出。根据会议预算及时将会务过程中产生的伙食、交通、住宿、文印、医疗等费用进行结算，严格按照预算进行处置。

（三）会议文件的整理与归档。会议资料的总结和归档是会务工作创新的原动力。会议形成的决议、决定等文件资料，包括会议指南、发言材料、主持词、会务安排、影音资料等，在会议结束后要及时收集整理，装订成册（或电子版），留存资料，及时归档保存。

（四）抓好会议精神的落实。根据会议要求，做好督察督办，狠抓会议精神的落实。会后督办是落实会议精神的保证，对会议精神的传达贯彻情况和会议决办事项的办理情况，及时向有关单位及相关领导督促汇报，力求把会议精神或决办事项落到实处，将督办情况及时向领导反馈。

四、结束语

做好会前、会中、会后各项工作是会议成功的前提条件，在此过程中还应注重会务工作的时效性与艺术性。会务工作看似简单，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其详、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一侥幸，就有可能出现难以挽回的差错和失误。办好会议一方面要有会务的基本常识和工作流程;另一方面，也要通过学习不断优化完善会务管理方法，提高工作效率。

说到会议，文风会风问题是不可避免的。正如有人所言，会风问题是作风问题，也是文化问题。任何作风都不是一朝一夕养成的。一时的方法变成长期的习惯，个别的方式变成普遍的程式，积渐所至形成气候，就是我们所说的作风。党的十八大报告向全党发出“下决心改进文风会风”的号召。习近平总书记主持召开政治局会议，审议关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，再次重申：要精筒会议活动，切实改进会风;提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。这充分反映了我们党对当前会风问题的清醒认识和改进决心。在新时期，念好办会“真经”，从本质上来说，就是要在建设优良的会议文化方面有新的认识和自觉行动。

【参考文献】

[1]步步惊心：我亲历的会议服务故事[J].秘书工作，2017 （9）：P11-12.

[2]张传禄.机关工作事务办事办文办会[M].杭州：浙江人民出版社，2016.

[3]翁国平.办会五心经[J].秘书工作，2005（2）.