数字信息化背景下做好档案管理工作的举措

李宇欣

【摘要】随着信息技术与软件技术的快速发展，传统档案管理工作模式逐渐被信息化档案管理系统所取代。本文以数字信息化背景下的档案管理工作为研究内容，针对档案管理工作的需要，提出具有可操作性的意见和建议，促进数字信息化背景下档案管理工作的高效开展。

【关键词】数字信息化;档案管理;信息技术

基于快速、高效等多种优势，信息技术在社会各领域得到了广泛应用，随着“大数据”“云计算”“物联网”等技术与档案管理工作的融合，实现了传统档案管理工作的数字信息化转变。在利用数字信息化技术发展优势的同时，也要全面创新档案管理工作机制，加快适应过程，促进现代化档案管理体系的构建，提升档案管理水平。

一、加强现代化档案管理理念的渗透

在传统档案管理理念的影响下，数字信息化档案管理制度得不到应有的重视，在此情况下，档案管理人员在理论与实践学习过程中缺乏主动性与积极性，以至于在实际工作中无法有效利用数字信息化档案管理系统。

数字信息化档案管理工作的有效开展，需要从理念上摒弃传统档案管理工作中形成的固定认识，加强现代化档案管理理念的渗透，将其融入日常档案管理工作中，结合数字信息化技术在档案管理工作中的应用，提升自身档案管理水平。现代化档案管理理念的渗透，其重点在于实践，将数字信息化档案管理系统的优势进行展现，通过参观学习，体验现代化档案管理理念指导下相关工作的有效开展，进而促进档案管理人员在思想观念上的转变。

二、构建数字信息化管理平台

为更好地发挥数字信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势，加快信息资源的共享利用，为人们提供更加快捷的档案服务，则需要根据日常档案管理工作的内容、流程，构建与之相适应的数字信息化管理平台。该类型平台主要包括档案接收、档案使用、档案鉴定三大模块，而根据档案管理的工作流程，可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节，其中各环节紧紧相扣，形成体系化的档案管理流程，为数字信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。如此一来，档案管理工作人员可以在统一的信息管理平台上进行在线办公，减少了人力成本投入，缩短了传统档案管理工作中查询、借阅等环节所需时间，大大提高了档案管理效率。

目前，使用较为广泛的数字信息化档案管理平台为C/S+B/S平台，该平台可以实现日常工作中所涉及的多种文件、信息的统一管理，同时对相关资料进行有效控制，将可供查阅的文件在一定范围内进行共享，并记录对应文件的阅读情况。不仅如此，采用C/S+B/S架构的数字信息化档案管理平台，便于技术人员利用C/S架构程序对外设进行控制，例如打印机、投影仪、传真机等，而B/S架构程序则便于用户进行档案的检索和阅读。

三、引入数字档案技术

在传统档案管理工作中，主要包括档案记录、存储、检索三个内容，在数字信息化档案管理系统的构建过程中，需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术。所谓电子档案库，是指以数字化形式建立的资料存档形式，档案管理人员可以根据需要对电子档案库中的资料进行差异化设置，定期检查档案阅读情况。具体化分析模式的引入，将明显提高数字信息化档案管理工作效率，利用C/S+B/S架构程序的优势，针对日常档案管理工作中的不同问题进行针对性的分析、处理，实现档案管理工作的科学开展。

随着“大数据”时代的到来，可以利用数据分析技术，对数字信息化档案管理系统的访问情况进行研究，分析最受关注的档案类型，为档案管理工作的有效开展提供数据支撑。

四、加强档案管理工作人员自身素质建设

信息技术与传统档案管理工作的融合，在一定程度上减少了档案管理工作中人力成本的投入，然而，这并不意味着人的因素可以忽略，档案管理工作人员的素质，将直接影响数字信息化背景下档案管理工作的有效性。

作为档案管理工作的直接参与者，在数字信息化档案管理体系构建过程中，加强硬件建设的同时，人员自身素质方面的软件建设也应当得到重视。首先，在人员配备方面，应增加专业档案管理人员的岗位比重。其次，在現有档案管理人员队伍的基础上，通过培训、学习等方式，提高其技能水平，转变档案管理工作理念。最后，建立有效的岗位考核机制，以此督促档案管理工作人员加强自我学习，提高自身业务素质。

档案管理工作人员的素质建设是一个循序渐进的过程，随着数字信息化档案管理体系的不断调整，档案管理工作人员素质建设在内容、方式上也将进行一定程度的调整。

五、总结

信息技术的发展为数字信息化档案管理体系的构建创造了条件，随着用户需求的不断提高，传统档案管理工作中存在的弊端不断显现。在此情况下，通过数字信息化技术与传统档案管理工作的融合，加强现代档案管理理念的渗透，有效发挥数字信息化档案管理系统在档案收集、整理、共享等方面的优势。

【参考文献】

[1]王宏.信息化时代如何创新档案管理方法[J].城建档案， 2017（09）.

[2]杨富霞.信息化时代档案管理工作的创新思考[J].求知导刊，2015（06）.

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