浅谈名人档案的收集、整理、保管之我见

刘亚娟

【摘要】名人档案作为档案的一个独立门类，是反映名人在一生各个时期的工作、学习和生活中直接形成的，具有保存和查考利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像资料和实物的综合体。本文对名人档案的收集、整理、保管、利用提出一些粗浅的认识。

【关键词】名人档案;收集;整理;保管

名人档案（著名人物档案或名人全宗档案）主要指名人在一生各个时期的工作、学习和生活中直接形成的，对国家和社会具有保存和查考利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像资料和实物的综合体。本文对名人档案的收集、整理、保管、利用提出一些粗浅的认识。

一、名人档案的收集

名人档案的收集是建立名人档案工作中最关键的一个环节，基本要求是齐全完整。它不但为整理奠定材料基础，而且材料收集是否丰富，直接关系到名人档案建立质量，收集也是建立名人档案工作中最难把握的一个环节。

名人档案收集的原则：名人在工作、学习、生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均应收集归档。单位各部门和工作人员保存的名人需归档的材料须交本单位档案管理部门保存;名人本人及已故名人家属保存的各种奖状、证书、聘书、字画、实物等，在自愿的前提下归档保存。

名人档案的收集主要包括三大方面：一是反映本人各方面情况的最基本材料。主要包括本人工作、生活、社会活动中形成的原始记录，由自己填写或撰写的文字材料，组织上对其进行考察形成的文字材料，以及有本人形象、声音的声像材料。二是能反映或影响其生活、工作、社会活动的条件、环境状况的补充性材料。主要是与其有密切关系的亲属社会关系方面的材料。所在工作单位的材料以及他人撰写的与其有关的文字材料。三是各级组织部门或宣传机关为其发出的认定性材料。主要是文件、证件及结论性、宣传评介性文字材料。

名人档案的收集、归档、立卷须经本人同意，实行集中管理、利用。收集形式以征集为主。依据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规进行选集;档案馆对名人档案摸底登记，有计划地主动开展征集工作;欢迎档案所有者向档案馆捐赠、寄存、出售（应以捐赠为主）;对其他档案馆、其他机构或部门保管的名人档案进行复制或交换目录;对流散在外的名人档案进行征购、复制或交换;有关机关、团体、企事业单位及个人依据国家规定向档案馆移交;档案馆与档案交献者协商议定的其他征集方式。

名人档案征集的途径：一是向著名人物所工作过的单位和组织征集;二是向著名人物自身征集;三是向其亲朋好友征集;四是对已亡故名人，及时接收其个人人事档案，作为名人档案的补充;五是通过图书馆索引向各级图书部门征集。

二、名人档案的整理

名人档案整理的原则：遵循名人档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映名人工作、学习、生活的本来面貌，便于保管和利用。

名人档案以人物为单位进行整理，整理工作的步骤：分類、组卷、档案排列、编号、编制检索工具。

名人档案作为独立门类，以每个名人为单位设立名人档案全宗，给予全宗号，一个名人的档案为一个全宗。名人档案的分类采用人名—问题（同归档范围）分类法，也可采用问题—年代分类法，名人档案按类组卷。根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或若干个案卷。名人档案应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐，并编制《著名人物档案全宗情况说明》，案卷目录和卷内文件目录。

名人档案的分类应从全宗内档案的实际状况和便于管理的基本要求出发，首先将材料分成三大类：文字类、声像类、实物类。第二步按种类分，文字类可分为书表、社会评价、通讯等种类;声像类可分为照片、录音、录像、影片、光盘等种类;实物类可分成证书、证章、聘书、著作等种类。第三步按子类分，例如，声像类的照片又可分成个人历史照片、公务活动照片等。这样，既利于操作，又便于管理。合理分类，科学管理。

三、名人档案的保管

名人档案的保管原则：档案馆内设名人库，名人库是永久保管名人档案的中心，对名人档案集中保管，专人负责，专柜存放，档案馆对名人档案专库进行科学管理，确保档案安全，名人档案以集中成套保管为宜，保管期限为永久。

名人档案管理的具体范围是：制定名人档案的收集计划并组织实施;制定名人的具体范围;建立名人和名人档案入库登记手续;负责名人档案的收集、整理、保管和提供利用服务;撰写名人史志;开展对外交流活动;开展其它相关工作。

凡捐赠进档案馆的档案资料全部归国家所有;凡向档案馆捐赠档案的个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆将负责维护其合法权益;凡涉及知识产权的档案资料，遵照《知识产权法》予以保护;捐赠档案资料者，档案馆将视其捐赠档案资料数量及珍贵程度给予奖励，并颁发荣誉证书;对于确有价值，本人不愿捐赠的档案资料，档案馆在征得本人同意后，可以收购;对于确有价值，本人不愿放弃对档案资料的所有权与处置权的，档案馆可实行寄存代管服务。

名人档案材料与文书、科技、专题和声像档案有交叉的，以文书、科技、专题和声像档案为主，也可以采取多套制、复制或备考表注明的办法分别归档。

各单位档案部门应当定期检查名人档案的保存状况，对破损、变质的档案应及时修复或复制。档案部门应建立名人档案数量、质量统计制度，每年对档案的接受、拆阅等情况进行登记、统计。

【参考文献】

[1]南阳市卧龙区档案局.征集名人档案之路[J].档案管理，2003（06）.

[2]林静.谈建立名人档案[J].黑龙江档案，2003（04）.

[3]蒲云惠，姚景灿.征集文化名人档案二、三事[J].湖北档案，2004（z）.