关于人事档案数字化建设的思考

韦艳

【摘要】人事档案是高校档案管理的重要内容，伴随着高校规模的扩大，对人事档案工作要求也越来越高，做好人事档案工作，可以更好地维护教职工的利益，调动他们的工作积极性和主动性。现行社会数字化趋势愈来愈明显，数字化的优越性愈发突显，要想做好人事档案管理工作，实现人事档案的数字化建设具有重大现实意义。本文就人事档案数字化建设作相关分析。

【关键词】人事档案;数字化建设

数字化建设是现代社会发展的主流趋势，对于高校人事档案工作而言，实现数字化发展可以提高人事档案工作效率，更好地服务高校教育事业。但是就目前来看，人事档案数字化建设还不够深入，没有真正实现数字化操作，从而影响到了人事工作效率。因此，要想提高人事档案信息化水平，高校就必须加大投入，全面实现数字化建设。

一、人事档案数字化建设的意义

在人事管理中，人事档案是人事工作开展的依据，做好人事档案工作至关重要。高校规模不断扩大，人事变动也越来越频繁，传统的人事档案管理方式已经不适合高校人事档案工作的需要。人事档案信息的增多，传统的人事档案管理方式很容易造成信息的丟失、失真，从而不利于人事工作的开展。而数字化建设是时代发展的趋势，对于人事档案工作而言，加快数字化建设有着重大意义。实现人事档案的数字化操作，可以提高人事档案信息处理效率和质量。同时，借助信息化技术，可以提高人事档案管理水平，使得人事档案管理更科学、更方便、更实效。

二、人事档案数字化建设过程中面临的问题

（一）资金不足。在人事档案数字化建设过程中，资金是根本。就目前来看，学校在人事档案方面的投入还比较少，没有认识到人事档案管理的重要性，没有划拨专项资金来开展数字化建设，从而造成人事档案数字化水平不高，人事档案的利用率低，制约了人事档案工作的高效开展。

（二）档案管理人员能力水平有待提高。人事档案数字化建设对档案管理人员要求较高，要求档案管理人员具备熟练的计算机操作能力、现代信息技术应用能力等，但是就目前来看，人事档案管理人员综合能力水平有待提高，现有的人事档案管理人员难以满足数字化建设的需要。由于缺乏专业的人才，人事档案数字化建设步伐变得缓慢。

（三）档案信息安全问题。近年来，高校开始认识到了人事档案数字化建设的重要性，也开始着手数字化建设。但是，在数字化建成以后，日常维护工作量较大。目前来看，高校人事档案数字化建设过程中，档案信息安全问题越来越突出，高校只重视数字化建设，却没有做好数字化建设后的维护与管理工作，从而造成人事档案信息得不到有效的利用，人事档案信息很容易被窃取或篡改。

三、人事档案数字化建设策略

（一）加大资金投入。人事档案数字化建设的保障就是资金，只有解决了资金问题，才能为人事档案数字化建设配置先进的计算机设备，完善数字化基础设施建设。因此，高校应当加大资金投入，为人事档案数字化建设提供专项资金，从而促进人事档案数字化建设的顺利开展。

（二）提高档案管理人员能力的培训。要想加快人事档案数字化建设，提高档案管理人员能力的培训至关重要。首先，要强化档案管理人员专业知识的教育，提高其专业知识水平。其次，要强化能力的培训，包括档案管理、现代计算机技术应用能力、数字化操作能力等，全面提升档案管理人员的专业能力，从而为人事档案数字化建设打造一支专业能力强的队伍。同时，要强化素质教育，提高人事档案管理人员的职业素质，使其认识到自身的职责所在，从而提高人事档案的管理效率。

（三）构建统一的人事档案系统。高校人事档案管理任务重，而要想抓好人事档案管理工作，档案管理人员就必须根据高校人事档案实际，构建统一的人事档案管理系统，对人事档案信息进行分类管理，如教师教学板块、教师职称板块等，分类别地对教师的信息进行有效的管理，提高档案信息的高效利用。

（四）做好人事档案信息安全管理。在人事档案数字化建设过程中，人事档案信息很容易被泄露，从而影响到教职工的利益。因此，在人事档案信息化建设过程中，要做好人事档案信息安全管理。在借助网络开展人事档案信息管理的时候，需要加密处理的档案信息应加密处理。同时，要加大信息安全技术的应用提高数字化系统的安全性，要定期检查数字化系统，定期杀毒，做好人事档案数字化系统的日常维护与管理，保证人事档案信息安全、完整。

四、结语

综上，人事档案数字化建设成为必然，高校应当认识到人事档案数字化建设的重要性。现阶段，传统的人事档案管理方式已经不符合高校发展的需要，如果继续采用传统的人事档案管理方式，就会影响到人事档案的开发利用，不利于人事档案工作的开展。因此，人事档案数字化建设迫在眉睫。而要想实现人事档案数字化发展，就必须加大投入，提高人事档案管理人员数字化操作水平，结合当前人事档案工作，构建统一的人事档案管理信息系统，从而不断提高人事档案管理水平。

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