办公自动化环境下的医院档案管理研究

李雪

【摘要】为了顺应时代的发展，将自动化技术融入医院的档案管理中，不仅为医护人员的工作带来了很大的便捷，而且大大提高了医院的工作效率。然而在这个融合的过程中，还是无法避免地出现了很多问题，这需要运用相关的措施对其进行完善和改进。

【关键词】办公自动化;环境;医院;档案管理

办公室自动化技术在快速发展的时代推动下，已经在很多企业中推广实施了。该项新技术的成功应用，在很大程度上加快了企业的发展速度，对企业综合业绩的增长具有重要的意义。如今多数企业已经离不开对办公自动化技术的应用。尤其是在医疗事业中，其对医院档案的管理有利有弊，探讨其弊端，并探索相关的改善途径，为今后医院档案管理的健全完善添砖加瓦。

一、档案管理中办公自动化的重要性

运用现代化的信息技术途径与高科技的电子工具相结合，将企业的档案管理，通过安全准确的互联网软件，进一步健全完善技术，叫做办公室自动化技术。传统的档案管理工作，在社会体系向新形式转型的过程中，对企业各个方面的需求，越來越无法满足。特别是医疗事业方面，医院是直接关系群众生命安全的地方，医院相关企业高效的办事效果，对社会的安定发展有着举足轻重的意义。所以对医院传统的档案管理模式必须进行改革，这要求办公自动化技术要将自身的优势发挥到极致，将传统技术的缺点进行弥补和转变。这样才能够保证医院档案管理的工作效率大幅度提升、投入成本降低、管理支出减少，从而保证了医院档案管理工作的高效进行。医院的数字化发展，与办公自动化技术的应用有着密不可分的关系。办公自动化技术能够帮助医院建立一个健全的管理制度，以及制定一个可持续发展的经营目标。进而保证医院相关企业，在快速发展的经济环境和科技环境下，能够与时俱进，不被淘汰。在医院具备的独有特征中，专业性和技术性是必须具备的，无论是相关设备还是相关人员，这两点是基础。在这其中，医院对医疗服务与档案管理的重视程度存在着严重的不平衡。医院将资金以及人员都投入医疗服务中，基本没有为档案管理工作留下什么空间。导致档案管理质量低，人员工作能力低等。针对这些问题，医院必须引进办公室自动化技术，来对医院档案进行管理，这样不但能够保质高效地完成档案管理工作，而且还能进一步提升医院的综合管理能力。

二、档案管理办公自动化存在的问题

（一）档案管理中的保密性问题。对医院进行档案管理工作时，运用互联网相关的软件进行操作，这种形式在自动化办公的大环境下，已经被广泛普及。然而，这当中存在着一定的问题，主要是档案的安全性无法保证。传统的纸质档案文件管理模式相比较于办公自动化技术的电子档案管理模式，其文件内容不容易修改，而且修改之后会存在一些痕迹，所以，逐渐被人们所抛弃。然而办公自动化技术的电子档案管理模式中，内容很容易被篡改，而且很容易做到毫无痕迹，所以这就是其安全性低的主要原因。比如患者有不能对别人说的隐疾，在医院治疗后，由于工作人员的原因，使其档案被别人拿错，而恰巧改名患者的档案被他人领取，两人是同事关系，同时这件事在单位传开。这给患者带来了严重的困扰，对工作产生了严重的抗拒心理，最终患者离开。根据案例可知，储存在医院电子档案中的相关资料，都是患者在治疗疾病过程中的一些具体准确的资料，这些资料中，不但有相关疾病的检测数据，而且还有很多隐私的图片。如果这些隐私信息被泄露，不但会对患者造成严重的困扰，医院还有可能会承担相应的法律责任。所以将电子文件的安全性能提高，是目前医院档案管理的重中之重。

（二）档案管理中的标准性问题。在对医院的档案管理进行改革的过程中，尽管在医院的档案管理中融入了办公自动化技术，但是由于二者衔接的还不够顺利，导致出现了很多问题。比如，在对电子文件的档案模式进行操作时，很多档案没有备份。也就是说档案只有一份，如果丢失，则彻底没有。还有部分文件，虽然将文件进行保存，但是却不是原始文件。这些问题就是医院档案管理在运用办公自动化技术过程中衍生出的具体问题。在当前的形势下，我国医院档案管理由于没有统一的规章制度进行约束，导致其无法完善、准确地将办公自动化的优势充分发挥出来，档案管理杂乱无章的现象随时可见。由于科技的迅速发展，医院档案管理相关软件的更新速度也非常快。这要求相关研究人员要不断对软件系统进行研发升级，使互联网充分发挥大数据的特点，将清晰度更高、操作手段更多元化的档案编辑系统运用在医院的档案管理中。

三、提高医院档案管理水平的有效对策

（一）加大资金投入以及提升设备。为了将现代化的办公软件完善融入到医院的档案管理中，医院要加大在档案管理方面资金的使用，对各种适合的设备软件以及技术手段进行学习研究，这样做能够最大限度地保证医院档案的安全性。例如，医院可以引进Foxtable办公软件管理系统，Foxtable的概念就是将Excel软件、Access软件、Foxpro软件、VB软件等突出的优势结合在一起的一种办公软件。还有，将必要的干燥工具、灭火工具、除虫工具等安置存放档案的库房中。要想使医院的档案管理更加现代化，那么医院要加大资金的投入，购买先进的计算机设备。这样，医院的档案管理在计算机设备的操作下，将省去大量的时间、精力、人力、财力。并且对医院档案管理的工作质量和工作效率都有很大的提升。传统的医院档案管理模式与办公自动化的档案管理模式相比较，自动化的管理模式对信息的安全性能够提供更高的保证，以及成为便捷的储存方式。不断对计算机网络系统进行健全完善，最终将医院档案的现代化管理目标转变成现实。

（二）建立档案管理标准。依靠国家相关的法律法规为后盾，以医院自身的档案管理细则为标准，组建一个高效的档案管理体系标准，根据实际情况所制定的规章制度标准，融入相应的管理手段以及具体情况，将医院档案管理的科学性和规范性进行严格的管理监督，进一步保证对所有档案的保存，使之具有一定的价值。与此同时，伴随着医院实际情况的不断变化发展，具体的管理制度也必须有所改变。只有不断创新改革，才能保证档案管理在具体实施的时候有章可依。

四、结束语

由此可见，医院的档案管理工作在办公自动化的大背景之下，仍然存在很多缺点，相关档案管理尚缺乏安全性、准确性。所以，适当增加对相关设备投入的资金量，建立档案管理标准的规章制度，对新形势下的医院档案管理有着重要的作用。

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