结合机关档案工作现状做好监督指导工作的思考

孙红蕾

【摘要】机关档案工作是地方经济社会发展的一项基础性工作，是一项为国守史、为党管档、服务社会、造福人民的重要工作。做好监督指导工作任重道远。

【关键词】机关档案工作;现状;监督指导

机关档案工作是地方经济社会发展的一项基础性工作，是一项为国守史、为党管档、服务社会、造福人民的重要工作。结合机关档案工作实际，为做好新形势下机关档案的监督指导工作，我们用半年时间，对全区157家镇、街、机关事业单位全面开展了档案人员情况及各单位档案管理状况调查。调查发现：机关档案工作总体发展健康稳定，档案业务建设逐步规范，档案法制建设日益完善。

一、机关档案工作的优势方面

（一）历史久远，档案资源丰富。悠久的历史，源远流长的文化，留下了众多宝贵的档案资料，调查统计汇总立卷改革前文书档案3.3万卷，立卷改革后文书档案23.1万件，全市共保存会计档案5.1万卷、盒，照片档案2.3万张，实物档案1万件，专业档案共涉及34个部门63个类别85万卷、16.9万件，室藏资料1.1万本。这种情况对下一步有针对性地开展各项档案业务工作奠定了基础。

（二）档案工作氛围越来越浓厚。近年来，由于档案局转变工作方式，注重“服务”工作，利用多种方式切实为基层、为老百姓服务，加大档案业务培训力度，各单位对档案工作的重要性越来越认同。截至2017年，有3家机关及企业争创了山东省档案管理科学化测评示范单位，3家机关争创山东省档案管理科学化测评先进单位，1家企业争创了山东省档案管理科学化测评合格单位。

（三）归档材料齐全，完整度有较大提升，归档数量质量明显提高。2017年，各单位整理的归档文件中，全区利用档案管理系统整理的文书档案达到2万余条，比前些年增加有效档案2000余条，照片档案的数量也实现了新的增长。同时，各单位专业档案整理工作越来越规范。调查中我们也发现，档案工作仍存在很多问题。

二、机关档案工作的劣势方面

（一）档案工作的重视程度还不够平衡。各单位在建立机制、完善机制、落实制度上还有待加强，真正把档案管理工作作为一项必须抓好的工作方面还存在一定差距。

（二）档案室保管条件有待提高。部分单位档案管理制度落实不够，无专用档案库房，档案室变成了杂物室，设施设备五花八门，设防意识不强，管理体制不到位，离档案管理“九防”要求还有差距;还有极个别的单位没有对档案进行保管，档案资料堆放在角落或各种纸箱里，这样势必将造成档案资料的严重毁坏和遗失。

（三）归档材料仍有不齐。因为归档文件按“件”整理档案的整理方式改变，归档文件通过档案管理软件录入计算机，“永久”“定期30年”存放的档案要求添加电子文件，基层单位档案管理人员的不稳定及对电子文件达标率的要求等因素，造成有价值的档案材料收集不全，或只收集有电子文件的材料归档，有的单位电子文件质量不达标，这势必影响以后的档案利用工作。

（四）档案人员队伍缺乏连续性、稳定性。一是档案人员都是身兼多职，疲于应付单位日常事务而导致文件材料收集不全、不能按时完成立卷归档工作。二是因工作变动频繁，全市档案人员每年有多半调整，这也导致了档案局业务培训年年培训新人，单位档案工作仍然年年有问题，直接影响了档案管理工作的质量。

为进一步做好档案工作，应该从以下几个方面指导档案工作健康有序发展，指导基层档案“收的全，管的好，用得上”，从源头上保证归档档案的质量。

三、机关档案工作的应对策略

（一）建章立制，加强档案人员队伍建设。首先应指导各立档单位建立档案工作规章制度，建立完善的档案收集、整理、统计、保管、利用等工作环节的制度，各职能变化单位及时修订的归档范围和保管期限表，为做好档案工作提供制度保障。新形势迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案人员队伍。指导镇（街道）机关、企业和市直机关各单位设置档案管理岗位，明确专（兼）职档案人员。大力加强人才培养，為档案事业发展提供智力保证，不断提高档案管理工作的质量。

（二）改变传统观念，创新服务机制。实现档案监督指导以服务为主，改进工作方式方法，抓好各单位机关档案工作，开创档案服务工作新格局。采用“请进来、走出去”等方式开展集中培训、专题培训等提高档案人员的专业素质;撰写档案宣传文章，利用传统载体和网络媒体进行宣传，印发档案知识，到查档窗口、市民大厅等有关服务窗口加大对档案工作的宣传力度;克服多种困难，多下基层了解实际情况，帮助解决实际问题;推行机关档案工作年检制度，采用网上数据检查和实地检查相结合的方式，实行档案检查和现场业务指导相结合，将档案建设推上一个新台阶，保存好经济社会快速发展的历史记录。

（三）不断加强档案法制建设，为档案事业发展优化外部环境。应利用国际档案馆日等特殊日期及各种有利时机，加强对档案工作人员及相关领导的档案法制宣传，深入开展《档案法》的宣传教育，着力增强全社会的档案法制意识。建立健全档案执法检查工作长效机制，把握利用好每年的档案实地检查，争取市人大法制委和市法制办的支持，必要时采取多家联合执法，对档案违法违规行为进行警戒和惩处。加强对重要档案的监管。

（四）加快基层档案室基础设施建设。着力推进基层档案室基础设施建设。单位应在档案综合管理上下功夫，依据《档案法》精神，把各种门类、各种载体的档案进行集中统一保管，并配置档案橱柜、计算机、扫描仪、温湿度仪等必要的档案设施，确保档案工作的正常开展，达到档案保管的“九防”要求，确保室藏档案安全。各单位应将档案室建设作为改善档案工作基本条件的重要措施，新建单位、搬迁单位在安排单位办公用房时，应专门申请建立档案室，合理规划单位专用档案室。