行政档案管理存在的问题以及新的管理思路

刘思宇

【摘要】在新时期，行政档案管理过程中暴露出许多问题，已经不能满足现代档案管理的需求。本文首先分析了目前行政档案管理过程中存在的问题，然后提出了行政档案管理的新思路，旨在为行政档案管理提供有用的参考。

【关键词】行政档案;档案管理;管理思路

行政檔案管理是一项非常重要的工作，在我国社会和经济不断发展的大背景下，行政档案管理面临着很大的挑战，如何做好新时期的行政档案管理工作是需要迫切解决的问题，应该采取有效的措施来实现行政档案管理的规范化和信息化，这就要求加强对目前行政档案管理中存在的各种问题进行细致分析，才能制定出更具针对性的行政档案管理新思路。

一、行政档案管理存在的问题

（一）管理方法比较混乱。新阶段很多企业都在行政档案管理工作中建立了管理规范制度和体系，并且也下发了相关的文件，但是由于各个阶层人员的变动非常大，人员岗位的调整非常频繁，给行政档案管理带来了一定的困难，一些部门甚至还会对相关的行政档案进行自行更换和管理，最终导致行政档案的管理非常混乱。行政档案管理工作是一项管理型和服务型的工作，档案管理并不是单独存在的，还和其他的管理系统之间有很强的联系，这也是导致档案管理混乱的一个重要原因。

（二）对档案内容的鉴定不够严格。在行政档案管理中确保行政档案信息的真实性是一个基本要求，如果相关材料和文件记录的内容真实性没有保障，那么将会造成非常严重的后果。而从实际的情况来看，一些企业的人事部门人员在审查相关的资料时不够严格，甚至对一些工作人员提供的资料没有进行检查，行政档案中出现了很多问题，存在着严重的材料虚假现象，对员工的工作晋升和薪资影响非常大。由于行政档案管理工作中对相关内容的鉴定不够严格，直接影响了档案的使用，对相关的工作人员也有不利。

（三）行政档案管理工作不够专业。行政档案管理工作是一项非常重要的工作，因此对行政档案管理的专业性和业务性要求非常高，只有这样才能成功发挥出档案管理的作用和价值。但是从目前的情况来看，大部分企业在行政档案管理方面的工作不够专业，从事相关工作的人员并非专业的档案管理人员，在上岗之前没有做好系统的业务培训，而在实际的行政档案管理中，工作内容非常大，而管理人员缺乏专业知识和档案管理的责任感，缺乏档案管理的热情，所以在具体的行政档案管理工作中，将档案管理工作定位为相关资料的收集和保存，专业性不强。

二、行政档案管理的新思路

（一）不断完善行政档案管理制度。要做好行政档案管理的工作，建立完善的行政档案管理制度是一个重要的内容。时代在不断发展，档案信息管理的要求也在不断变化，所以在时代不断发展的背景下，行政档案管理部门一定要不断完善档案管理的制度。要从档案管理的实际情况出发，结合目前存在的问题和工作的特点来深入分析，制定适应时代发展的档案管理制度，并在实践过程中不断完善和改进，建立相关的管理制度时，内容上要简单明了，让人们容易记住，并且要有非常强的实用性，在实际操作过程中可行，不会遇到各种困难和问题，真正发挥制度的作用，来规范档案管理人员的行为和工作。在建立档案管理制度时，要明确这个制度并不仅仅是针对档案管理的工作人员，还针对领导，避免档案管理的工作受到领导错误思想观念的影响。

（二）加强档案管理的保密工作。在行政档案管理中做好档案管理的保密工作非常重要，档案保密工作可以从多个方面来实现。首先在建立档案库房时，一定要按照国家制定的要求和标准来建立，库房的选址不能随意，而是要选择利于保密工作的位置。例如不宜将一楼作为行政档案管理室。另外，对于档案库房一定要做好防盗工作，严禁不相干的人员进入，档案管理的办公室和库房不应该安排在一个房间，而是分开，库房只有相关的工作人员才能进入。加强对档案保管期限和保密期限的管理，在档案的保密期限之内，相关的资料和文件一定不能泄露。

（三）利用现代科技来加强行政档案管理。行政档案管理工作要和时代接轨，就一定要加强档案管理的科技性，在网络技术不断发展的背景下，档案管理工作也应该实现信息化管理，充分利用高新科技来进行行政档案管理，形成完整的档案网络，配置条形码和扫描仪器等。可以充分利用云计算来实现行政档案的管理，通过扫描仪等设备将档案资料录入到计算机中，并且行政档案的形式也不必局限为传统的文字形式，除了文字之外，图形、影像资料等也可以保存起来，提高档案管理的效率和质量。在行政档案管理的过程中，一定要确保信息传递的及时性，就是在第一时间将相关的行政档案信息搜集起来，并且要确保信息的高质量传输。

三、结语

针对目前行政档案管理中出现的管理混乱、档案管理专业性不高、对档案内容的鉴定不够严格等问题，行政档案管理人员一定要加强重视，不断完善行政档案管理制度，严格按照规章制度来开展相关的工作，加强档案管理的保密工作，档案库房的选择要考究，将库房和办公室分开，同时利用现代科技来加强行政档案管理，实现行政档案管理的信息化和现代化。

【参考文献】

[1]姜云娜.探究行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].社会科学：全文版，2017，16（1）：168-169.

[2]宋群.初探行政档案管理存在的问题以及新的管理思路[J].城市建设理论研究：电子版，2014，20（13）：65-66.